高校學生檔案管理模式探討

文/湖北水利水電職業技術學院 劉麗

一、高校學生檔案的含義和價值

（一）高校學生檔案的含義

檔案記錄著人類的社會活動，它是一種可靠權威的憑證。通過檔案可以將人的過去與現在相連接起來，并為未來提供參考依據。我國的檔案種類繁多，按照檔案的用途大致可以分為會計檔案、人事檔案、科技檔案、文書檔案和學校檔案等。那么，作為教育環節中具有重要價值的高校學生檔案應歸屬何類？它的具體含義又是什么？回答這些問題是了解學生檔案內容與價值的前提，也是高校教育工作者做好學生檔案管理工作的先行課。

總的說來，高校學生檔案應是人事檔案的一部分。學生自入學到畢業的重大經歷原則上而言都應該被記錄到學生檔案之中，它包括簡歷、成績報表、鑒定評語、三好學生和優秀學生干部登記表、健康體檢表、組織材料和實習情況等。嚴格說來，以上這些信息算不上人事信息，因此學生檔案并不完全等同于人事檔案。但是對于每一個還未走上社會的學生來說，這類信息卻是人事檔案的源頭，因為它記錄了學生在成為“社會人”之前的種種表現。學生檔案可以說在一個人整個人生過程中扮演著人事檔案“母體”的角色，是人事檔案的階段性原始材料，并且這些材料隨學生的發展在不斷的累積和變化。

（二）高校學生檔案的價值

高校學生檔案同時也是高校教育工作者需要管理的重要資料。2008年我國教育部、檔案局聯合頒發的第27號令《高等學校檔案管理辦法》中提出將高校學生檔案列入高等學校檔案的管理與利用范圍。這也說明了高校學生檔案已經成為了檔案管理的重要環節之一。學生檔案是高校檔案群中的一個分支，也是學生個人成長中人事檔案的重要組成部分。

這些原始的材料是學生成長的真實記載，反映了學生徳、智、體、美勞發展的狀態。學生檔案具有較高的質量和可比性特點，是外界審視學生、評價學生及管理學生的有力參考。因此，學生檔案具有重要的使用價值和參考價值，它對每一名在校學生來說都有重要的意義。那么，對在校學生管理的重要部分就是對學生檔案的管理。

二、高校學生檔案的管理方法分析

學生從入學到畢業，其檔案基本都遵循“檔案隨人走”的模式。高校從接收學生檔案到將檔案轉遞給其他單位的這一段過程中便產生了一整套完整的管理流程。（見圖1）

在上圖所示的全部環節中，在校生檔案與學籍同步管理也正是本文要著重論述的一環。目前，從我國高校的機構設置和職能區分來看，高校學生檔案管理方法主要有以下三種形式：

圖1 學生檔案管理流程

（一）由學生所在院系管理

以院系為單位對學生檔案進行管理是國內各高校通常采用的一種管理方法。院系里不同年級和年齡的學生雖然個性和經歷雖有不同，但在相同院系的情景中其行為和發生事件具有高度的重疊性。因此，他們的學生檔案中相當大一部分的信息可以流程化的進行填寫和記錄。而各院系對其所屬的學生學籍、課程安排和基本信息等十分了解，開展檔案管理工作可謂駕輕就熟。院系課程和政策有變動時也可以靈活的調整相應的檔案編寫和記錄，這就減輕了檔案管理人員的工作壓力。此外，由各個院系進行單獨管理，學校不必設立專門的人員和場地來管理檔案，操作成本相對較低。

然而，由于院系檔案管理工作是必須完成的，但對于院系中的工作人員來說，這項任務大多數時候是一種兼帶性質。工作人員的本職并不是檔案管理，只是由于某些校務發生時順帶在學生檔案中進行記錄和更新。這樣一來檔案管理的質量就大打折扣，管理好壞也沒有相應的獎勵和懲處，監管力度不夠。在實際的操作過程中，檔案管理的亂象是十分突出的。例如在臨近期末或者學生畢業時，由于事務種類繁雜，院系辦公人員時常會委派學生來進行檔案材料的報送和填寫記錄工作，這使得檔案出錯的概率大大增加，檔案丟失、材料不匹配、報送時滯的現象時有發生。

（二）由學生工作部門直接管理

學生工作部門面向全校學生處理各種事務，它們在學生入學時就承擔了檔案接收的工作，在校期間新增的材料也由這些部門進行管理。最為重要的是，在信息化系統基本在高校普及的今天，各個高校一般都有完善的學工系統，其中的數據庫保存著學生大量的信息。而學工系統則由學生工作部門維護、管理和更新。由該部門直接管理學生檔案省去了其他學校部門與其進行溝通的時間成本，也省去了部門之間職能沖突時協商解決的摩擦成本。需要注意的是，學生工作部門中多行政人員，他們對信息系統的使用和檔案管理水平未必是專業的。

（三）由學校檔案館管理

高校中的檔案管理部門具有較強的專業性，所屬員工一般說來也具有一定的業務能力。并且檔案館本身的存儲空間較大，歸類方法相對來說也更為科學，學生檔案很少有丟失的情況。同時，由于檔案館不了解各個院系自身的特點和教學工作情況，他們無法靈活的處理學生檔案變動和調整。

三、高校檔案管理存在的問題

高校學生檔案管理的模式和方法只是管理理念和體系的外在反映，高校學生檔案管理工作涉及到高校校務的處理、管理人員的素質、高校的信息化水平等諸多因素。隨著高等教育大眾化時代的到來，高校學生人數不斷增多，國際國內形勢也發生了深刻變化，高校學生檔案管理工作也面臨諸多新的問題和困難，需要高校學生檔案工作者不斷研究新形勢、分析新問題，迎接新挑戰。具體說來，學生檔案管理工作存在以下幾個問題：

（一）檔案管理缺乏統一的標準

大多數高校由于沒有建立起專門針對學生檔案管理的規章制度和條例約束，導致檔案管理工作缺乏一致的建檔標準，影響后期檔案管理的流暢性，其事后的彌補和調節成本很高。此外，雖然部分高校已經初步制定了相應的規章制度，但由于缺乏配套的監管體系，相關人員對于檔案管理工作往往不夠重視，在上文提到的第一種院系管理檔案的模式當中，這種情況尤為普遍。由于檔案管理只是工作人員處理的眾多事務中的一部分，他們以一種順帶的方式去處理檔案，管理質量就會大打折扣。

（二）學生檔案管理人員能力欠缺

目前高校中對學生檔案進行管理的人員水平不一，業務能力也不盡相同。但普遍而言，首先存在的一個問題就是相當數量的管理人員是兼職的。由于專職人員較少，這些兼職人員沒有系統的學習過檔案學的相關知識，對于檔案整理方式和檔案管理的技巧的理解程度不如專業人員。管理人員對待檔案工作所投入的時間和精力往往不夠，久而久之，檔案管理人員只是充當了檔案保管員的角色，他們的主觀能動性沒有得到最大程度的發揮，這也使得其工作缺乏創新性和靈活性

（三）學生檔案信息不夠全面

高校學生檔案的內容主要是根據學生在校期間的表現記錄而成的。學生在校期間的生活涉及方方面面，而目前學生檔案大多數按照政治表現、學籍和身體狀況三個方面進行記錄。誠然學生的政治表現反映了其思想覺悟的高低，學籍狀況顯示其學業的完成好壞，身體狀況則展示學生的基本素質，但在新時代提倡素質教育和創新性教育的大背景下，這樣的檔案信息記錄已經不能完全反應學生的特點和素質。

（四）學生檔案管理手段落后

隨著互聯網和計算機技術的高速發展，檔案管理也逐漸趨于信息化、自動化和流程化。然而國內的高校雖然加大了信息系統建設的步伐，對學生檔案管理仍停留在紙質階段。檔案的填寫和記錄往往采取手工的方式，這不僅增加了檔案填寫的錯誤率，也使得錯誤發生后的排查工作變得十分困難。檔案管理手段的落后嚴重降低了管理效率，這也與學生檔案管理的需求不匹配。

四、高校學生檔案管理對策

改進學生檔案管理工作必須著眼于現實，通過分析管理工作中存在的問題，有條理、有步驟的提出解決對策，轉變檔案管理的工作理念和作風，才能取得一定的進展。

（一）建立健全檔案管理統一標準

不以規矩，不成方圓。建立檔案管理的統一標準，完善健全相應的規章制度是做好學生檔案管理工作的前提和基礎。檔案管理是一項十分繁雜的工作，學生檔案的管理則涉及到新生入學檔案的建檔、分院系年級后的歸檔以及離校后的檔案轉遞。在這樣一個過程中，檔案經手的部門較多，各個部門工作效率和辦事風格也不盡相同。建立檔案管理統一的標準則要求各單位部門按照規范化的流程進行操作，使得部門之間產生協同效應，保證學生檔案管理的質量，降低檔案管理的成本。各高校需要根據實際情況建立檔案收集、整理、歸檔和轉遞等配套的規章制度，使學生檔案管理工作向規范化和流程化靠攏。具體操作時，可以參考《普通高等學校檔案管理辦法》和《干部人事檔案材料收集歸檔規定》等制定有高校特色的檔案管理規章制度。

（二）加強檔案管理人員隊伍建設

管理的成敗很大程度取決于管理者的智慧和執行程度。對于高校檔案管理者來說，良好的檔案意識和過硬的業務素質是科學有效進行學生檔案管理的必備條件。針對部分學生檔案管理者將學生檔案的填寫和歸檔當做兼職的心態，可以對他們進行培訓和教育，強調學生檔案管理的重要性，突出學生利益為第一的價值觀；同時，完善相應的獎懲制度，對于檔案管理工作持消極態度者應給與相應的處罰和警示。此外，對于專業的檔案管理人員，他們雖然已經具備了檔案管理的基本知識，但是在辦公自動化和信息化技術不斷擴展的今天，有必要對這一部分專業人員進行相關的培訓，以使得專業的檔案管理人員能夠熟練掌握新的辦公工具，達到事半功倍的效果。最后，高校應該積極面向社會公開招聘才能兼備的專業檔案管理人員，提高用人要求并給予相應的待遇提升以吸引優質人才。

（三）擴充學生檔案信息，加強檔案管理信息化建設

在新時期素質教育和創新性教育的背景下，已經沿用了數十年的檔案歸檔體系已經不能較好的滿足社會和用人單位的需要。學生檔案注重政治性和學科成績，而無法反映學生的綜合素質以及創新能力，用人單位很難通過類似的檔案來篩選和鑒別學生的真實水平，檔案本身的記載意義也就在逐漸的減少。因此，學生檔案必須得到適當的擴充。在保證記錄基本成績信息的同時，可以將學生在校期間所獲獎項、個人作品和創新發明等相關證書記錄在檔案之中，使得學生的檔案展現出多樣化和個性化的特點，為不同的用人單位提供參考；同時，檔案信息的擴大則對檔案的管理和保存提出了更高的要求。在保證核心信息以紙質檔案形式留存的同時，應當依托信息化系統，將學生檔案保存在數據庫之中，這樣不僅節省空間，也能提升檔案管理的效率。此外，當用人單位需要調入學生檔案的更多信息時，可以通過網絡對學校檔案資源進行訪問而無需耗費時間和人力成本返校去拿紙質檔案。

[1]高校學生檔案管理存在的問題及對策[J].百色學院學報,2008,21(4):138-140.

[2]侯英杰.新時期高校學生檔案管理改革初探[J].蘭臺世界:下半月,2008(2):33-34.[3]

[3]霍雄飛.就業服務視角下的高校學生檔案管理研究[J].檔案與建設,2010(2):40-42.

[4]王德欣.高校學生檔案管理的新思路[J].蘭臺世界:上半月,2005(8):68-69.