提高職校教務秘書工作效率的方案探究

于 杰

（南京化工職業(yè)技術學院，江蘇 南京 210048）

1.職校教務秘書工作的作用

職校教務秘書工作的作用主要有三個方面：一是提供職校決策依據(jù)。在職業(yè)學校領導層做出決議時，他們發(fā)揮著不可忽視的作用，他們收集的素材及對決策的相關建議有時會直接被領導層采納。二是推動教務工作發(fā)展，提供科學、合理的工作資料和決策依據(jù)，以有效推動教務工作發(fā)展。三是領導的參謀助手，教務秘書工作跟隨領導的日常工作，為職校主要領導服務，推動整體工作的科學、規(guī)范發(fā)展。

2.職校教務秘書工作效率低下的原因

一些職校教務秘書工作效率低下，其原因很多，主要表現(xiàn)在以下四個方面。

2.1 工作態(tài)度不端正。

某些職校教務秘書工作時，或者敷衍了事，或者流于形式，吊兒郎當、人浮于事，工作不認真，態(tài)度不端正，有“當一天和尚撞一天鐘”的錯誤思想存在。

2.2 工作職責不明確。

某些教務秘書不知道自己的工作任務，應該履行什么職責，未能明確自身的工作目標，

2.3 工作水平不高。

某些教務秘書可能沒有經過正常選拔來到這一工作崗位，導致秘書總體素質不高，教務水平和文字水平偏低，總體工作能力、工作質效不高。

2.4 工作機制不暢。

由于受到人浮于事，監(jiān)督不力的影響、制約不力的影響，不能形成一個上行下效、令行禁止的工作機制，導致職校某些秘書工作的效率低下。

3.提高職校教務秘書工作效率的策略

要真正提高職業(yè)學校中教務秘書的工作效率，可從以下四個方面入手，確保工作價值最大化、工作質量最優(yōu)化，推動職業(yè)學校平穩(wěn)健康發(fā)展。

3.1 端正態(tài)度，增強教務工作的積極性。

提高教務秘書工作質效，要從端正工作態(tài)度入手，主要包括以下幾個層面：一是增強責任心。要有一種完成工作任務、為教務工作負責、為整個職業(yè)學校發(fā)展負責的高度責任感，確保正確的工作意識和工作導向，從事好教務秘書工作；二是端正工作態(tài)度。工作態(tài)度是從日常的表現(xiàn)所顯現(xiàn)的，大多體現(xiàn)在一些工作細節(jié)上，但是細節(jié)決定成敗，細節(jié)同樣決定工作的質效。看一看工作是否流于形式，看一看工作是否嚴格遵守作息時間，看一看能否認真、出色地完成領導交辦的各項工作任務，這都取決于工作態(tài)度的端正與否。同時，也要樹立正確的政績觀，確保工作正常運轉，確保教務秘書工作正常完成；三是提高工作積極性。教務秘書工作需要一種進取精神，提高教務秘書的工作質量和效率。這一點直接決定著：是不是一個稱職的秘書，是不是一個有責任心的秘書，是不是一個敢于擔當?shù)拿貢遣皇且粋€追求上進的秘書。從這四點“是不是”可以看出，教務秘書工作效率直接體現(xiàn)了工作態(tài)度、工作積極性。要求每一個教務秘書都要追求肯定的答案，端正工作態(tài)度，務實創(chuàng)新、積極進取，做合格的職校教務秘書。

3.2 明確職責，增強教務工作的方向性。

就當前職業(yè)學校中的教務秘書整體工作概況而言，某些教務不了解自己的工作職責，秘書不能知道自己是做什么的，應該怎么做，做到什么程度為好，努力的方向，奮斗的目標也比較模糊，要改變這種現(xiàn)狀，必須讓職校教務秘書高度明確自身的職責及工作的方向和目標，從而做好教務秘書工作。一要強化學習，對自身的崗位職責要耳熟能詳、牢記于心，比如《教務秘書崗位責任制》，必須準確把握，嚴格執(zhí)行；二要認真履職，就是要在牢記、明確自身工作職責的同時，全力履行自身的工作職責，確保職責到位，職能發(fā)揮到位；三要正確樹立“三觀”。無論是學生，還是工作人員，無論是老人，還是孩子，都要樹立正確的人生觀、價值觀、世界觀，職校教務秘書也不例外。只有牢固樹立三觀，才能穩(wěn)固地、成功地完成自己的工作，做稱職的職校教務秘書。

3.3 強化素質，增強教務工作的執(zhí)行力。

目前，職校教務秘書水平參差不齊，形成的原因是多方面的，也不是一朝一夕就能形成的。面對這種不良、不堪的局面，應采取如下措施予以解決。首先，要加強崗前培訓，把好“源頭關”，就是在秘書招聘或者錄取之前，要進行嚴格的崗前培訓，讓合格者上崗，對不合格者，進行再培訓，如果一定要錄用的名額，則要直到合格再行上崗，或者直接調整到其他工作崗位使用。其次，要加強崗中培訓，所有的教務秘書都要清醒地認識到一點，并不是坐在秘書崗位上就高枕無憂了，知識是在不斷創(chuàng)新，技能需要不斷提升，“學如逆水行舟、不進則退”，在今天慢進也是退，因此，要高度清醒自我，加強學習，不斷提升自身的工作水平。第三，相關的工作學校也要抓好對教務秘書的崗中、崗上培訓和學習工作，確保秘書的高水平、高素質。第四，要加強考核，不但要考核秘書平常的工作完成情況、工作績效，而且要考核相關教務秘書的工作水平、工作能力、工作素質等。最后，要實施優(yōu)勝劣汰，“能者上，劣者下”，這是一個不變的定律、定理，對不符合工作條件，不能勝任該項工作的人，應自動退出或者被動淘汰。無論采取哪一種方式，都是促進教務秘書工作的有效方法讓能者有用武之地，讓庸者“無地自容”，確保每一個在崗的相關人員都成為素質高、水平高、能力強的職校教務秘書。

3.4 完善制度，增強教務工作的制約力。

制度與機制如影相隨，如果沒有完善的制度就談不上健全的機制，如果沒有健全的機制，正常的工作也就無法推行。就目前而言，關于教務秘書的一系列工作制度，主要有《教務秘書工作規(guī)范細則》、《教務秘書行為規(guī)范細則》、《教務秘書相關廉政規(guī)定》等，都需要進一步完善和修訂。一方面，是因為有些制度在制約力上不足，不能有效地制約好秘書的履行工作，所以要完善。另一方面，一些制度已經不符合發(fā)展事宜，逐漸被時代淘汰，部分條款或者條目已經發(fā)揮不出應用作用，有些已不合時宜，需要調整。所以應認真予以修訂，甚至廢止，重新制定相關制度。總之，為促進教務秘書工作高效開展必須建立健全相關的工作制度和機制，在遵守制度、暢行機制的基礎上，爭做優(yōu)秀的職校教務秘書。

4.結語

職校教務秘書工作至關重要，在工作中必須始終保持高度的責任心，明晰的責任感，過硬的文化素質和業(yè)務素質，嚴格遵守相關的工作制度，真正履行好自身的秘書職責，發(fā)揮好職校領導的參謀和助手作用，有效推動職業(yè)學校平穩(wěn)、快速、健康發(fā)展。

［1］中職學校文秘專業(yè)實踐教學方法研究職業(yè)教育論文［J］.河北博才網，2013-8-21.

［2］新時期高校教務管理效率提升對策研究［J］.中國論文網，2012-11-28.