桂林市普通高中學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀探析

劉華

摘要：

普通高中學(xué)籍檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是反映學(xué)校學(xué)籍管理規(guī)范化、科學(xué)化的重要載體。它對(duì)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師全面了解學(xué)生的思想、品德、學(xué)習(xí)、健康、家庭等情況起著重要的參考作用。

關(guān)鍵詞：普通高中;學(xué)籍檔案;管理現(xiàn)狀;對(duì)策

普通高中學(xué)籍檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是反映學(xué)校學(xué)籍管理規(guī)范化、科學(xué)化的重要載體。普通高中學(xué)籍檔案主要包括：學(xué)生入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、跳級(jí)、獎(jiǎng)懲和畢業(yè)等手續(xù)形成的檔案資料，它對(duì)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師全面了解學(xué)生的思想、品德、學(xué)習(xí)、健康、家庭等情況起著重要的參考作用，與教學(xué)檔案和文書檔案一樣在學(xué)校管理中具有重要的地位和作用。筆者根據(jù)普通高中學(xué)籍檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合自身的學(xué)習(xí)和工作體會(huì)，就如何改進(jìn)普通高中學(xué)籍檔案管理談點(diǎn)看法。

一、 普通高中學(xué)籍檔案的特點(diǎn)

（一）檔案的形成周期性長(zhǎng)。一份普通高中學(xué)籍檔案的形成從入學(xué)登記到畢業(yè)要經(jīng)過三年時(shí)間。

（二）檔案的變動(dòng)性大。學(xué)籍檔案產(chǎn)生周期長(zhǎng)使檔案本身不斷處于變化中，如有的可能經(jīng)過休學(xué)后復(fù)學(xué)，有的可能經(jīng)過補(bǔ)考到及格，有的可能經(jīng)過處分和取消等等。

（三）檔案的私密性高。學(xué)籍檔案內(nèi)容豐富，記錄了學(xué)生在校期間的各種情況，同時(shí)還包含有照片、家長(zhǎng)信息、獎(jiǎng)懲記錄等屬于個(gè)人隱私的事項(xiàng)，這些需要在一定范圍內(nèi)保密，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。

（四）檔案使用的頻繁性高。由于檔案形成時(shí)間長(zhǎng)，處于不斷更新變化中，說明檔案利用率高，更加要求學(xué)校采取措施加強(qiáng)學(xué)生學(xué)籍檔案的管理工作。

二、桂林市普通高中學(xué)籍檔案管理工作的基本現(xiàn)狀

就目前桂林市普通高串學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，由于歷史和現(xiàn)實(shí)的多種原因，主要存在以下幾方面的問題：一是大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)識(shí)不到做好檔案管理工作對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作的促進(jìn)作用。二是學(xué)籍檔案管理人員缺乏。多數(shù)學(xué)校沒有專職的學(xué)籍檔案管理人員，兼職的教學(xué)任務(wù)占據(jù)了管理人員很大一部分時(shí)間和精力。三是管理人員綜合素質(zhì)不高，因?yàn)橐骖櫧虒W(xué)工作，學(xué)校指定的管理人員多為年齡較大，教學(xué)任務(wù)不重的教師擔(dān)任，但這些教師的信息化水平普遍偏低。四是檔案收集不完整。主要表現(xiàn)為多頭存放、多家管理、收集不及時(shí)、流失較多，如成績(jī)由教務(wù)處負(fù)責(zé)，獎(jiǎng)懲由政教處負(fù)責(zé)等等。

三、做好普通高中檔案管理工作的對(duì)策

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)。提高學(xué)校全體教職工對(duì)學(xué)籍檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，是做好學(xué)籍檔案管理工作的前提。為此，應(yīng)把學(xué)籍檔案管理工作作為學(xué)校管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，列入日常檢查、學(xué)期常規(guī)考核中。各學(xué)校要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，確定一名副校長(zhǎng)分管此項(xiàng)工作，經(jīng)常組織學(xué)籍管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)上級(jí)有關(guān)文件精神，深入進(jìn)行宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案工作的重要意義，堅(jiān)決杜絕 “說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的做法，扎扎實(shí)實(shí)地抓好學(xué)籍檔案工作。利用好教育部配套的《全國(guó)中小學(xué)學(xué)籍管理系統(tǒng)》，本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足家長(zhǎng)和學(xué)校的需求作為學(xué)籍管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值趨向，以現(xiàn)代理念和創(chuàng)新思維來加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理。同時(shí)，要建立起一整套切實(shí)可行的檔案管理制度，按照《檔案法》要求，規(guī)范學(xué)籍檔案的歸檔要求和管理辦法，使學(xué)籍檔案工作做到有章可循，有法可依，按要求設(shè)立專職（或指定專人）負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

（二）創(chuàng)造條件，規(guī)范建設(shè)。不管學(xué)校規(guī)模大小，均應(yīng)選派一名思想素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得辦學(xué)規(guī)律和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案管理工作，并制定相應(yīng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度，有計(jì)劃地培養(yǎng)學(xué)籍檔案管理方面的專業(yè)人才，逐步使學(xué)校學(xué)籍檔案管理人員專業(yè)化、固定化。因此，各學(xué)校要建立健全崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、保密制度等，嚴(yán)格按規(guī)章辦事，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實(shí)施，確保學(xué)籍檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

（三）轉(zhuǎn)變觀念，強(qiáng)化管理。隨著教育標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的全面展開，普通高中學(xué)籍檔案管理工作也應(yīng)更新觀念，加快發(fā)展。如何實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化？個(gè)人認(rèn)為：首先，觀念要現(xiàn)代化，即要樹立學(xué)校學(xué)籍檔案是重要的教育資源這一觀念。其次，在管理上要與時(shí)俱進(jìn)，要確立加快發(fā)展學(xué)校學(xué)籍檔案管理的理念，制訂一整套與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制。第三，要有計(jì)劃地逐步在檔案管理中實(shí)現(xiàn)管理科學(xué)化、技術(shù)現(xiàn)代化。因?yàn)閷W(xué)籍檔案管理工作的技術(shù)手段和設(shè)備條件是提高工作效率，確保工作質(zhì)量的重要條件，尤其計(jì)算機(jī)在檔案管理中的運(yùn)用，越來越顯現(xiàn)出科學(xué)性、方便性、實(shí)用性和重要性。

（四）規(guī)范整理，達(dá)標(biāo)上等。學(xué)校學(xué)籍檔案工作應(yīng)堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則，按月收集、整理、歸檔。在整理過程中，應(yīng)著重收集本學(xué)校形成的學(xué)籍資料，上級(jí)針對(duì)本單位制發(fā)的文件材料。每學(xué)期檔案資料收集齊全后，要根據(jù)不同年級(jí)、班級(jí)，分類別分別整理歸檔。同時(shí)，要根據(jù)教育主管部門和檔案管理部門的要求，軟硬件同步推進(jìn)，在各方面積極創(chuàng)造條件，使每一所學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作達(dá)標(biāo)上等。

總之，改進(jìn)和加強(qiáng)普通高中學(xué)籍檔案管理工作，有利于學(xué)校對(duì)每一位在校學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活情況的正確評(píng)估，有利于學(xué)校實(shí)施科學(xué)管理。事實(shí)證明，把學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作做好、管好、用好，必定能發(fā)揮不可替代的作用。

（作者單位：廣西桂林市廣播電視大學(xué)，廣西 桂林 541002）