試論圖書資料采選由物質流向信息流的轉化

羅澤宇

（湖南鐵道職業技術學院圖書館，湖南 株洲 412001）

1 引言

物質流是指物質之間的相互轉換、傳遞及轉化的過程。信息流是指存在于我們身邊的電磁信號以及我們對于人類知識文明的繼承、發散及流傳。信息具有共享性，是雙向傳遞的。信息傳遞的過程一般由三個基本環節構成：信息產生、信息傳輸和信息接收。多個信息過程相聯結，就能在系統內形成網絡狀信息，當信息在信息網絡中不斷被傳遞和轉換，就形成了信息流。信息只有通過傳遞才能體現它的價值，發揮它的作用。

圖書資料采購管理具有物質循環的特點，經歷了物質流的過程。同時，圖書資料采購管理又具有信息流的特點，圖書資料采購部門按照一定信息規則，組織、吸取、加工和傳播圖書資料采選信息及其他有關專門信息，維持自身正常運轉，為讀者及其他部門服務。圖書資料采購管理系統功能是通過其中相互作用、相互影響和相互促進的物質流和信息流來完成的“生態流”，這種“生態流”以物質循環、人力作用和信息傳遞的運行方式和過程，推動整個圖書館“生態系統”的正常運轉、服務功能的有效發揮和圖書館事業的可持續發展。

2 圖書資料采選“生態信息流”

圖書資料采選信息包括讀者需求信息、館藏信息和客戶（經銷商、出版商）信息。三者間的匹配形成了一個“生態流程”，其流程如圖1所示。

圖書資料的采選基于讀者的需求，但讀者的需求具有無限性、多樣性、差異性、動態性，因此，并非每一個讀者的需求都是有效的，其是否有效取決于兩個方面：一是館藏文獻資料信息，包括品種、語種、數量、載體、版本等；二是圖書館的財力。

需求信息與館藏信息相匹配，決定了“購買意愿”。當需求信息與館藏信息正匹配，就不存在購買；當需求信息與館藏信息負匹配，就存在購買。

即使有了購買意愿，也不一定存在購買行為，這還取決于圖書館的財力。一些非常昂貴的圖書資料和僅少數人需求的圖書資料往往是不能購買的。

圖1 圖書資料采選信息流程

需求信息與館內信息匹配結果決定了購買意愿。意愿變為真實行為，還需要與客戶信息進行匹配，包括經銷商或出版商的報價、到貨率、折扣率、個性化服務能力等，確定“向誰購買”。

3 圖書資料采選由物質流向信息流轉化后的作用

供需關系的矛盾是一切經濟問題中的最基本的矛盾，圖書資料采選由物質流向信息流轉化后通過協調采購、聯合采購等解決了供需關系脫節的現象。

3.1 協調采購解決供需關系的矛盾

圖書館可以用圖書出版的總量來制訂適合本館的圖書資料采選計劃，根據本館圖書資料的利用情況，設計采購方案，并由專人負責，注意宣傳的延續性，創新圖書資料利用宣傳模式。解決供需矛盾的關鍵是協調采購方案的實施，它可以緩解購買重復、經費短缺等問題。對本館已購買的圖書資料，讀者可以即查即得，一站式獲取；對本館未購買的圖書資料，可通過文獻傳遞的方式，很快就“送”到用戶的手里。

3.2 疏通信息傳遞渠道調和各種關系

在圖書館中，館員與讀者之間的信息交流是普遍存在的，正是由于物質流和信息流的存在，使圖書資料、館員與讀者之間的關系錯綜復雜，形成了一條價值鏈并導致其在價格鏈上的溝通。圖書資料采選由物質流向信息流轉化后，可以疏通信息傳遞渠道，一是能夠調和圖書館各部門之間、圖書館與資源之間、讀者與館員之間、資源與讀者之間的關系，營造一個共同生長、相互作用的生態環境，維持圖書館系統的穩定；二是能夠保證讀者對圖書館環境的識別、資源的獲取和利用等活動正常進行；三是網上書店提供的網絡書評對圖書館采購意圖產生重大影響，對圖書館館藏發展與圖書流通推廣有所幫助。

4 圖書資料采選由物質流向信息流轉化的階段

圖書資料采選由物質流向信息流轉化的階段包括了對圖書館館藏現狀的了解、對讀者需求反饋的分析、對圖書資料采選自動化管理系統的整合、物質流向信息流的轉換、信息流明晰化處理等階段。

4.1 館藏現狀了解及讀者需求反饋分析階段

圖書館館藏質量的優良與否，不但影響圖書館服務品質，更影響讀者對圖書館的評價。由于圖書資料采選目前仍是提供圖書館館藏的主要渠道，因此，如何根據館藏現狀和讀者需求情況制定采購策略，確保圖書館服務品質的提升，實現由物質流向信息流的轉化是圖書館信息化管理的重要課題。

讀者參與反饋、圖書館采訪部門及采訪人員溝通的交互作用對圖書資料選購意向具有顯著影響，也說明讀者反饋機制是一個整體，基于讀者反饋而有針對性地與讀者進行后續溝通，針對讀者提出的反饋意見和建議做出積極的回應尤為必要。

4.2 圖書資料采選自動化管理系統整合階段

采編工作是傳統圖書館的一項重要工作，圖書館員通過對文獻的采集、標引、編目和加工等，使文獻資料能夠有序排列，便于查找。過去，這一切工作需要圖書館員手工完成，自從數字圖書館的出現，采編工作發生了巨大變化。圖書館采購自動化系統除了實現采訪的自動化，其服務功能還延伸到圖書館的編目、圖書流通、期刊、公共查詢及檢索、二次檢索及全文檢索、古籍善本存儲及檢索、多媒體數據檢索和制作以及信息發布等。通過整合圖書資料采選自動化管理系統，實現了圖書采購的集成化管理，將原來許多分離的工作在功能上進行合并和重組，既改進了工作程序，又提高了工作效率。

4.3 圖書資料采選由物質流向信息流轉換階段

圖書資料采選由物質流向信息流轉化過程即是以圖書采購為原點，向內、向外輻射的過程。

4.3.1 向內輻射

圖書資料采選牽涉圖書館的方方面面，如圖書館館舍設計、館藏結構需求與分配（查重查復）、藏書結構調整與優化、讀者需求調查、讀者意見反饋、讀者滿足率、館員專業技能、圖書采購計劃與策略等等。傳統圖書資料采選的因素包含了量化因素和質化因素，量化因素包括讀者人數、圖書借閱狀況、經費使用情況和館藏現狀等，質化因素包括館藏政策和圖書館發展方向等。圖書資料采選質量的高低和結構的合理與否，直接影響到圖書館讀者服務質量的好壞。網絡信息環境下，圖書館業務發生質的改變，傳統的“物質流”業務流程模式和部門設置嚴重地阻礙了圖書館事業的發展。因此，圖書館必須進行以“信息—物質流”為核心的業務流程重組和以業務流程重組為基礎的部門整合。

4.3.2 向外輻射

通過網絡獲取大量的最新圖書的出版信息，如書目、書訊、書評以及出版商、代理商、書商等信息，提出MARC（CALIS）格式的編目數據。這種采集系統大大豐富了圖書資料采選的范圍，也給圖書館提供了價格選擇的巨大空間。廣泛收集圖書出版信息，對圖書出版信息的掌握是做好采訪工作的前提條件。在網絡已經普及的情況下，利用網站等獲取信息，不僅可以了解圖書的出版情況，還可以了解圖書的內容和其他讀者對圖書的評價，甚至還可以閱讀到圖書的部分章節，從而使采訪人員更全面地獲取圖書信息，有利于采訪人員對圖書進行合理地選擇。現代化的高效采購方法能將采訪人員從低效狀態中解放出來，將更多的精力放在了解、獲取和掌握文獻出版情況，了解讀者對文獻的需求，圖書館采訪部門也能減輕大量選書和重復訂購的負擔。

向外輻射，還能夠提供一個更好地了解供應鏈管理架構范圍內的圖書資料采選基本建設和信息流發展模式，圖書館與合作供應商的協調和整合對有效地開展采購項目管理至關重要。采購的根本依賴于具體的需求和采購項目的基礎目標，采購項目的開展需要有關各方將具有決定性作用的信息傳遞給雙方，并進行有效地溝通，最終簽訂采購協議，完成采購任務。信息在采購需求和實現中流動，效率取決于合作伙伴作為決策者、信息傳播者的能力。要衡量采購信息流的價值，可以根據覆蓋目標的三個基本要素（服務質量、時間、成本效益）來分析。獲取采購信息的質量、及時性以及成本效益反過來又決定了作為需求流收到者（這里指圖書館及其采購部門）合作伙伴的效率，好的信息流管理方法能大大促進采購項目生產力的提高。

4.4 信息流明晰化處理過程階段

4.4.1 知識節點明晰化

圖書資料采選流程是圖書館業務流程中知識活動和知識生命周期的客觀反映，利用該流程系統為圖書館提供個性化需求服務成為提升管理水平的重要措施。如前所述，圖書資料采選經歷了館藏現狀與讀者需求反饋階段、自動化管理系統整合階段和物質流向信息流轉化等幾個階段，在圖書資料采選信息流明晰處理過程中，存在幾種基本信息流向，即需求信息流、館藏信息流和客戶信息流，同時也存在一些節點。通過較高的品種滿足率、到貨準確率以及個性化的加工服務構建了供需信息對稱、圖書配送準確迅速、售后服務保障有力的營銷業務體系，形成了流程的本質內容，如圖2所示。通過將其直觀化，可以使圖書資料采選流程的各個知識節點明晰化。

圖2 信息流明晰化處理過程

4.4.2 信息雙向流動

首先，需求信息流應與館藏信息流相匹配，利用新觀念、新技術，結合圖書資料采選與館藏發展狀況，建立良好適度的圖書館藏結構，保證圖書采購“生態活動”的正常進行。其次，館藏信息流應與客戶信息流相匹配，將圖書資料采選信息流動的路徑、知識處理點和存儲點，從圖書館的業務流程中抽取出來，構建一個圖書資料采選處理和應用的網絡，可以使出版社和圖書經銷商、圖書經銷商和圖書館之間的信息交流更加流暢，圖書資料采選更加便利。最后，實現了合作伙伴之間的信息雙向流動。合作伙伴之間的信息雙向流動，有效地解決每一個合作伙伴的需求和滿意度。受邀請的供應商提供的投標和競標報價和競價直接反映了一個相對的信息流動，即需求流（requirement flow）和滿足流(fulfillment flow)。一旦中標后，服務期內供應商必須確定供應鏈中的具體目標和任務，提供較完善的需求服務，及時傳遞需求信息的雙向流動。

總之，現代圖書館圖書資料采選的業務流程發展以信息技術的廣泛應用為主要特征，要進一步加快圖書館采購管理系統信息化的步伐，隨著圖書采訪由物質流向信息流的轉化，在各個層次、各個環節上都要恰當地運用信息化技術。借助這種現代技術，將最新圖書信息在出版社、新華書店、圖書館采訪人員與讀者之間傳遞，使圖書采購供應鏈更加緊湊高效，使圖書館對圖書市場反應更加機敏，根據讀者需求和反饋情況提供圖書新書目和開展優質采購服務，發揮現代物質流中信息資源共建共享作用。

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