檔案管理服務的發展與革新

李蘭芳

摘 要：檔案管理對于各行各業來說都具有重要意義，而檔案工作的目的就在于對信息資源的有效利用和開發。當前的信息建設中，通過有效的服務創新，可以為社會的建設和經濟的發展創造更加優異的環境。隨著信息系統以及網絡技術的進步，檔案管理應當向著網絡化方向發展，以經濟建設為中心，不斷加強檔案管理服務，建設現代化檔案管理系統。

關鍵詞：檔案管理；服務；網絡；革新

1 服務手段的革新

建立檔案館（室）首先應當開發網頁式的檔案管理服務體系，通過開辦網頁檔案館，利用現代化的電子設備以及網絡服務，充分建立起一個現代化的檔案信息管理平臺，作為企事業單位以及組織的信息集散地。通過對網絡數據以及信息資源的整合，完善信息系統并同企業、事業單位網站相連，從而實現通過網絡檢索獲取檔案管理服務中心信息，以方便用戶對信息的獲取。很多檔案館（室）已經開始意識到網絡服務的重要性，并逐步的開始建立起自設的網絡檔案管理服務體系，這已經成為目前檔案管理服務重要形式之一。在這種現代化的檔案管理服務工作中，管理者首先應當將網站作為基礎工作內容，完善信息資源庫，并通過對數據庫中的內容的完善，尤其是文件全文數據庫的完善。通過網絡數據庫，完成對數據的實時收集、快速處理以及高效發布。在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。

電子檔案管理中心的建立。通過同企業事業單位的信息管理部門聯系，檔案館（室）可以通過電子信息平臺加強信息服務的建設，通過電子檔案管理中心的建立，企業、事業單位可以充分利用信息資源庫中的內容，通過對歸檔電子問責管理，數據管理中心可以提供電子檔案的查詢以及利用服務，同時還能夠將管理中心中的數據及時的予以共享。具有高速、快捷的優勢，并且覆蓋率更廣，內容更加豐富。

電子信息的收集。在檔案管理部門中，電子信息的手機已經成為了最重要的組成部分。通過電子信息的自動上傳、下載，檔案服務工作便可以完成。同傳統的檔案服務相比，現代化的電子信息傳播方式能夠更加便捷的完成。所以，檔案部門應當逐步的開始建立起電子化的檔案管理模式，轉變已有的管理方式，建立起文檔上傳專用窗口，提高文檔的收集銷量，并進行及時的歸檔處理。

在線服務的開展。檔案的利用方式中，傳統的利用方式主要包括到檔案部門進行借閱、參加展覽或者復制檔案文件以及檔案公布件的閱讀燈，尤其是對原件的閱讀，是最常用的方式。但是信息化的檔案管理以及檔案服務體系中，必然會在形式以及方法上發生轉變。信息化社會的發展使得們的生活習慣、工作習慣以及思維習慣發生了全面性的轉變，信息的實效性要求越來越突出，在信息獲取的過程中人們不但要求信息具有及時性，還應當具有準確性。因此，傳統的手工方式以及紙質檔案管理模式必然會被更為先進的電子化網絡化的服務模式替代。

2 服務領域的發展革新

信息服務多主體化。過去檔案管理服務主要面向企事業單位，而目前全新的檔案管理服務的信息服務對象逐步向著大眾方向轉變，這已經成為了當前檔案管理發展的主流方向。這是由于不單單企事業單位以及機關中的組織或者個人會利用到檔案信息，社會組織以及個人也會利用到檔案信息，除此之外，還需要針對一些特殊人群進行服務。目前人類活動離不開信息的收集以及分析，人們對于信息的依賴日益加強，并且由于生產生活行為越來越復雜，無論是建設、學習還是管理越來越離不開信息服務。而信息化服務業從開始的單一需求向著更加復雜的綜合性的信息需求轉變。在經濟迅速發展，信息價值日益增加的今天，檔案產業的發展以及信息服務實體的興辦已經成為了必然的趨勢，從資源開發角度看，信息的發布以及檔案人員并不僅僅局限于信息的保存以及檔案的報關，而是應當將檔案信息作為一種財富看待。而檔案室以及管理機構也不再是檔案的保存收藏單位，而是信息的集散地，為用戶提供交流的場所。檔案館（室）應當逐步的向著信息化方向發展，其創新服務應當建立面向全社會提供信息服務之上，并逐步的建立起以服務為主、信息的收集、貯存、加工檢索為補充的實體性服務體系。檔案人員應當以新型的產業意識以及服務意識作為主導，建立起以經濟建設為中心的信息化產業服務意識體系。例如在進行專題信息的匯編過程中，開發信息主要用來幫助對技術產品的開發引進；開發經濟信息的主要服務于企業的結構調整；而開發市場信息的目的就在于，給予企業以營銷機會；開發房地產信息則可以服務于城市建設以及城市改造。

加強橫向聯合，實現信息資源共享。隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一。

3 學校檔案服務創新的主要任務

面對高校檔案部門“生存”的現狀，既不能依靠“上帝”的仁愛，也不能坐等學校的“恩賜”，必須用改革發展的思路來解決前進中的困難。

進一步強化檔案資源建設在檔案服務創新中的基礎地位，把檔案收好、管好、用好。用是根本，管是手段，收是基礎。因此，立館之基在于檔案資源建設，檔案服務之基更在于檔案資源建設。正因為檔案資源建設在檔案服務創新工作中具有基礎性的地位，也就決定了要進一步深化檔案資源建設抓源頭的監管理念，聚焦學校重大活動、重大事件、重要會議、重點建設項目、重大科研課題、重要工作和重要人物等方面不同載體檔案的監管工作，全面推進常規歸檔與及時歸檔的相結合，大力開展校史人物、校史資料和社會媒體對學校工作報道等方面的征集工作，為學校歷史站好崗，為學校今天服好務，為學校明天積累好精神財富。

館藏檔案數字化是學校檔案服務創新的基礎建設。館藏檔案數字化的主要目的是方便利用和保護檔案。館藏檔案數字化已不再是一個理論探索問題，而是如何創造條件，搶抓機遇，力爭支持，這是學校檔案服務創新一項重要的基礎性建設任務。一些名牌高校檔案部門已完成建國前歷史檔案的數字化工作。有的高校檔案部門正爭取完成館藏歷史、黨群、行政、教學等檔案類的數字化工作。

努力培養造就一支素質較高的人才隊伍是檔案服務創新的根本保障。學校檔案部門仍然是一個弱勢群體，也是一個弱勢部門。究其原因，關鍵在于人才，關鍵在是否有所作為。我們在具有憂患意識的同時，還要苦練內功，更新理念，努力探索檔案服務創新之路。不能得過且過，小富即安。只有人才興館強室，才能實現逆境中崛起。只要有一支檔案服務創新團隊，學校檔案工作才能實現跨越式發展。因此，要堅持有計劃地培養和引進高學歷、高層次的檔案服務創新人才。

參考文獻

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