企業(yè)檔案信息化建設中存在的問題及其對策探究

柳宏偉（永煤集團股份有限公司476600）

一、我國檔案信息化發(fā)展概況

我國檔案信息化建設起步于上個世紀70年代末，并成立相關檔案科技技術研究所進行檔案管理自動化課題的研究和實驗，并編制出了一些簡單的檔案檢索程序，初步積累了檔案管理信息化建設的經(jīng)驗［1］。到了90年代，由于信息技術的快速發(fā)展，相關設備趨于完善，檔案信息化建設的相關法律法規(guī)也有了更新，極大地推進了檔案信息化建設的快速發(fā)展；并且在這一時期，國家提出了經(jīng)濟信息化戰(zhàn)略要求，“三金”工程的啟動加快了整個社會信息化建設的進程；當然，OA（辦公自動化）、CAD（計算機輔助設計）、CAM（計算機輔助制造）的應用發(fā)展，也推動著檔案信息化建設的不斷前進。到了21世紀，“十一五”發(fā)布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，在我國各行業(yè)中掀起了信息技術管理的革命風潮，對我國檔案信息化建設產生了積極、重大的影響。

二、企業(yè)檔案信息化存在的問題

從我國檔案信息化建設發(fā)展概況來看，我國檔案信息化建設在全國范圍內推廣運行良好，備受關注重視，并已初見成效。然而實際上我國現(xiàn)目前信息化在企業(yè)檔案中的建設還存在一些不容忽視的問題，主要體現(xiàn)為：總體上企業(yè)積極性極高，但實行中問題頻現(xiàn)，“先天不足，后天畸形”，需要引起注意和重視的問題很多，亟待解決這些問題成為企業(yè)檔案信息化建設前景發(fā)展中最為迫切的問題。

（一）高層管理者對檔案信息化建設關注度不高，重視度不足

我國現(xiàn)目前檔案信息化在企業(yè)中的推廣尚未取得良好成效，大部分企業(yè)高層管理人員對于企業(yè)檔案管理建設的觀念陳舊落后，且對于檔案信息化這一理念意識十分薄弱。“檔案信息化”無關痛癢的思想還大量存在，管理者對檔案信息化建設的重視度不高，導致了建設中資金的不足［2］，信息化建設從一開始便受到了嚴重的影響，硬件設備跟不上，技術人員培訓不到位，在后期引發(fā)了許許多多的隱患。

（二）檔案信息化信息技術建設與維護經(jīng)驗不足

企業(yè)檔案信息化建設需要一定的硬件設備支撐，前期資金投入不足導致硬件條件不完善；再加上現(xiàn)今的企業(yè)檔案管理軟件無法適應企業(yè)本身的實際情況及發(fā)展，儲存技術相對薄弱，由于設備水平的落后，企業(yè)的相關信息無法做到數(shù)字化建檔，導致現(xiàn)階段的信息化建檔與傳統(tǒng)紙質建檔差距不大；缺乏對科技檔案信息化技術的研發(fā)，安全性能較差，速度更新較慢，無法適應企業(yè)快速發(fā)展的節(jié)奏[3]。另外，對于技術人員缺乏重視度和缺乏培訓，在檔案信息化建設中缺乏既精通企業(yè)業(yè)務又懂得計算機技能的復合型人才，在信息化軟件維護中困難重重。

（三）檔案信息公開度、透明度不高

企業(yè)檔案信息化對于企業(yè)內部而言是一次信息資源的整合，便于企業(yè)信息集中統(tǒng)一的管理，有利于企業(yè)信息的公開，透化，方便于各部門人員在工作中獲得需要的資料。但現(xiàn)階段一些企業(yè)的檔案信息化存在著信息公開度、透明度不高的問題，將企業(yè)的檔案管理權限僅僅給予幾個工作人員，無法做到信息全員公開化。雖然在一定程度上保障了企業(yè)檔案信息的隱私和安全，但長遠下去有悖于檔案信息化建設的初衷，不利于企業(yè)持續(xù)健康的發(fā)展。

（四）檔案信息化建設規(guī)范、標準程度不高

由于企業(yè)檔案信息化建設在前期投入中便存在著各種問題，硬件設備的落后以及技術人員的缺乏導致了檔案信息化建設無法做到規(guī)范化、標準化。再加上現(xiàn)目前我國尚未形成一定的信息化標準對企業(yè)檔案信息化建設進行規(guī)范約束和指導，長期以往，勢必會出現(xiàn)檔案信息化建設紊亂的局面。

二、對策

針對于上文中所提到的我國現(xiàn)階段企業(yè)檔案信息化建設現(xiàn)狀及問題，筆者就此對其對策做出探究，主要有以下幾點建議。

1 、管理者觀念的轉換。企業(yè)要進行檔案信息化建設，首先要求企業(yè)高層管理對檔案信息化有深刻的了解和認知，明白檔案信息化的必要性和重要性。管理者要轉變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，從傳統(tǒng)的檔案管理模式中走出來，以企業(yè)發(fā)展的需求為支點，努力學習先進的管理理念和信息技術知識，切實配合企業(yè)檔案信息化建設，保證信息化建設前期的資金投入，以達到硬件設備的過硬以及對相關技術人員的招聘和培養(yǎng)。

2 、建立相關機制以建立和完善企業(yè)檔案信息化。為了保障企業(yè)檔案信息化建設安全高效地運行，企業(yè)應該實時關注國家的相關政策（如“十一五”推出的關于全國檔案信息化建設的方案要求），要依據(jù)國家的相關法律法規(guī)等政策，結合企業(yè)自身的環(huán)境制定相關制度和檔案管理體系以維護和保障企業(yè)檔案信息化建設的良好運行。同時也要密切關注國際上檔案信息化的最新動態(tài)，積極引進先進的管理理念和模式，做到因地制宜，以建立和完善企業(yè)檔案信息化。

3 、培養(yǎng)信息化人才隊伍。企業(yè)檔案信息化建設對于檔案管理人員的要求有了極大的提高，既要求管理人員熟悉企業(yè)的各項業(yè)務流程，又要求管理人員懂得計算機知識，如果管理人員參與了整個信息化建設的過程，熟知建設的基礎設備以及檔案資料轉化為數(shù)字化錄入，將大大提高管理人員的工作效率，在維護保養(yǎng)以及更新軟件、研發(fā)軟件中將發(fā)揮作用，后期培訓中所出現(xiàn)的問題也隨之較少。另外，要保障檔案信息的安全性，對人才的素質要求也有了質的提高。

4 、建立安全保障體系[4]，建立檔案信息高度共享平臺。企業(yè)要想健康快速發(fā)展就應該實現(xiàn)信息資源的高度共享，而信息資源高度共享與之而來的便是信息的安全保障問題，企業(yè)內部商業(yè)信息外泄、黑客入侵、信息被篡改等安全問題接踵而至，這就要求建設初期硬件設備裝置過硬、運行過程中不斷完善更新設備、檔案管理人員以及相關技術人員素質技能不斷提高。同時，在大環(huán)境下我們更迫切需要一個規(guī)范的標準化的社會準則，有利于引導企業(yè)檔案信息化建設良性有效地推廣運用。