論2000～2012年圖書館辦公自動化研究與發展

徐淑娟 都平平 鄧志文 賈志勇

（中國礦業大學圖書館，江蘇 徐州 221116）

1 引言

圖書館辦公自動化建設是數字圖書館的一個重要組成部分，是指將計算機和網絡通信技術應用于圖書館工作流程，使各個流程物化于一個數字化、網絡化的綜合信息管理平臺，通過這一平臺完成公文管理、日常事務處理、數據分析和統計決策等，從而實現無紙化辦公、協同辦公和遠程辦公，有效節約人力、物力、財力，提高辦公效率和管理水平。可見，數字圖書館的管理辦公自動化系統不應該僅僅是代替傳統的手工工作的辦公自動化，應該也是以資源共享、協同工作、信息服務為主要特征的辦公自動化[1]。數字圖書館發展要求建設與之相匹配的辦公自動化系統，完善的辦公自動化系統將會有效推進數字化圖書館的進程。筆者旨在通過研究2000～2012年圖書館辦公自動化建設和發展的情況，分析圖書館辦公自動化的未來發展方向和趨勢。

2 研究和發展概況

基于研究資料準確性、全面性和嚴謹性的考慮，筆者選取中國學術期刊數據庫和維普中文科技期刊全文數據庫作為文獻來源，以2000年1月1日～2012年12月31日為時間限定進行檢索。在CNKI數據庫中，以“主題=圖書館and主題=辦公自動化”為檢索式進行檢索，得到記錄184條，剔除不符合主題的文本記錄，有效記錄共計55條；在維普中文科技期刊數據庫中，以“題名或關鍵詞=圖書館與題名或關鍵詞=辦公自動化”進行檢索，得到記錄69條，剔除不符合主題的文本記錄，有效記錄共計44條；然后將兩個數據庫的有效記錄進行分析、比對和去重，最終獲取2000年以來圖書館辦公自動化研究方面的文章62篇，其中學位論文4篇。

2.1 文獻計量分析

2.1.1 年度分布

20世紀80年代后期，辦公自動化在我國迅猛發展起來；90年代初期，辦公自動化應用于圖書館管理工作中，開啟了圖書館辦公自動化發展的進程。2000年以后圖書館辦公自動化建設和研究走向深入，相關研究文獻分布如圖1所示。

圖1 2000~2012年圖書館辦公自動化研究文獻年度分布

由圖1可以看出，2000年以來圖書館辦公自動化研究呈現階段性發展的趨勢，2003年和2006年是圖書館辦公自動化研究的兩個高峰；2007～2010年期間對圖書館辦公自動化的研究和關注度相對穩定，2010年以后學術界對圖書館辦公自動化關注較少。

2.1.2 研究對象分布

圖書館辦公自動化研究文獻中專門論述高校圖書館的文章有30篇，專門論述公共圖書館的文章有11篇，專門論述中小學圖書館辦公自動化的文章有兩篇，泛指的對圖書館辦公自動化的論述文章有19篇。其中專門論述高校圖書館和公共圖書館辦公自動化的文章一般是對于該圖書館辦公自動化建設探索歷程、實踐經驗和成果等展開論述。研究對象分布比例見圖2。

圖2 研究對象數量比例

統計分析表明，對高校圖書館辦公自動化建設方面的探索幾乎占10余年來圖書館辦公自動化研究文獻的一半，這與高校學術陣地和科研前線的性質密不可分，也是高校圖書館提升自動化水平和管理服務水平的一個突破點。高校圖書館辦公自動化建設中北京大學圖書館、清華大學圖書館、西安交通大學圖書館和武漢大學圖書館起步較早。公共圖書館中遼寧省圖書館和大連市圖書館辦公自動化建設起步較早，2000年以來研究涉及遼寧省圖書館辦公自動化建設的文章有兩篇，而涉及大連市圖書館辦公自動化建設的文章有3篇。

2.1.3 載文期刊分布

2000～2012年間，圖書館辦公自動化研究文獻中發表在圖書情報專業期刊的論文36篇，占全部文獻比例的58.1%；發表在非圖書情報專業期刊的論文22篇，占全部文獻比例的35.5%；碩士學位論文4篇，占全部文獻比例的6.4%。研究文獻中核心期刊論文10篇，占全部論文比例的16.1%，其中《圖書館理論與實踐》《現代圖書情報技術》的發文量均在3篇以上（見表1），一定程度上表明了學術界對圖書館辦公自動化研究的重視。

表1 載文期刊分布

2.2 圖書館辦公自動化發展階段

對于圖書館辦公自動化的發展歷程，目前有以下幾種劃分：呂波提出四層結構模式，即綜合辦公自動化系統（IOA）、廣義辦公自動化系統（OAS）、分布式辦公自動化系統（DOA）和基本辦公自動化系統（BOA），IOA為最高層次，BOA為最低層次[2]。高大為則將辦公自動化劃分為3個層次，即事務型辦公自動化系統、信息管理型辦公自動化系統、決策支持型辦公自動化系統3個層次逐步遞進[3]。傅俊等認為辦公自動化發展歷經了3個階段：第一階段辦公自動化是以數據處理為中心；第二階段辦公自動化是以工作流為中心；第三階段辦公自動化是以知識管理為核心[4]。齊昕在其碩士論文《基于工作流技術的辦公系統的研究與實現》中提出，截止到2005年，辦公自動化系統已發展到第四代，第一代是以單項業務處理為中心；第二代是以數據為處理中心的傳統MIS系統；第三代是以工作流為中心的辦公自動化系統；第四代辦公自動化系統是在第三代基礎上，以知識管理為核心的辦公自動化[5]。

筆者認為2000～2012年圖書館辦公自動化發展可劃分為3個階段：2000～2004年，圖書館辦公自動化從單機或簡單的小型局域網上的文字處理、電子表格、數據庫等輔助工具的應用向使用辦公軟件過渡，2003年研究達到高峰，原因在于隨著圖書館局域網或廣域網的開通，圖書借閱、編目等業務工作實現了自動化，日常辦公的自動化隨即提上了日程，逐步開始探索適合圖書館辦公需要的軟件；2005～2009年，知識管理理念貫穿于圖書館辦公自動化發展中，群件技術得到廣泛應用。2006年關于圖書館辦公自動化研究的論文高達11篇，其中關于知識管理的有《基于Lotus Notes的OA系統與圖書館隱性知識管理》[6]《基于知識管理的圖書館辦公自動化系統》[4]和《利用辦公自動化實現圖書館的知識管理》[7]3篇論文。2009年至今，Web2.0的發展和完善成為圖書館辦公自動化發展新的助推力，圖書館辦公自動化由此走向轉型，發展成為連接圖書館各個職工、各個工作環節、各類信息和資源的綜合行政管理系統。

2.3 圖書館辦公自動化系統的功能設計

2000～2012年關于圖書館辦公自動化的文章中70%以上都有關于辦公自動化系統功能模塊或者功能設計的論述，一般而言，圖書館辦公自動化系統應具有如下功能：日常管理、人事管理、公文管理、文書檔案、考勤管理、財務管理、設備家具管理、業務統計、交流互動、學習培訓等，見圖3。其中，交流互動是辦公自動化系統中的BBS（電子公告板），為館員提供網上交談、發布消息、討論問題、傳送文件和學習交流的平臺。學習培訓模塊包括館內業務學習和外出考察培訓，實現館內業務學習培訓材料（學習筆記或PPT講義等）和館員外出考察受訓的總結材料上網，方便下載學習，以提升圖書館內部整體的學習氛圍[8]。除上述基本功能外，各圖書館根據其自身情況，還開發了IP地址管理、辦公用品、大事記、電話記錄、車輛管理、值班安排、多功能廳管理、電子郵件、通訊助理、實用信息和照片庫等功能模塊。

圖3 圖書館辦公自動化系統功能模塊

值得說明的是，日常管理、人事管理、公文管理、文書檔案、考勤管理、財務管理、設備家具管理、業務統計等功能模塊可以說解決了圖書館的基本事務型工作，而交流互動、學習培訓模塊的設置則體現了知識管理和協同創新的訴求。

2.4 圖書館辦公自動化開發軟件分析

目前針對圖書館辦公自動化軟件開發平臺主要分為3類：基于關系數據庫的辦公系統，基于關系數據庫的管理系統和基于群件系統。各類開發平臺的優缺點比較如下：

①基于關系數據庫的辦公系統

優點：因為業務邏輯是在客戶端，其數據處理能力強，訪問速度快，開發工具適用范圍廣。

缺點：一般采用客戶機/服務器結構，安裝維護較困難，在廣域網支持方面不夠，擴展為Intranet結構難度較大。系統的可伸縮性、擴展性較差；客戶端安裝大量的運行程序（胖客戶），加之系統的安全權限及工作流管理是由開發者在關系數據庫中實現，因此開發工作量大，維護較困難。所以基于關系數據庫的辦公系統呈現淘汰趨勢。

②基于關系數據庫的管理系統

優點：軟件應用的業務邏輯完全在應用服務器端實現，客戶端只需要瀏覽器即可進行業務處理，負載輕。應用系統全部在服務器端，具有一次編寫隨處運行的特點，系統開放性好，有良好的可移植性，系統維護升級方便。

缺點：開發手段和能力有限，對復雜的工作流和權限設置等要求顯得力不從心。使用關系數據庫無法滿足現代化的辦公和管理中的文字、數字、圖形、圖像、聲音和視頻信息的存儲要求。

③基于群件的系統

優點：具有先進的郵件處理和通信機制，便于工作組成員之間的協同工作，系統的可伸縮性和擴展性較好；完善的通訊手段和強大的非結構化數據支持能力；同時提供強大的安全和權限以及工作流管理機制，開發周期短、穩定可靠、方便易用、能夠高效率處理非結構化信息；程序和數據一般放在服務器上，很容易和Web應用結合在一起。

缺點：以Notes為例，它不能（或不適合）實現關系數據庫擅長的基于數據的聯機事務處理（OLTP），如賬務處理、庫存、儲蓄等，處理結構化數據能力較弱。開發工具缺乏靈活性，不擅長數據的計算、分析和統計，運行效率較低，不利于進行多種復雜應用的集成。

通過對10余年來圖書館界研究文獻的分析不難得出，在以上3種辦公自動化開發軟件中，基于關系數據庫的管理系統（B/S）因軟件開發者水平提高、網絡技術的不斷完善以及其特有的安裝部署簡單、維護方便等特點，在最近幾年系統開發中使用逐漸廣泛和增多，占到3種開發軟件的61%；基于群件系統（NOTES）緊隨其后占23%；隨著云計算等新興學科的出現，提倡服務器云存儲，客戶端免安裝的新興辦公模式逐漸普及，傳統的基于關系數據庫的辦公系統（C/S）在軟件開發中的使用減少，只占到16%，見圖4。

圖4 圖書館辦公自動化軟件所使用開發平臺分布比例

3 圖書館辦公自動化發展趨勢

從圖書館辦公自動化發展的現狀看，有效利用Web2.0技術改進辦公自動化系統已成為共識，但如何有效應用新興技術并使其在圖書館辦公自動化系統中發揮最大效益還有待探討。圖書館現有辦公自動化系統缺乏與業務管理系統（如匯文系統）的整合，即使系統內部各功能模塊間也缺乏嵌入和有機融合，未能實現徹底意義上的辦公自動化流轉。楊峰等提出的數字圖書館管理自動化結構模型，集成了圖書館現有的館藏資源及對圖書館業務流程的管理，實現了辦公室功能的自動化，及與外部數據源的通訊，滿足了數字圖書館管理自動化的基本需求，是圖書館辦公自動化發展新趨勢的有效嘗試[1]。

①實現圖書館辦公自動化系統各功能模塊的無縫對接，搭建協同管理平臺。未來的圖書館辦公自動化系統是基于Web的，根據圖書館需求本地化的，覆蓋圖書館各個業務工作層面，滿足各個層次人員（決策層、部室主任層、職工層、外聯層）需求的協同管理平臺，通過這一平臺，可以方便地進行資料獲取和收集、數據的統計和分析，實行工作狀態跟蹤和監控，進行業務和行政管理、信息交流等，最終為圖書館適時調整服務方式和策略提供決策依據。

②知識驅動模式下圖書館辦公自動化系統走向轉型，注重知識組織和管理。圖書館是以服務讀者為第一要旨的，作為業務部門，更多關注的應是職工間業務知識的交流，促進隱性知識向顯性知識的轉化，以便更好地提升職工業務素養，創新服務模式，提高服務水平。圖書館辦公自動化平臺應構建統一的知識庫，包括實現面對面的經驗傳授、專家培訓、學習研討、各種會議資料及業務總結等的交流，還應提供遠程教育、在線學習等多種繼續教育方式，通過手機門戶，還可以查看業界最新動態。借助知識管理工具對組織內外的知識進行有效的獲取、沉淀、共享、應用、學習和創新，從而提升職工的素質、技能及執行力。

③圖書館辦公自動化系統愈發人性化，支持移動辦公。職工登錄系統就可以迅速查看最新的新聞、公告通知、個人行程安排，進行待辦事宜處理、收發郵件等。辦公自動化系統具備類似QQ的實時通訊工具，可以方便地實現信息交流和廣播、文件傳遞與共享；可以與Office完美集成，包括Word文檔在線編輯，自動上傳、痕跡保留、文件套紅注、手寫簽名、電子印章、打印等功能。支持多人、多步驟協同完成工作，集成匯文系統等圖書管理系統業務軟件，可以隨時進行數據統計、分析和挖掘，為領導決策提供參考。擁有完善、強大的工作流應用，同時還包括列車時刻、電話區號、郵政編碼、法律法規、常用網址等大量的實用信息，提供強大的管理和業務支持工具。

與此同時，手機圖書館的發展為圖書館移動辦公提供了契機，通過實現移動終端與PC端辦公系統的無縫連接，可以將圖書館辦公自動化平臺上的公文、流程、通訊錄、文件管理、日程、通知公告等擴展到手機移動終端，實現移動審批、移動會議管理和移動日程管理等辦公事務。

總之，隨著信息技術的不斷發展和辦公自動化軟件的不斷完善，圖書館辦公自動化系統將延伸到業務和管理的各個環節，實現集成化、智能化、數字化，可以方便、快捷地實現各部門以及人員之間的協同，從而為用戶服務工作的開展提供高效的協同工作平臺。

[1] 楊峰，李娟，張惠君.利用Domino/Notes實現數字圖書館管理自動化系統[J].圖書館理論與實踐，2010（1）：88-91.

[2] 呂波.淺析圖書館辦公自動化系統[J].圖書館研究與工作，2000（2）：46-47.

[3] 高大為.辦公自動化在圖書館中的應用[J].北京林業大學學報：社會科學版，2004（9）：128-130.

[4] 傅俊，蔡文杰.基于知識管理的圖書館辦公自動化系統[J].圖書館學刊，2006（6）：138-139.

[5] 齊昕.基于工作流技術的辦公系統的研究與實現[D].大連：大連理工大學，2005.

[6] 邢軍，董忠田.基于Lotus Notes的OA系統與圖書館隱性知識管理[J].圖書館學研究，2006（2）：12-14.

[7] 李蔚.利用辦公自動化實現圖書館的知識管理[J].圖書館學刊，2006（2）：128-129.

[8]張洪鋼，李曉鏑.圖書館辦公自動化系統研究與設計——以沈陽師范大學圖書館為例[J].圖書館學刊，2009（8）：109-111.