淺論新形勢下如何做好辦公室主任工作

摘 要：在企業改革發展的新形勢下，辦公室工作更是呈現出復雜、多變的特點，其難度越來越大，要求也越來越高。辦公室主任要積極適應新形勢需要，拓寬思路，扎實工作，努力提高辦公室工作的整體水平，為企業改革發展提供優質服務。本文就新形勢下如何做好辦公室主任，做好辦公室工作充分發揮辦公室的職能作用，筆者根據自己的工作實踐談一點粗淺的認識。

關鍵詞：辦公室主任；工作；素質；督查協調

辦公室是一個綜合部門，協調機構、承上啟下、溝通內外、協調左右、聯系各方的樞紐，工作千頭萬緒、紛繁復雜。辦公室的主要職責是“參與政務、管理事務、搞好服務”。辦公室主任是辦公室工作人員的“領頭羊”，必須帶頭做好參與政務、處理事務、做好服務的工作，積極發揮好承上啟下、組織協調和聯系內外的作用，當好領導的參謀和助手。筆者認為想要做好辦公室主任工作，應重點做到以下幾點。

一、加強學習不斷完善自我素質

辦公室主任由于工作崗位和職能的需要，決定了其必須對自身素質有著重特殊的規定和要求。每一位承擔此項工作的人要使自己勝任本崗位的需要，成為一名稱職的辦公室主任，很需要的一點就是要注重自身素質的不斷提高和品格的修養。辦公室主任是一個特殊的角色，在領導面前是參謀助手在其它部門面前是領導的使者和代言人。對上要協調好與領導的關系，對下要做好和群眾的溝通。既要看家守業處理雞毛蒜皮的瑣事，又要協調辦理工作諸多方面的矛盾和問題。苦與累對辦公室主任來說不在話下，但要練就一個酸、甜、苦、辣都能裝的“肚量”卻非一朝一夕的功夫。

因此辦公室主任應具備以下基本素質：（1）理論素質。辦公室一項重要職責就是參政、議政，協助領導把關定向，起草制定重要文案，這就要求辦公室的人員特別是辦公室主任，必須加強政治理論的學習，特別是要認真學習掌握黨的方針、政策和國家的法律法規。（2）政治素質。政治素質是辦公室主任必須具備的基本素質，同時也是衡量辦公室主任素質高低的重要標志。辦公室主任只有具備良好的政治素質，才能夠更好的吸引人才，進而提高辦公室的工作效率與管理水平。（3）能力素質。辦公室主任的能力素質是影響其辦公室管理水平與工作效率的關鍵因素。（4）文化素質。辦公室主任的工作范圍比較廣，既涉及到政治事務，又涉及到行政管理，既涉及到文化、教育，又涉及到衛生、醫療。所以，辦公室主任應具備豐富的知識底蘊和深厚的文化修養，才能處理紛繁復雜的辦公室工作。（5）道德素質。對于辦公室主任來講，除了應遵循社會上一般的道德準則之外，還必須具備與其職業相關的獨特道德素養。因此辦公室主任只有不斷提高自身政治素質和業務素質，才能更好的發揮自身職能作用，為企業做出更多更好的貢獻。

二、認真細致做好各項督查協調工作

督查協調是辦公室的重要職責，是使單位的決策和工作指示落到實處的重要手段。督查協調包含督促檢查、計劃協調、政策協調、工作協調、人際關系協調、利益協調等。督查協調的目的是為了保證各級決策的全面落實。督查協調要在深入調查研究、正確調解矛盾的基礎上，去做統一思想、統一步調的工作。搞好督查協調，要側重抓好3個方面：（1）把握好督查協調的原則。熟悉政策，堅持原則；實事求是，如實反映情況；出于公心，不感情用事；從全局和長遠利益考慮問題，不遷就只顧局部和眼前利益的意見，不當某一方面的代言人。（2）明確督查協調的范圍。一般是領導直接交辦的事項；涉及若干部門，由某個方面出面難以協調的事項；緊急和特殊事項等。（3）注意督查協調方法。要明確每次協調的目的，在充分聽取各方面意見的基礎上，弄清事情的來龍去脈；要善于尋找各方面的共同點和問題的癥結，抓住主要矛盾和矛盾和主要方面，以便把握解決問題的關鍵；要平等待人，以理服人，不能隨便訓人，更不能以勢壓人；要不辭辛苦，主動登門服務，征求意見，求賢問計；要加強與各部門的聯系，經常溝通情況，加深感情，增進理解。

督查協調工作做好了，就能使整個工作處在一種平衡、協作、有序的狀態下，才能較好地開展其他各項工作。通過督查協調，能夠將各部門凝聚在一起，將個體優勢轉化為整體優勢，更大限度地發揮部門的整體作用。通過督查協調，可以加強各部門的聯系，暢通部門之間的信息渠道；可以密切領導和群眾的關系。通過督查協調，可以為領導排憂解難，讓領導擺脫具體事物的糾纏，使他們集中精神謀劃建設和發展問題。

三、強化崗位責任意識，搞好服務

辦公室工作是公司承上啟下、溝通內外、協調左右、聯系八方的樞紐。服務是核心，服務是第一宗旨。因此辦公室主任要理順工作思路，搞好服務：一方面做好整章建制工作，從制度上規范崗位行為，要有完整的黨政辦主任、秘書、文書、檔案員、駕駛員等崗位規范和職責和各類會議制度，工作議事制度，文件管理制度等；另一方面，從解決辦公室工作人員的思想認識入手，通過學習教育和健全辦公室各類規章制度，不斷灌輸優質服務的理念，全辦人員自覺認識到服務是天職，服務是立身之本。

為改變服務質量，提升服務層次，增強服務水平，提高服務效率，辦公室服務理念要實現三個突破：（1）由注重日常事務服務向服務發展大局轉變。要求辦公室人員加強學習，提高個人綜合素質，自覺從繁忙的事務中走出來，把精力集中在服務發展大局上，放在為領導決策謀劃上，放在重大問題的協調解決上，放在單位重大事項的督查落實上。（2）由被動服務向主動服務轉變。緊緊圍繞公司中心工作，充分發揮主觀能動性，努力做到超前思考，正確預測發展趨勢，做到緊貼領導求主動，圍繞大局謀主動，尊重規律贏主動，從而牢牢掌握了工作的主動權。（3）從服務公司高層領導向服務公司全局轉變。傳統認為辦公室只要把公司領導服務好了工作就是好。我認為這是低層次的服務，要放眼全局，要發揮辦公室承上啟下、溝通內外、協調左右、聯系八方的樞紐作用，要以人為本，讓公司各部門、全體職工基層享受到辦公室這個服務機構的服務。除了信訪接待外，還要設置了服務信箱，方面職工交流溝通。