檔案管理現(xiàn)代化探析

摘 要：隨著計算機技術的飛速發(fā)展，檔案管理已經(jīng)基本擺脫傳統(tǒng)紙質管理模式，朝著先進現(xiàn)代化的數(shù)字管理模式發(fā)展。檔案管理現(xiàn)代化是社會發(fā)展和檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然要求，是追求高效率的必然結果。本文就檔案管理現(xiàn)代化的必然性、檔案管理現(xiàn)代化所存在的問題和檔案管理現(xiàn)代化的進一步舉措進行了分析探討，希望對檔案管理現(xiàn)代化建設提供一些思路。

關鍵詞：檔案；現(xiàn)代化；管理

前言：檔案管理現(xiàn)代化是指運用成熟的新技術、先進的思想和設施對檔案工作進行高效率管理，以充分發(fā)揮其經(jīng)濟效益和社會效益。檔案管理現(xiàn)代化主要借助計算機及其網(wǎng)絡技術，對電子文檔進行整理歸類，以方便查找和儲存，1983年人們就開始利用計算機進行檔案管理的研制工作，發(fā)展到現(xiàn)在也未能完全成熟。

1.檔案現(xiàn)代化管理的必然性

1.1檔案管理現(xiàn)代化是檔案發(fā)展的必然要求

隨著時間推移和社會發(fā)展，檔案的數(shù)量越來越多，需要歸檔的范圍也越來越廣，這就增加了傳統(tǒng)紙質管理的難度，所以必須創(chuàng)新管理體系。隨著科學技術進步，現(xiàn)代信息處理技術日臻完善，可以嘗試運用到檔案的現(xiàn)代化管理，提高信息的處理能力，儲存能力和利用能力。信息處理能力主要是指計算機可以高效的對信息進行分類、計算、移動和各種統(tǒng)計分析處理，其速度是人的上百倍甚至上萬倍，大大提高信心的處理能力，節(jié)省時間和人力；軟盤、光盤、優(yōu)盤、硬盤的發(fā)展見證了信息儲存能力的飛速提升，現(xiàn)在市場上隨處可見幾T的硬盤，這就為信息的集約現(xiàn)代化管理提供了有效途徑，節(jié)省大量紙質材料的儲存場地。計算機可以快速搜尋所需信息，能夠實現(xiàn)準確定位，提高信息的利用能力。

1.2檔案管理現(xiàn)代化是社會發(fā)展的必然要求

首先，檔案主要記載一些重要的歷史資料，其中包括人文、社科、技術等各個方面，代表一個時代先進文化的發(fā)展水平，是一個民族發(fā)展歷程的縮影，是一個國家的瑰寶，整理檔案是造福于后代的大事。再次，檔案信息可以供現(xiàn)代人查閱，敗者為鑒，勝者為經(jīng)，為社會的發(fā)展提供思路，更有效利用社會資源，提高人們生活水平。

2.檔案現(xiàn)代化管理存在的問題

2.1檔案管理標準化程度較低

檔案管理標準化是現(xiàn)代化管理的必然要求，我國自從上世紀八十年代就開始制定檔案管理標準化文件，但由于地區(qū)的差異性和檔案管理工作的復雜性，制定的標準化體系沒有得到貫徹實施。各地檔案館主要根據(jù)自己的經(jīng)濟發(fā)展水平和消費能力選擇不同管理系統(tǒng)和機器類型，對于新的標準管理體系，工作人員都不愿更新，甚至排斥別的單位研制的高級系統(tǒng)，研發(fā)過程做了很多重復單一工作，導致各地檔案館所使用的管理系統(tǒng)參差不齊，最終呈現(xiàn)出各自為政、各成一體的分散局面。如果這樣一直發(fā)展下去，勢必造成檔案管理水平的停滯，影響檔案管理現(xiàn)代化水平的提高。

2.2檔案管理資金投入不足

由于資金問題，許多檔案館（特別是基層檔案館），無力引進先進的管理系統(tǒng)和硬件，只能使用傳統(tǒng)的人力搜索或者已經(jīng)淘汰的設備進行管理，效率低下，已經(jīng)嚴重制約我國檔案管理現(xiàn)代化水平的提高。

2.3檔案管理專業(yè)人才缺乏

人才是推動科技進步的驅動力，檔案管理人才可以分為以下幾種：檔案管理輔助人才、檔案管理專業(yè)人才和檔案管理高級專業(yè)人才。檔案管理高級專業(yè)人才不僅需要高深的專業(yè)造詣，還得懂管理，具有較好的溝通和協(xié)調能力，能夠制定檔案現(xiàn)代化管理的措施，控制檔案管理向著科學化發(fā)展。檔案管理專業(yè)人才需要做好檔案的編制等工作順利協(xié)調進展，積極開發(fā)新程序新設備，促進檔案管理工作的進展。而我國檔案管理人員的素質不高，缺乏檔案管理專業(yè)人才和檔案管理高級專業(yè)人才，導致許多好的建議得不到采納，好的方法得不到實施，嚴重阻礙了檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進程。

3.檔案現(xiàn)代化管理的舉措

3.1加強對檔案管理標準化的建設

檔案管理標準化是檔案管理現(xiàn)代化的前提，沒有標準，各種檔案數(shù)據(jù)的傳遞交換和檔案資料的分享都不可能實現(xiàn)。各單位有自己的獨特性，一般不愿重換系統(tǒng)再次錄入數(shù)據(jù)，所以要做好各單位的思想工作，放長眼光，一次標準化可以帶來長期持久的效益。標準化的制定和實施絕非一件易事，需要各部門的團結協(xié)作和共同努力。

3.2加大檔案管理現(xiàn)代化的投入

首先，領導要加強對檔案管理工作的關注，支持檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，加大加大檔案管理現(xiàn)代化的投入，將檔案管理建設納入工作考核項目之一。做好年初投入預算，購置必備的檔案管理硬件設備和軟件系統(tǒng)，配備消防設備、監(jiān)控器等輔助設施，做好檔案館的保護工作，切實保護好檔案安全。

3.3加強專業(yè)人才培養(yǎng)

檔案管理的現(xiàn)代化需要一批優(yōu)秀的專業(yè)人才，這就需要高校加快檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，塑造一批具有專業(yè)知識的高素質人才。除此之外，還應當加強單位內部人員的培訓，定期學習理論知識和交流經(jīng)驗，提高員工的計算機水平。

總結：

隨著我國檔案管理水平的發(fā)展，管理現(xiàn)代化水平越來越高，不僅要建立檔案管理標準化、加大檔案管理投入和加強專業(yè)人才培養(yǎng)，還可以借鑒國外的發(fā)展經(jīng)驗，取其之長，彌己之短。充分利用現(xiàn)代化計算機技術和現(xiàn)代化管理經(jīng)驗，提高我國的檔案管理現(xiàn)代化水平。

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