基于作業成本理論的圖書館管理方法初探

關鍵詞：作業成本法；圖書館；成本管理

摘要：文章分析了作業成本法在圖書館適用的可能性與必要性，探討了這種理論在圖書館適用的程序模型，就其優熱、局限性以及圖書館的應用策略進行了初步探討。

中圖分類號：G251文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2014）11-0083-02

收稿日期：2014-09-21

作者簡介：朱雪清（1966-），川匯區圖書館館員。1作業成本理論與圖書館成本管理

1.1作業成本理論的緣起

早在20世紀40年代，美國著名會計學家Eric Kohler就提出了“作業”和“作業會計”的概念，但是受制于當時理論的局限性和社會經濟條件，沒有得到深入研究。至20世紀80年代，現代科學技術的應用導致生產方式的重大變革，使得傳統成本會計系統的弱點凸顯，學術界對成本理論的思考進入反省期。20世紀80年代末，Robin Cooper與Robert S Kaplan等學者連續發表有關作業成本法的論述，在西方國家掀起研究與實踐作業成本法的熱潮。作業成本法的基本原理是將生產過程中的資源消耗通過對資源動因的分析追蹤到具體的作業當中去，又根據作業動因把成本追蹤到最終的產品，形成產品成本。

1.2作業成本理論在圖書館的適用性

作業成本法在圖書館的應用機理可以表述為：圖書館服務（即企業的“產品”）消耗作業、作業消耗資源、資源產生成本。圖書館還具備作業成本法的其他適用條件：其一，圖書館有明顯的多項作業的特征。比如僅圖書流通就包括圖書驗收、入藏、排架、外借、催還、歸架、清點、剔除等業務環節。其二，圖書館的每項業務都由成本動因來驅動，而且可以計量。比如，驗收、排架、外借、清點、剔除的成本驅動因素是圖書冊數。通過建立作業和成本動因之間的聯系，可以核算每項作業的成本。其三，圖書館的作業有明顯的周期性和重復性，這也符合作業成本法的適用特點。

1.3圖書館應用作業成本法的必要性

作業成本法在圖書館應用的意義包括：其一，增強圖書館的成本管理意識，減少成本消耗，提高辦館效益，為用戶提供更多更好的服務。其二，有利于政府部門對圖書館的管理績效評價，為政府部門向圖書館投資提供決策依據。其三，揭示圖書館業務活動和成本動因、成本消耗之間的聯系性，發現改進成本管理的薄弱環節。其四，挖掘圖書館閑置資源的價值，盤活閑置資本。其五，杜絕圖書館在資源使用中存在的“跑、冒、滴、漏”等浪費現象。

2作業成本法在圖書館應用的程序模型

2.1確認資源項目

資源項目劃分的意義在于確定資源消耗的去向，以作為成本控制的觀測點。對于圖書館的成本構成，學術界存在不同的理論與表述。有學者認為，圖書館的成本包括人員成本、管理成本、流通成本、采購成本。而另有學者認為，圖書館成本主要涉及人力成本、購書成本、消耗成本等三個方面。從作業成本法管理的要求來講，一方面資源項目的劃分不能太細，以免不適當地增加成本核算工作量，造成信息收集和分析的困難。另一方面，資源項目的劃分不能過于籠統，以免影響成本核算的準確性。圖書館的資源項目可以在人力成本、管理成本、采購成本等框架劃分的基礎上，再細化為職工薪金、辦公費、差旅費、設備購置費、技術建設費、學術研究和交流費、輔助材料費（書標、磁條等）等。

2.2定義主要作業

定義主要作業就是對圖書館的業務活動進行分類，這對作業成本法的應用至關重要。因為，圖書館的全部成本就是所有作業的成本之和。定義主要作業應該由有經驗的圖書館管理者與一線職工配合進行，防止“長官意志”。為了使對作業的選擇、描述合理準確，可以對圖書館的業務作出流程圖，把業務活動直觀化。比如，流通部的工作就可以劃分成圖書驗收、排架、借閱、歸還上架、清點、剔除、業務統計等。作業的劃分不一定非要與圖書館設置的采編部、流通部、閱覽部、技術部、輔導部、辦公室等職能部門一致。有的業務由多個職能部門共同完成（比如：圖書采訪、驗收等），而每一個職能部門又從事著多項業務。要注意圖書館不同業務之間的聯系性，盡量做到環環相扣和銜接，對一些小的作業可以合并。

2.3建立作業中心

在微觀上，圖書館各職能部門內部的業務體現出流程性。從宏觀看，圖書館職能部門設置采取的是一種平行結構。主要作業確定后，就需要以職能為依據，把各職能部門中的具體業務歸集到作業中心，形成相關作業的集合。這樣，圖書館的作業中心就包括采編業務中心、流通業務中心、閱覽業務中心、技術支持業務中心、輔導業務中心等。通常，一個職能部門設立一個業務中心，但是對于規模較大、業務種類較多的圖書館，可以在一個職能部門設立多個業務中心，或者一個業務中心包含的業務涉及若干個職能部門。業務中心建成后，同性質的業務就組成作業成本庫。比如，技術維護是一項業務，那么所有與技術維護有關的成本都歸集到“技術維護”這個成本庫中。將資源耗費分配到成本庫中的每項作業，就得到每項作業的總成本，即每項作業的資源耗費情況，以此決定資源的調整與配置。

2.4分析成本動因

成本動因是引發成本費用的原因，是確定某項作業工作量的變量，又稱成本驅動因素。確定成本動因是應用作業成本法的關鍵，因為成本動因影響著作業行為，決定著成本的大小，而作業成本法就是要找到成本動因這個資源消耗的量化標準。比如，對圖書采購而言，采購的訂單數量就是圖書采購的成本動因。因為，訂單的數量制約著圖書采購的工作量和資源耗費。又比如，可以把查新報告的份數確定為科技查新的成本動因，因為查新報告份數影響工資總額、設備折舊、數據庫使用費等資源消耗，最終決定科技查新的總成本。還比如，圖書編目的成本動因是需要分類編目的圖書冊數，而圖書外借的成本動因則是讀者人數等。圖書館成本動因的多少與作業的復雜程度和作業中心的數量有關，選擇成本成本動因應遵循下列原則：一是重點性原則，即把對成本變動影響最大的因素確定為成本動因。二是關聯性原則，即選擇與資源消耗和成本分配呈最明顯線性關系的因素為成本動因。endprint

2.5計算成本分配率

將圖書館某項作業的總成本除以成本動因數就得到成本分配率，即每單位成本動因的資源耗費標準。總本成可以從圖書館的各種會計報表統計得出，而隨著圖書館自動化水平的提高，對成本動因數量（比如查新人次、借閱人數、上機人次等）的獲得變得越來越容易和準確。在圖書館的不同職能部門之間，總成本往往缺乏可比性。但是，成本分配率卻具有可比的特性，代表著效率和績效。從作業成本法在圖書館的應用過程可以得出如下結論：作業成本法既可以橫向比較圖書館不同職能部門在同一作業中耗費的成本差異，還可以在某一個職能部門內部從縱向的業務流程著手，判斷成本管理存在的問題，找出對策。

3作業成本法在圖書館的應用評價

3.1作業成本理論的相對優勢

朱雪清：基于作業成本理論的圖書館管理方法初探朱雪清：基于作業成本理論的圖書館管理方法初探圖書館管理的本質是成本管理。但是，傳統的成本管理無法揭示資源消耗與成本動因之間的關系，不能提供準確的、跟蹤性的成本信息。作業成本法與此不同，一方面把圖書館成本核算的關注點從最終的“服務”（“產品”）轉移到“作業”上來，圍繞作業對資源的消耗來分析成本狀況，由于作業和資源消耗的直接關聯性，使得成本信息能夠更準確地反映實際情況。另一方面，作業成本法強調研究資源消耗和成本動因之間的內在制約性，將成本核算與成本控制有機結合起來，提高了成本管理的績效。國外部分圖書館的實踐證明，作業成本法符合圖書館的戰略規劃、成本控制、預算、決策支持的需求，具有明顯的效果，展示出了比較于傳統成本法的顯著優勢。

3.2作業成本理論存在局限性

作業成本法的推廣和實用并沒有人們預期的那么順利，在經歷了興起、熱潮等發展階段之后，人們逐漸認識到這種理論的局限性和不足，開始以冷靜的心態來審視這種理論的優缺點和現實的應用價值，國外有的圖書館又回歸于適用傳統的在本管理方法。其一，對圖書館成本動因的判斷沒有客觀標準，確定成本動因靠觀察和經驗，帶有主觀性，可能出現誤差。其二，作業成本法只能分析作業導致的資源消耗，而與圖書館作業沒有直接聯系但是卻有間接影響的成本無法核算。其三，數據收集、處理的任務量大，增加了時間成本和資源成本，大范圍地在圖書館推行比較困難。

3.3應用作業成本法的策略

在我國圖書館的宏觀與微觀環境尚不足以形式利于應用作業成本法的情況下，有必要采取專家論證、先行試點、循序推廣的策略。否則，一旦走了彎路、受到挫折，就會挫傷圖書館對作業成本法的認同度與積極探索的熱情。對于無條件適用作業成本法的圖書館，可以學習借鑒國外圖書館開展成本管理的意識和經驗。比如，國外有的圖書館通過對作業成本法的改造，采用“作業分析法”深入到圖書館業務流程與價值鏈進行成本研究，提供成本控制的依據。國外圖書館界對作業成本法的研究已經有了相當的廣度和深度，內容涉及該理論在圖書館應用的背景、條件、原理、程序，以及案例介紹等方面，個別圖書館還提出了作業成本法的最佳實踐指南。

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（編校：嚴真）endprint