淺談高校檔案工作的重要性及幾點建議

白曉春

[摘 要]高校檔案分為黨群類檔案、人事檔案、教學檔案、學生檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、財會檔案等。各類檔案都是不可缺少的因素，需要成功的管理經驗有效管理辦法，以滿足信息時代對高校檔案的要求。

[關鍵詞]教學檔案；人事檔案；基建檔案；學生檔案；科研檔案；檔案信息化；開放利用

高校檔案是在從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的文件材料，記載著學校的教育及成長歷史，它是一所高校這一鮮活生命的學和肉，沒有它，一所高校就是一副干癟的空架子。沒有它，人們無從了解到這個學校的輝煌業績和寶貴經驗，沒有它也沒有這所學校的更好發展，做好這一項檔案工作，不僅影響學校的發展，也影響社會的進步。

那么，根據高校檔案信息形成的規律，可把高校檔案分為黨群類檔案、人事檔案、教學檔案、學生檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、財會檔案等。因學校的類別不同檔案分類也有所不同，各類檔案都是不可缺少的因素，它們緊密地結合在一起，相互促進，使檔案事業在不斷進步的社會環境中得以順利發展。

一、下面著重介紹高校檔案中的幾個重要組成部分及其作用

1、教學檔案是高校師生在進行教學活動，教學管理過程中的歷史記錄和真實反映。第一、它是提高教學質量和提高教學管理水平的重要依據。在日常教學活動中，各種工作的不足和問題都會在相關的教學記錄上有所體現，因此，分析這些教學記錄，可以發現問題，進而推動教學質量和教學管理水平的提升。第二、它是進行教學改革和教學研究的重要依據。它記載了長期的教學活動情況、科研情況以及教學管理工作中的經驗和教訓等，當教學活動或教學管理需要做出新的決策時，教學檔案可以提供針對性的參考，可及時有效制定出符合本單位實際的相關政策。第三、在教學評估環節，專家主要通過查閱教學檔案資料來掌握相關具體情況的。所以它是教學評估工作的重要依據。教學檔案的管理和利用水平直接反映了學校的辦公水平和能力。

2、人事檔案來源于人事、人力資源管理活動，又為其服務，反映教師學習經歷、工作經歷、社會活動等內容，以教師個人為單位保存備查的原始記錄。人事檔案又是使用干部的重要依據。隨著新的形勢下工資制度的出臺，健全每一個人的人事檔案中的工資數據至關重要，每一年的崗變、薪變體現出了每一個教職工的成長。

3、高校基建檔案是建設活動中形成的第一手材料。第一、它真實得記載了學校內各類建筑物、構筑物、地上地下管線等基本建設的規劃、設計、招標圖、施工以及使用過程中維護等實際經過的詳細資料。第二、對高校的續建和發展具有參考作用，技術人員通過查閱歷史資料，在新建、擴建、改建等工程圖紙的設計工作中汲取精華，去其糟粕，建設過程不走彎路，節省時間，提高效率。第三、在建設過程中可以重復利用。

4、學生檔案詳實記錄了學生在校期間學習成績、考核、行為表現、獎懲情況等方面內容，通過這些記錄，我們可以了解學生情況，不僅對就業提供一個信息咨詢平臺，也對治校興學，提高學校管理水平有舉足輕重的作用。學生檔案管理還包括招生、計劃、就業這三大模塊，三者是一個不可分割的整體。

5、科研檔案是各類教改項目及科研課題的立項申請書、實施計劃、成果以及獲獎的申報材料和獎狀，教師發表的教學研究的論文目錄等。她可以促進學校的學術研究，同時也活躍學校的學術氛圍，使教學水平更上一層樓。

黨群類檔案、設備檔案、財會檔案就不一一贅述，各類檔案在高校檔案中都占有非常重要的位置，缺一不可，互相依存。需要綜合運用各種知識與技能，去尋求成功的管理經驗和規律，有效管理和開發檔案資源，最大限度地滿足信息時代對高校檔案的要求。

二、本人對于完善高校檔案管理提出幾點建議

1、提高領導對檔案工作的足夠重視，使其成為檔案工作的直接監督人。

2、按標準要求建設好規范化的綜合檔案室，購置必備的檔案裝具，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施。

3、對于檔案工作人員，要提高他們的綜合素質，掌握新的知識和先進的管理技術，做好日常檔案管理工作的同時，還能夠進行新技術的日常使用，維護和更新。

4、建立健全切實可行的檔案管理制度。

（1）建立檔案工作目標責任制。

高校檔案工作僅靠檔案管理部門來抓，力度遠遠不夠。明確高校主管領導是檔案工作一級責任人，各職能部門和院系部負責人是二級責任人，各單位兼職檔案人員是具體執行人，學校檔案管理部門負責監督和檢查，使高校檔案工作形成一種有人管，有人做，有人查的良好機制。

（2）收集工作必須貫徹集中統一管理的原則，遵循教學檔案的自然形成規律，按歸檔范圍分類收集，必須保證歸檔教學文件材料收集的完整性、準確性、真實性、系統性。

（3）各系部、處室要建立相應的檔案收集、歸檔、移交制度，檔案室統一保管。對永久、長期保存的檔案應定期向上級檔案部門進行移交，為了避免檔案丟失、改動、必須建立、健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，嚴格手續，做到轉出、轉入、接收、查閱、借閱有登記。

5、加快檔案信息化與數字化。

檔案信息化就是在檔案管理活動中應用現代化信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程；數字化主要是科學選定檔案目錄數據庫，將檔案全文數字化，還要對數字化檔案的相關信息進行采集，就得要改善檢索功能，利用先進的檢索技術，將檔案著錄與標引完成，在檢索時使檔案信息的查找更加準確與便捷。

6、改革檔案的服務化方式，容許一定的檔案開放利用。

將以往的被動式服務改為主動式服務，將一般可以公開和保密期滿的檔案信息資源向學生、教師、社會開放，允許相關人員在履行規定的手續后，進行開發利用。

參考文獻：

[1]對加強高校教學檔案管理的思考，白雯，2011.07.

[2]高校檔案管理時代化對策淺析，李玲，2010.21.

[3]新時期我國高校檔案管理的現狀及對策研究，趙黎霞，2011.07.

[4]周應萍.信息化建設中信息資源開發利用的策略研究.2009.08.