淺談如何做好辦公室文秘工作

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摘要：企業中的辦公室是連接領導與員工的紐帶，在企業發展中起著承上啟下的作用，因此企業要重視辦公室文秘工作。本文主要是對辦公室文秘工作的職責、要求和如何加強辦公室文秘工作進行分析論述，希望提供一些有價值的參考，從而有利于充分發揮辦公室文秘工作的作用，促進企業發展。

關鍵詞：企業；辦公室；文秘工作

簡單地來說，企業辦公室文秘工作是管理企業文檔，安排機構事務或是幫助部門負責人處理日常工作。這只是傳統意義上對文秘工作的理解，實際上辦公室文秘工作不只是這些簡單的工作，它起著承上啟下的作用，不管是對外交流還是對內協調、信息的傳達都離不開辦公室文秘工作。下文將對企業辦公室文秘工作進行詳細論述。

（一）辦公室文秘工作的職責和要求

辦公室文秘工作的主要職責大致有：輔助參謀、協調溝通、接人待物、撰寫公文文書、文件管理、傳達信息、會議組織以及協助主任做好辦公室日常工作。文秘工作的這些職責決定了辦公室文秘工作人員必須具備各種素質，現在企業對從事辦公室文秘工作者的素質要求愈來愈高，要求從事辦公室文秘工作者具備扎實的文字功底、敏銳的政治頭腦、刻苦的學習態度、較強的交際能力、熟練的協調技術、良好的心理承受能力以及較強的職業道德和責任心。這樣，可以看出企業對文秘工作者的要求是很高的，這正反映出了辦公室文秘工作在現代企業中有著越來越重要的作用。

（二）加強辦公室文秘工作的措施

辦公室文秘工作在現代企業中發揮著越來越重要的作用，因此企業工作中要重視辦公室文秘工作，不斷提高其工作效率。

1.科學認識辦公室文秘工作

現如今，市場經濟競爭日益激烈，企業對文秘工作的要求也越來越高。企業員工特別是有些領導者應該改變對文秘工作的傳統看法，不應該認為其工作只是在企業辦公室打打雜或者幫助領導處理一些簡單的日常事務的工作，應該把辦公室文秘工作提到一個非常新的高度，充分認識到辦公室文秘工作對企業發展有著非常重要的作用。企業領導者應該充分相信和利用辦公室文秘工作人員，不必事必躬親，把一些繁瑣、具體的事務都可以交給辦公室文秘去做，領導自己主要抓大事、抓全局，這樣不僅可以提高自身的工作效率和質量，同時還有利于促進辦公室文秘工作人員綜合素質的提高。

2.辦公室文秘工作人員要不斷提高自身素質

（1）認真學習理論知識，提高政治覺悟

辦公室文秘人員要認真學習鄧小平理論、“三個代表”重要思想，以及黨和國家的路線方針、政策理論，深刻理解精神實質，不斷提高政策水平，增強政治敏銳性和政治鑒別力，把握正確的政治方向，始終與黨中央保持高度一致。要通過黨性鍛煉，來加強自身修養，堅定政治理念，牢固樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，在關鍵時刻能審時度勢，看清方向，這是文秘人員必備的素質。

（2）文秘人員要不斷提高其文字功底

雖然說文秘人員不需具有很高的才氣，但應該有非常扎實的文字功底，因此，文秘人員要努力提高其文字水平。一方面，要加強對寫作和業務知識的學習和掌握，準確把握和全面理解新時期行業工作的動向，尤其是國家煙草局關于推進行業改革的措施和言論要保持高度的敏銳性。另一方面，文秘人員應利用參與會議、調研、考察等活動的機會了解和吸納來自各方的知識和信息，做到廣聞博覽、廣泛涉獵，促使自己具備廣闊的眼界和知識面，并注意收集素材，努力做到學以致用。

（3）文秘人員要具有較強的調研能力

文秘人員要善于出去調研，要具備較強的調研能力。調研活動結束后，對相應的材料要進行整理，去仿存真、由此及彼、由表及里深加工，形成高質量的調研報告，從而為領導科學決策提供有益的借鑒。

3.辦公室文秘人員努力做好自己分內的事

眾所周知，細節決定成敗，辦公室文秘工作是一項細致的工作，因此這要求辦公室文秘工作要做到細致規范，從細小的事情抓起，堅持嚴謹細致。如在安排會議活動時，辦公室文秘工作人員可以結合自己單位的實際來制定出詳細的會議安排方案，根據會議規格高低、人員多少、日程長短，設立相應的工作計劃。只有辦公室文秘工作人員細致規范，才能做好辦公室文秘服務工作，保證文秘工作不會出錯，從而保證辦公室和領導日常工作的順利有序的進行。

辦公室文秘工作有著承上啟下、聯系群眾、協調溝通的重要作用，同時也關系到辦公室工作能否高效運轉和辦公室工作效率的高低。辦公室文秘工作人員把文秘工作做“到位”，首先是應該做好自己的分內之事，把領導交給自己的事情做好，讓領導滿意自己的工作，同時也敢于承擔責任，只有這樣才是把文秘工作做“到位”了。文秘工作在做“到位”的同時，也要時刻注意文秘工作不能“越位”，這里的“越位”是做超出自己職責和能力以外的事情，在辦公室應該一切都聽從領導的指示，在領導授權的范圍之內行使自己的職責，不能耍小聰明和自作主張。因此，在辦公室文秘工作中要學會擺正自己的位置，既要完成領導的任何，讓領導滿意，又要在自己的職責范圍之內做事。在辦公室文秘工作中要把文秘工作做好就必須把工作做到“到位”和“不越位”。

辦公室是一個企業各種生產和經營活動政策落實的參謀部和服務部，上為領導服務，下為企業員工服務，中間位企業各部門和車間服務。在某種程度上說，一個企業辦公室文秘的工作服務水平直接關系到企業生產和經營活動水平。因此，辦公室文秘工作人員要充分發揮文秘工作的作用，積極為企業服務，當好企業領導的參謀助手，積極的為企業領導提供促進企業發展的建議和意見。

4.重視細節，抓關鍵，同時不可忽視小事

（1）不可忽視小事

辦公室文秘工作無小事。當我們面對大量繁雜的事務，立足于抓大事是明智的，但對于一些小事也要顧及，要想得到，抓了西瓜也要想到抓芝麻。也就是說，在工作中千萬不可忽視小事，小事是相對而言，辦好了就是小事，辦不好就會影響全局，貽誤工作，就是大事。

（2）要重視細節

細節決定成敗。作為企業領導的服務部門，要求文秘人員在工作要細心、細致，從細小的事情抓起，堅持嚴謹細致，來不得半點馬虎和敷衍，時時、事事都要認真再認真，細致再細致。

（3）分清主次

辦公室工作千頭萬緒，要避免“東一榔頭西一棒子”，時刻保持清醒頭腦，對輕重緩急的事情有掂量好，清楚哪些可為，哪些不可為，做到不亂為。弄明白之后再做事，這樣辦事才有的放矢，事半功倍。不管事情再多再雜再細，都不能忘了規矩，該請求的要請示，該拍板的要拍板，該反饋的不截留。

（三）結束語

綜上所述，辦公室文秘工作在企業發展中發揮著重要的作用，因此，企業要重視辦公室文秘工作。企業做好辦公室文秘工作能協調好領導、員工之間和部門之間的關系，從而促進企業發展，增強企業的市場競爭力，進而在激烈市場競爭中立于不敗之地。

參考文獻：

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[3] 杜亮：《新形勢下如何做好辦公室工作》[J]，《科技信息》，2011年第18期。