淺談法院訴訟檔案電子化管理探析

金　萍

淺談法院訴訟檔案電子化管理探析

金萍

法院訴訟檔案電子化管理是法院信息化建設和司法改革的必然要求，本文結合訴訟檔案自身特點，試對訴訟檔案電子化管理的現狀、存在問題、發展趨勢作粗淺探析，以期探索適合電子訴訟檔案的管理模式。

法院 訴訟檔案 電子化管理

加拿大著名檔案學家特里·庫克提出：“檔案工作者由實體保管員向知識提供者的過渡，正是檔案界為應對電子時代的挑戰，由保管時代向后保管時代過渡的要求”。作為一種專業性極強的專門檔案，法院訴訟檔案在“后保管時代”的大背景下，其管理模式的選擇既要適應社會對檔案管理的需求，又要兼顧自身的專業性特點，在由實體管理向知識管理過渡過程中，訴訟檔案的電子化管理無疑是“重頭戲”。本文試圖對后保管時代法院訴訟檔案電子化管理作粗淺探析。

一、法院訴訟檔案電子化管理現狀

在信息時代的大背景下，全國各地法院都加快了信息化建設進程，許多法院紛紛與高校、軟件開發商等合作，開發出以《法院綜合信息管理系統》（以下簡稱《法綜系統》）等為代表的信息管理系統，“法綜系統”通常集OA，審判管理，綜合管理為一體，使法院能夠進行檔案管理、案件管理、流程管理、后勤管理、信訪管理、立案分配管理、人力資源管理、執行管理等方面的計劃與控制，并進行分析處理，成為各地法院辦案及內部管理的方法和工具，為規范審判工作程序，提高工作效率，促進司法公正提供了有力保障。“法綜系統”的使用，優化了訴訟檔案立卷、歸檔、檢索、統計等工作環節，所有案件從立案到歸檔，均通過計算機網絡系統進行控制管理，提高了工作質量和效率。但是，從全國范圍來看，由于沒有統一設計開發，各地法院的信息管理系統各不相同，檔案電子化管理這種“各自為政”的狀態，不利于實現跨地區的訴訟檔案信息共享。另外，各地檔案數字化工作進程差異較大，很多法院尤其是基層法院還未實現訴訟檔案的全面數字化處理，卷宗調閱仍基本停留在實體利用階段。由于訴訟檔案的利用率很高，辦案人員查閱卷宗時，不得不頻繁到檔案室調取卷宗，既占用了時間，又不利于檔案實體的保護。因此，今后一段時期內，訴訟檔案全文數字化工作是法院檔案電子化管理的重要工作內容。

二、法院訴訟檔案電子化管理面臨的問題及對策

1.電子訴訟檔案管理標準問題。訴訟檔案電子化管理的基礎是標準化，由于各地法院的信息管理系統各不相同，在設計檔案管理項目軟件時，也沒有遵循統一的指導思想。由于訴訟檔案的專業性，一些普通的電子文件標準并不能完全滿足未來訴訟檔案信息化的系統整合和數據共享需求，如數據著錄、設備兼容、應用軟件推廣、信息聯網等，都必須盡快制定與訴訟檔案需求相匹配的、統一的設備標準、參數標準、接口標準。制定一套專門的電子訴訟檔案管理標準迫在眉睫。建議由最高法院牽頭，在廣泛調研的基礎上，制定出一套符合法院電子訴訟檔案的管理標準。

2.電子訴訟檔案的長期保存問題。計算機技術日新月異，軟硬件升級換代加快，如何確保讀取以前形成的電子文件，是解決電子訴訟檔案長期保存問題的關鍵。由于法院訴訟檔案產生方式和來源的特殊性，絕大部分訴訟檔案如當事人提交的各種證據材料，公安、檢察機關形成的偵查、鑒定材料等，是以紙質、照片等形態存在，因此必須通過數字化掃描轉化為以圖像形式存在的電子訴訟檔案。確保掃描圖像的長期可讀性是一個必須解決的重要問題。國家檔案局2001年6月5日發布的《檔案管理軟件功能要求暫行規定》第十四條，推薦JPEG和TIFF作為檔案數據文件的通用文件格式。但是，JPEG的壓縮功能為有損壓縮，每打開、編輯和再保存一次，圖像就被重復壓縮一次，數據也會被重復損害一次，最終將導致數據被損壞而無法運行使用。TIFF的壓縮功能為無損傷壓縮，但它的圖像格式占用存儲空間大，極易導致設備和資金投入的惡性上升，使數據在系統中的的傳遞速度越來越慢，給檔案數據保存和利用帶來挑戰。近年來，檔案學者和檔案工作者紛紛對檔案數字化圖像格式的選擇作了分析探討，如閻朝科認為，MDI是一種優于JPEG和TIFF格式的一種圖像格式，它是Office2003工具軟件中掃描管理軟件“MicrosoftOfficeDocumentImage”所產生的數據格式，它“將JPEG體積小和TIFF高質量保真、圖片頁面不能被人破壞和更改的優點集于一身”。并認為可以將MDI的應用程序打造為檔案界的專用和通用瀏覽器。筆者認為，訴訟檔案電子化格式選擇上，至少應滿足以下幾方面：被多種操作系統和應用軟件支持；支持多種存儲技術，或與存儲技術無關；當用戶不能使用指定產品軟件時，可使用已有的插件讀取；使用與設備無關的顏色規范實現準確打印和再現，不必考慮軟硬件平臺；支持無損壓縮；維持固定的文件頁面、章節、段落的邏輯組織結構，不因軟硬件平臺和閱讀器變化而變化。

3.網絡安全問題。隨著網絡化的發展，訴訟檔案信息的網絡化管理及其安全性、可靠性沒有充分保障，加密技術、防火墻技術、監控技術等至今沒有得到妥善解決。隨著黑客攻擊、竊取的手段不斷提高，網絡的不安全性也隨之增加。在目前網絡安全技術和保密措施無法杜絕黑客攻擊的情況下，如何保證訴訟檔案在網絡中的安全，已成為制約訴訟檔案電子化管理的一大障礙。訴訟檔案涉及許多國家機密、商業秘密、個人隱私等，一旦保密信息泄露，將造成不可預估的損失。為確保電子訴訟檔案的安全管理，法院檔案人員及其他工作人員在使用檔案管理系統軟件時，應做到：不將裝有訴訟檔案管理系統的計算機接入互聯網及其他公共信息網絡；不交叉使用優盤等移動存儲介質；不在計算機上擅自安裝軟件，尤其是安裝從互聯網下載的軟件；計算機系統出現問題需維修時，應在單位內部進行維修，現場有專門人員監督；不使用具有無線互聯功能的計算機。

三、訴訟檔案電子化管理的發展趨勢

訴訟檔案電子化管理，將大大降低非電子化材料的使用頻率，保護實體檔案材料的安全，提高訴訟檔案利用效率。隨著社會信息化的持續發展和法院信息化建設的不斷深入，法院檔案工作的載體對象發生了變化，傳統檔案的載體形態開始向數字化形態過渡，檔案管理的主要環境逐漸向數字環境遷移，訴訟檔案電子化管理必然向更縱深的層次發展，因而訴訟檔案工作的管理理念、管理方法、管理流程等多方面都將發生明顯的變化，法院檔案部門的角色也從原來的較封閉的保管者向較開放的知識、信息的提供者過渡。筆者認為，法院訴訟檔案電子化管理將有以下幾方面發展趨勢。一是各級法院通過利用先進的數字化技術手段，有步驟地開展包括紙質、照片、庭審錄像等各類傳統載體訴訟檔案的全面數字化工作，建立本單位或本轄區的紙質檔案全文數據庫和多媒體檔案數據庫；二是由最高院牽頭，通過統一組織，統一規劃，利用技術手段，采用統一標準，最終實現全國四級法院訴訟檔案數據庫聯網，使全國法院系統內部人員在自身權限范圍內，能夠方便快捷地進行網絡調閱；三是訴訟當事人及其代理人通過各級法院的對外門戶網站，按身份、權限查閱案件相關內容；四是與公安、檢察部門的檔案管理系統對接，在設定查詢權限的前提下，實現公、檢、法檔案信息資源共享，完善工作銜接，提高辦案效率。