電子檔案的整理與保護探析

摘 要：電子檔案的整理與保護工作是檔案管理工作重要的組成部分，檔案工作人員應適應社會與科技發展的需要，開拓檔案管理的各項功能，創新思維，以科學的方法做好電子檔案的整理與保護工作。

關鍵詞：電子檔案；整理；保護

一、電子檔案的概述

電子檔案是一種具有查考利用價值并應當歸檔保存的電子文件，它具有電子文件本身的所有技術特性，因此，相比較于傳統紙質檔案來說，二者在管理上存在很大的差別。而電子文件是在紙制文件的基礎之上廣泛形成的，它是一種具有動態特點的虛擬文件，利用計算機軟件將各種類型的數據經過有機結合后，再經過計算機處理和管理，從而達到一種數字化形態的信息，主要以計算機盤片、光盤以及磁盤等一些化磁性材料為載體，例如生活中常見的電子信件、電子文書以及電子圖表等都是屬于電子文件。然而隨著社會各個領域例如教學、生產、科研以及基建等都含有較多的電子文件信息，面對這一爆炸性增長的現實，對于檔案管理部門來說，如何管理和保護好這些電子化的信息資源，以為社會發展提供具有長期有效利用價值的信息是其迫不及待要解決的問題，只有這樣電子檔案信息才能夠滿足社會信息發展需求，發揮其重要作用。

二、電子檔案的優越性

首先，直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效。現代網絡系統不但為歸檔提供了快捷的管理手段，也提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量、立卷管理水平和檢索速度，達到及時歸檔的目的，便于檢索利用。

其次，微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺。傳統的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為微機網絡管理，文檔用微機按“件”整理歸檔。可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。

再次，微機管理更有利于文檔的保密 過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關的文件，從而達到了文件保密的要求。

最后，微機管理有利于提高檔案管理工作的質量。要提供可利用的檔案，必須有高質量高水平的文檔卷宗。傳統的文書立卷工作很難做到完全統一，必然影響到案卷質量水準。文書檔案管理進行微機管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務時，能夠發揮出更好的時效價值。

三、電子檔案的整理

（一）文書電子檔案整理。一是內部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。

（二）科技電子文件歸檔。科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。

（三）會計電子文件整理。

1.工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等，同時還應附移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時憑證。

2.賬簿。企業會計賬簿內容已進入計算機管理系統，現在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統一，其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。

（四）人事電子檔案整理。建立干部信息數據庫是進行人事電子檔案整理的首要步驟，也是整個信息系統的來源。因此建立的干部信息數據庫要盡可能包含干部各個方面的信息，以方便將來更大范圍的應用。一般情況下，建立數據庫主要包括多媒體信息數據庫和文字信息數據庫，其中多媒體數據庫的建立是一大難點，由于視頻、圖像等數據具有容量大、調用速度慢、不易管理等特點，以簡單的文件形式存放根本無法滿足未來數據量劇增時的管理、更新、調用、存儲等方面的需求，因此為了保障多媒體數據的有效應用，就必須采用先進的分布式多媒體數據庫，從而有效解決以上難題。

四、電子檔案的保護

（一）軟磁盤的保護。1.統一軟盤的規格，使用3.5寸高密盤保存。2.把住軟磁盤質量關。軟磁盤的質量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟磁盤往往不到1年，就讀不出數據。目前市場上存在不少質量低劣產品，所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。3.規范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里，環境空氣相對濕度控制在40%-50%，溫度控制在14-24℃。4.加強病毒防范。要求各業務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經常置于保護狀態。5.對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。6.在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。

（二）光盤的保護。1.規范排放和使用。光盤的存放應置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。2.保持良好的溫度、濕度環境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14-24℃，相對濕度40%-65%。3.注意避光。光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。因此，光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤，定期復制是當前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每2年，光盤每5年轉儲一次，轉儲后的載體與原載體同樣編號保存。

【參考文獻】

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