現代企業辦公室管理工作優化策略研究

摘 要：辦公室是企業中不可或缺的綜合性服務機構，辦公室工作質量的好壞直接影響著企業的發展，是保障企業各個環節中的工作能否正常運行的關鍵，新形勢樹立良好的企業形象，必須做好企業辦公室工作的管理和方式的創新，保障現代企業能夠跟上并適應時代的發展。本文將針對企業辦公室工作的現狀進一步探索現代企業辦公室管理工作的優化措施。

關鍵詞：現代企業；辦公室管理；優化策略；網絡；

文章編號：1674-3520（2015）-05-00-01

一、企業辦公室的主要職責

（一）日常事務精細管理

日常事務條理化是每一個規范高效的現代企業科學管理的前提。而企業大量的日常事務都是由辦公室負責承辦的。辦公室職員務必追求分管業務井井有條、條條清晰有理。

（二）檔案分類管理

檔案管理是一項專業性較強積累性工作，企業辦公室要根據企業自身專業特點搞好檔案的分類管理，方便查詢，指導未來業務和管理創新。

（三）信息溝通管理

企業辦公室要建立一個完整的信息網絡，保持溝通渠道的暢通。一切事務既要快速處理，又要力求準確執行，這離不開企業辦公室的信息溝通職能。企業辦公室對內部管理信息的報批傳閱遞送處理歸檔，應建立制度細化工作流程模式。對外部政策、市場用戶等各種類信息也應建立庫并完善信息平臺，疏通溝通渠道進行網絡化管理。

（四）協調管理

企業管理實際上企業在生產經營過程中協調人和人、人和事、人和物（生產資料）之間的利益分配關系。協調關系是辦公室職能；辦公室在企業中，是溝通上下、協調左右、聯系各方，它是保證企業工作正常運轉的服務中心。企業辦公室既要協調企業內部門與部門之間的關系，上級與下屬之間的關系，又要協調本單位與外單位以及客戶/政府職能部門的關系。

（五）會議管理

會議是管理的形式，也是管理的一個重要組成部分，企業有序運作離不開大大小小會議的舉行。企業辦公室是會議工作的主要策劃、組織者。企業的辦公會議、生產會議、營銷會議、接待等會議從開始到結束，都由辦公室策劃布置、安排執行、檢查落實、也就是業務工作還未開干，辦公室策劃者已經大腦模擬一遍。并要做到未雨綢繆，預測預防可能出現的不可控意外因素。從業務（擬定會議通知）工作開始便身先士卒，參與其中安排落實會議、整理有關會議紀要材料、下發各會議計劃任務至有關部門單位、跟蹤執行過程情況、進行督促檢查并及時建議領導協調過程困難、改進方法措施、直至考核的實施與激勵的兌現。

（六）輔助決策管理

管理決策者一般一人分管多項工作，因而難以對每個方面工作都作詳盡細致的了解。何況決策者本身也受到其信息、經驗、專業知識、實踐范圍等多方面的局限，不可能洞察一切，事必躬親。因此要求辦公室各業務主管人員就其主管的職責業務，進行匯總統計出結果后拿出初步處理意見，供領導妥善決策，這就是企業辦公室是領導智囊參謀作用的體現，所以辦公室是業務機構也是管理部門，每名辦公室職員務必做到認真/細致/嚴謹/規范/公道/正派。

二、現代企業辦公室管理工作優化策略

（一）建立高效管理制度

要建立一套高效的制度，這樣才能高效的進行規范化的管理并科學的開展工作。辦公室工作的步驟繁瑣，影響方面多，所以在平時工作時一定要有一套科學的規章制度來提供依據。這樣才能使工作有序、順利的開展，特別是印章管理制度、接待管理制度、公文管理制度及會議管理制度等更加需要有一套嚴格的規定。在進行接待及會議工作時要涉及到諸多重要機構和外部的一些企業，影響因素增多，這更加需要有一套科學的管理制度來提供保障，最好能將該項工作圖表化、制度化、步驟化，這樣還可以使工作效率大大提高。在進行優化工作流程的時候，要堅持有序性、系統性、可行性和簡潔性的基本方針政策，確保做到統籌兼顧、簡潔高效、流程設計簡單易懂。深入分析工作程序、擬定關鍵路線、優化工作途徑，采用合并法、剔除法、壓縮法、重新排列等方法簡化工作工序，找出最簡潔的工作工序，進而加速工作，有效提高工作效率。根據多年的工作經驗，充分利用信息化的工具就可以優化工作的流程，也是極大提升工作效率的有效工作方式。

（二）更新工作服務觀念

辦公室管理工作的開展，需要通過為企業提供良好的服務來體現。辦公室的一個重要工作職責之一，就是負責企業內部的接待工作。辦公室良好的對外接待能力，是企業綜合實力的體現，也從另一方面影響了企業的自身形象。企業的辦公室人員要對自身的思想意識進行提高，并且明確服務的工作理念。辦公室的服務工作對象要針對于領導、基層和外部組織來開展，并且不斷地進行各項服務技能的學習，提高自身的服務能力。

（三）提高內部資源配置水平

辦公室的工作內容相對復雜，在開展工作中要做好協調和管理，既要完成自身的本職工作，也要做好對其他部門之間的協調，完成領導所安排的各項任務。在一些任務的劃分上，辦公室人員要在做好本職工作的基礎上，再對其他部門的工作進行幫助。辦公室工作由于具有較強的工作壓力和工作難度，工作人員要不斷地提高自身的業務素質水平，并且對人員配置結構進行合理化地調整，以適應辦公室管理工作不斷變化的需求。

（四）保持企業發展目標

企業辦公室工作的開展最主要目的，是為了更好地促進企業的發展，并且服務于企業的日常運營管理工作。辦公室工作的開展，要以發展的眼光來看待各項管理工作，并且堅持正確的立場和工作方向，始終圍繞企業的發戰略來開展工作。只有真正地堅定正確的立場，才能更好地對工作中的是非進行分辨，找出企業的發展規律，更好地做好本職工作，促進企業的持續發展。

三、小結

企業辦公室是行政業務管理的主要組成部分，掌管著企業日常事務的核心，對企業的發展而言有著不可替代的重要作用。而辦公室本身就是復雜的工作，只有辦公室人員能夠重復的事用心做，不怕麻煩。要針對日常工作中發現的問題，進行工作的及時調整，營造良好的工作氛圍，做好現代企業辦公室管理工作。

參考文獻：

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