做好新形勢下檔案利用工作的思考

摘 要：加強檔案利用工作對于促進經(jīng)濟建設(shè)和社會服務(wù)事業(yè)發(fā)展具有重要意義。

關(guān)鍵詞：檔案利用；問題；對策；

文章編號：1674-3520（2015）-05-00-01

檔案利用工作是檔案工作的目的和歸宿，做好檔案利用工作是檔案工作人員的根本職責。

一、開展檔案利用工作的重要性

（一）提供檔案利用是檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的出發(fā)點和歸宿。“利用檔案”和“提供檔案利用”是檔案利用工作的兩個方面，是對利用者和檔案工作人員而言的，二者緊密相聯(lián)，相輔相成。檔案利用工作是利用檔案的必要條件，利用檔案發(fā)揮作用，是利用工作的直接目的。保存檔案和開發(fā)檔案信息資源的目的只有一個，就是為社會提供利用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的內(nèi)在價值和社會效益，把死檔案變成活檔案。這既是整個檔案業(yè)務(wù)工作的出發(fā)點，也是檔案工作的落腳點。

（二）檔案利用工作直接關(guān)系檔案工作的整體發(fā)展。檔案是社會各項活動的歷史真實記錄，具有記載憑證、科學(xué)參考借鑒作用。保存管理好檔案，就是為了發(fā)揮其潛在價值，更好地為社會服務(wù)。而利用工作是對檔案工作最好的宣傳工作。通過利用服務(wù)工作，能擴大檔案工作在社會上的影響，引起社會的廣泛關(guān)注，提高自身的地位，獲得各界的支持。

（三）檔案利用工作對檔案整體工作有檢驗帶動作用。利用工作如何，直接檢驗檔案整體工作的優(yōu)劣，既可以看出檔案收集、整理、編目、鑒定、保管、編研開發(fā)和現(xiàn)代化管理各環(huán)節(jié)工作的好壞，也能檢驗出工作人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)理念、服務(wù)態(tài)度。如果我們重視檔案利用服務(wù)工作，及時聽取采納在利用服務(wù)中的好的反饋意見，對檔案工作各項業(yè)務(wù)工作的整體均衡發(fā)展、改進和提高，必將起到極大的帶動作用。

二、當前檔案利用工作存在的問題

多年來，檔案人不斷創(chuàng)新服務(wù)機制，積極為全面建設(shè)小康社會服務(wù)，取得了顯著成績，但也存在著一些問題：

（一）檔案門類、種類收集不齊全、不及時。主要表現(xiàn)為：一是內(nèi)容不全。一些單位只重視紅頭文件的收集，忽視其他文件材料、實物的收集。二是載體單一。隨著計算機技術(shù)在辦公自動化中的廣泛應(yīng)用，檔案不再僅僅是單一的紙質(zhì)檔案，以磁、電、光等介質(zhì)為信息載體的文件資料應(yīng)運而生，產(chǎn)生了大量的電子檔案。而一些單位這些檔案表現(xiàn)往往忽視上述檔案的收集。三是被動收集。“坐、等、靠”的收集方式仍不同程度存在著。

（二）檔案管理手段落后，工作效率低。長期以來，由于受經(jīng)濟因素的制約，再加上一些領(lǐng)導(dǎo)的認識不到位，在檔案工作上仍有資金來源、裝備保障、人員配備等方面不足問題，也在較大程度上影響了檔案利用開發(fā)的發(fā)展。

（三）管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，缺乏主動超前服務(wù)意識。目前，一些單位和檔案人員缺乏創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，檔案信息仍存在重管輕用的問題，檔案利用仍處于被動狀態(tài)。

（四）檔案深度加工薄弱。一些單位在檔案升級過程中，撰寫了一些編研資料，但大部分還停留在一般簡單的匯編。提供系統(tǒng)的、數(shù)據(jù)全面、分析準確的專題編研材料為數(shù)不多，給查找和利用帶來不便。

三、加強檔案利用工作的有效措施

開發(fā)利用的關(guān)鍵在一個“活”字，要通過積極主動的工作，把“死”檔案變成“活”信息，化被動為主動，最大限度地為現(xiàn)實工作做好服務(wù)。

一是固本強基，加強檔案基礎(chǔ)工作。主要做到：一是加強檔案收集整理工作，力爭檔案的門類、載體齊全完整。只有掌握豐富、齊全、完整的原始應(yīng)歸檔材料，才能形成高質(zhì)量的檔案，才能在提供利用上掌握主動權(quán)。反之，檔案的利用工作便失去了物質(zhì)保障。為保證檔案的齊全完整，就需要加強檔案征集工作，確保檔案原始資料齊全。二是加大對檔案的審查、編排力度。隨著檔案現(xiàn)代化管理力度的不斷加強，需要我們對接收的各類檔案進行重新整理歸檔。由于許多接收的檔案或多或少地存在頁碼不齊全、裝訂不規(guī)范、歸檔目錄未編寫等問題。因此，在接收時應(yīng)嚴格審查，及時解決存在的各種問題。三是完善檔案檢索工具。能否及時準確地提供檔案，為利用者服務(wù)，在很大程度上取決于有無完備的檢索工具。針對這一情況，我們要在原有的案卷目錄、全引目錄的基礎(chǔ)上編制文號索引、專題目錄、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等檢索工具，進一步提高檔案利用的工作效率。

二是檔案工作者確立終身學(xué)習(xí)理念。隨著檔案業(yè)務(wù)范圍的不斷拓寬和現(xiàn)代化管理設(shè)備的逐步使用，對檔案人員也提出了新的更高的要求。因此檔案工作者必須適應(yīng)時代要求，不斷增強自身的學(xué)習(xí)能力，不斷汲取新的知識，調(diào)整完善知識結(jié)構(gòu)。同時也應(yīng)該不斷提高自身修養(yǎng)、陶冶情操，以自己的博學(xué)以及良好的職業(yè)道德贏得尊敬。

三是建立完善檔案利用規(guī)章制度。制度是開展檔案利用服務(wù)工作的制度保障。《檔案法》第十三條明確規(guī)定：“各級各類檔案館、機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其它組織的檔案機構(gòu)，應(yīng)當建立科學(xué)的管理制度，便于對檔案的利用；配備必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化”。為了更好地落實《檔案法》，搞好檔案的提供利用工作，我們已經(jīng)建立了如《檔案資料收集辦法》、《檔案接收制度》、《檔案利用制度》和《檔案工作人員崗位責任制》等制度。這些制度規(guī)范了檔案工作各個環(huán)節(jié)上的程序和標準，明確了檔案人員工作范圍和職責，確保了檔案利用工作建立在堅實的基礎(chǔ)之上。但也要根據(jù)新形勢、新要求、新需要，適時進行調(diào)整、修改和完善。

四是利用新技術(shù)，創(chuàng)新檔案服務(wù)手段。目前，機關(guān)辦公自動化已廣泛啟動，檔案管理現(xiàn)代化也是必然趨勢。因此我們必須實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，使檔案利用服務(wù)由過去傳統(tǒng)的被動單一服務(wù)方式發(fā)展為主動多元化多層次的服務(wù)。 主要有：一是實現(xiàn)對館室藏檔案進行數(shù)字化處理，為充分發(fā)揮網(wǎng)上優(yōu)勢，開展網(wǎng)上利用服務(wù)打下基礎(chǔ)。二是建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。讓檔案部門與信息管理部門加強配合，建立信息資源庫。并提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。三是實現(xiàn)電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。因此，我們要改變傳統(tǒng)的檔案收集模式，建立電子文件自動上傳功能，在第一時間完成電子文件收集和歸檔。四是開展在線服務(wù)。社會的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性。