企業ERP系統與預算管理的融合

陶艷春

(銅陵有色稀貴金屬分公司，安徽　銅陵　244000)

企業ERP系統與預算管理的融合

陶艷春

(銅陵有色稀貴金屬分公司，安徽銅陵244000)

摘要：隨著網絡信息技術的飛速發展，一系列優質化的信息系統管理軟件應運而生，ERP系統作為一種以系統化管理思想為核心、旨在為企業運行提供決策依據的管理平臺，在其實踐應用中獲得不斷推廣。同時，在ERP系統的深入開發應用中，其與預算管理的職能領域、作用形式以及互相融合的主體問題，引起了理論界和實務界的共同關注。預算管理需要ERP系統在關鍵環節的支持，ERP系統也需要運用預算管理的一定成果，因此，如何實現兩者的優化融合，具有十分顯著的現實意義。

關鍵詞：ERP系統；預算管理；融合

一、引言

20世紀初，隨著預算管理在西方大型企業得到顯著成效的應用后，在全球范圍內逐漸掀起了對預算管理的重視和推廣運用。隨著實踐應用的不斷深入，預算管理逐步發展成為了標準化的運行流程，其職能發揮也不斷完善，由對企業內部的生產經營活動進行協調規劃，提升成為了以企業戰略目標為導向進行一系列的激勵、控制和評價具有綜合管理功效的一套健全的企業經營管理機制。誠然，預算管理在企業的管理中具有十分廣泛的應用價值，但是，隨著市場競爭的日益激烈以及信息技術的飛速發展，傳統的預算管理運行模式已經不能滿足企業高層次經營管理的需要，預算管理亟需現代信息技術和手段的強健支撐。而ERP系統自身的優勢和完備性，通過與預算管理的有效融合，能夠解決傳統預算所存在的缺陷問題，因此，需要企業在實踐中根據理論架構的指引，結合自身預算管理存在的缺陷問題，并以ERP系統本身的數據架構特質為基礎，分析兩者結合的可行性，最終探討出在ERP環境下進行預算管理運行的建議策略，以促進企業經營管理的健康長遠發展。

二、一般信息系統架構下預算管理存在的缺陷問題

(一)一般信息系統工具難以支撐預算管理的任務要求

預算管理強調以高管層制定的企業戰略目標為導向，結合企業組織架構和各部門運轉特點，將宏觀的發展目標予以分解化，進而轉換成為利于實踐操作的部門微觀目標，這意味著預算管理的著力點在每個責任單元的成本效益狀況。而一般信息系統工具需要依賴經濟活動實際的運行結果，從而提供有關銷售以及采購等業務循環的基礎核算信息，其特點在于是以實際發生的經濟活動去對所需財務信息進行拆解、分析，并不能實現對預算目標的事前分解。因而，一般信息系統工具在戰略目標的實現過程中難以給予預算管理硬件性的支撐，導致企業的預算管理和戰略規劃的脫節，并不能卓有成效地發揮預算管理的職能功效。所以，需要適宜的信息系統工具在為預算管理提供硬件支撐的同時，并與其實現良好融合，促動預算管理的健全發展。

(二)一般信息系統工具的落后，導致預算管理的編制形式化

預算編制作為預算管理的重要環節，主要職能在于形成預算執行過程中予以遵循的標準體系，同時為完成預算編制工作需要涉及到相應的預算編制方法，西方企業大多采用固定預算、彈性預算結合等具體的編制方法，能夠較為靈活地應對預算管理的具體要求。而我國企業由于一般的信息系統所具備的數據集成度無法滿足靈活的編制方法對信息處理效率的要求，其多采用增量或者減量這種較為單一和形式化的預算編制方法，但是，由于預算管理涉及的范圍廣、內容多、包含東西豐富，各種數據指標與相應部門的勾稽關系也較為復雜，簡單的編制方法根本難以從時間上和成本效益角度上予以滿足，導致預算編制的進程緩慢且成效低劣；此外較低的自動化程度，造成部門間信息共享的困難，同時也不能實現預算在業務流程中的追蹤，導致安全性較低。經過上述分析，可以探知，企業在預算管理中由于一般信息系統工具本身的落后性，導致其難以滿足靈活預算編制方法的要求，從而使得企業在實踐應用中只能依賴形式化的編制方法，以至于不能發揮預算編制職能而失效。

(三)一般信息系統下的預算管理指標體系不健全

預算管理進行相應指標體系的構建，是基于一定的信息系統作為基礎環境的，因而在一般信息系統下的預算管理的指標體系多是會計核算的一些主要項目。針對性分析而言，這樣的指標體系存在的問題體現在，一方面，會計核算形式的指標體系不利于對特定性質的工作進行考核，造成評價工作的一般性，難以通過針對性的控制從而為管理效率的提升提供建議；另一方面，預算管理指標體系構建的主旨就在于反映各責任中心的責任成本，能夠將管理的觸角蔓延到生產經營、戰略管理的各個環節，使得資金管理、目標修正等重要的管理領域能通過指標體系的內容反映，進行相應地改善，但是由于一般信息系統構建的基礎環境薄弱，削弱了企業利用預算管理對整體經管狀況進行客觀考核的力度。概括而言，預算管理指標體系需要構建一個完整的體系，不僅僅局限于會計核算項目的范圍，應該結合企業主營業務進行相應拓展，在信息系統的支持下，健全豐富。

三、ERP系統與預算管理融合的可行性分析

(一)預算管理構成了ERP系統的關鍵要素

預算管理作為一種十分完善且有效的管理模式和管理平臺，以戰略目標為導向的精準定位，使得其實質上構成了ERP系統十分關鍵的要素之一，也是ERP系統運作的一種手段。從宏觀角度而言，企業將制定好的認為可實施的戰略目標進行科學的層級分解，從而形成各部門的具體目標，而為了有效地實現目標，需要各部門對此進行詳細的預算編制，以利于實際執行過程中的監督和修正，而同時ERP系統中的事前計劃和預測也就扮演了這樣的職能角色；預算編制完畢，就進入到執行環節，而ERP系統則通過實時監控將執行情況和預測情況進行對比，發現差異，尋找原因，進而提升；在預算執行后的評估階段，ERP系統也具有同樣的業績分析板塊，對預測的編制、執行進行綜合的考量，以通過分析評價不斷提升預算的管理效能。通過上述對應流程的分析，可以發現，預算管理實質上是ERP系統極為重要的環節要素，這表明兩者具有天然的適宜性，具備互相融合的重要契機。

(二)ERP系統能夠提供給預算管理相應的信息系統環境支撐

ERP系統強大的數據存儲、處理功能和豐富的模塊結構，能夠在硬件上和數據的獲得、處理上提供給預算管理十分重要的信息技術環境支撐。從操作流程上來看，預算編制所需數據都可以從ERP系統中的專門的歷年數據庫獲得，同時也可以根據ERP系統數據的更新變化進行適時地調整更新，從而進行預算編制的相應調整，而對于預算過程的控制，ERP系統可以通過對于責任系統進行相應地控制，實現對預算項目的過程控制，預算控制機器通過將計劃數和實際數進行對比，并以此為依據提供相應的預算控制報告，從而為預算管理構建了信息化的控制環境。此外，ERP系統具備的預算分析評價系統能夠對各責任中心的預算執行情況進行十分詳細地評價分析，尋找差異產生的原因，并進而提升到企業整體的生產經營層面的預算執行評價，ERP系統強大的職能模塊使得其在履行自身職責的同時，能夠完善預算管理的效能，支撐和匹配預算管理對于硬件和軟件的要求。

(三)ERP系統和預算管理在組織管理和技術應用上具有契合性

隨著預算管理在我國企業的逐漸深入應用，許多企業都將預算管理的思想融入企業的決策制定和企業文化中去，已經形成了較為穩定和全面的管理制度體系和技術方法，而ERP系統雖然以先進的信息技術作為硬件支撐，但是其蘊含的軟件思想表達卻與預算管理殊途同歸，強調以目標為導向、方法的合理運用實施企業資源效益的最大化。因此，ERP系統和預算管理的相互融合具備核心的基礎性。企業可以在原有的基礎上，將基礎數據和其他信息錄入系統中，實現業務流程的再創造，以盡快實現二者的有機融合。同時，企業也應該積極利用當下的信息技術為兩者的融合發揮效用，各類軟件設備、通信技術都成為了可以運用的著力工具。

四、推動ERP系統和預算管理有效融合的對策建議

(一)利用ERP系統的優勢，促進其與預算編制的有效融合

一般信息系統下的預算編制由于缺乏健全豐富技術方法支撐，導致預算的編制過于形式化，未能實現靈活編制的特點。因此，企業應該充分利用ERP系統的優勢，實現其對預算編制的重大促動。具體而言，兩者的融合可以從流程層面進行分析，預算編制需要涉及大量的數據查閱，而ERP系統能夠提供預算編制所需的大部分信息，其與信息通過擴展也較為容易獲得，在對總目標進行層層分解落實到各責任部門后，會計人員可以根據ERP系統本身的特點，相應的設置各種級別的預算單位和項目；同時，預算編制的具體項目，也可以根據費用要素和產品成本項目進行列示；此外，預算編制可以充分運用ERP系統作業中心編制預算的形式，擴展預算編制的精細化程度。

(二)推動ERP系統和預算執行和控制過程的深化融合

預算執行和控制是預算管理十分關鍵的環節，其實質性的履行狀況，決定著預算管理在本期運用的成效。一般信息系統環境下，預算的執行力度和控制反饋都較為滯后，信息較差的時效性影響管理層決策的制定和企業進一步的發展。而ERP系統環境下能夠在強化預算執行的同時，適時監督預算的控制情況，這些職能的實現都依賴于企業ERP系統事先設定的自動化控制，其不僅能完成目標，還能實現成本效益的追求。因此，企業在進行預算的執行和控制時，需要拓展思維，將ERP系統的相應功能予以充分利用，結合預算管理流程的實施，將ERP系統相應的功能予以結合使用，提升預算執行和控制過程的效率和效果。

(三)深化ERP系統和預算分析及評價的融合

一般信息系統的基礎環境下，進行預算的分析和評價時，進行相應的數據搜集需要投入大量的人力物力，經過大量的計算和報表編制才能反映出實際和預算差異分析的結果。ERP系統提供的內部供應鏈管理的基礎環境，使之將企業的業務流程組建成一個完整緊密的供應鏈條，能夠充分利用現代信息技術，形成一個容納企業豐富信息的集成系統，從而為預算管理的事后分析提供重要的技術支持。企業可以根據預算管理分析的需要，建立多層次、多階段的分析評價體系，選擇適合的時間周期和適當的業務單元，進行相應的預算分析和評價。由此可以看出，ERP系統健全的信息體系可以為預算的分析和評價提供數據支持和技術手段的支撐。因而，企業在進行預算分析和評價時，應該積極利用ERP系統的相關功能。

五、結語

預算管理作為一種較為全面的管理體系，需要一系列的環境支撐和技術手段實現，而應著信息技術東風而生的ERP系統以其強大的功能模塊，形成了對預算管理的重要支撐。兩者在指導思想上具有內在的一致性，因而可互相融通地彼此促進，共同提升企業的管理效能。

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