高校人事檔案管理的問題及對策

邢旭亮，封 頔

（牡丹江醫學院，黑龍江牡丹江157011）

高校人事檔案管理的問題及對策

邢旭亮，封 頔

（牡丹江醫學院，黑龍江牡丹江157011）

高校人事檔案管理是高校人力資源管理中的重要組成部分，其存在有著重要的意義。而作為當下大多數學校采用的人事檔案管理模式，在新的環境和形勢下機遇與挑戰并存。高校人事檔案管理應加強管理科學化和管理信息化。

高校人事檔案；集中管理模式；信息化

一、高校人事檔案管理的必要性

（一）人員身份的象征

高校人事檔案記載了高校教職人員的學習經歷、科研水平、獎懲情況等內容，是一名教職人員身份的證明和素質的體現。作為對歷史的真實記錄，通過檔案，能夠清楚地了解一名教師的過去。當學校的領導以及同事無法對一名教師給予完整評價的時候，檔案變成了一個重要的依據。

（二）高校人力資源工作的根本

高校人事檔案在高校人力資源管理中也起到重要作用，為高校的各項工作提供了人才的基礎信息保障，無論是人事部門對人員的錄用、辭退，教學部門對人員的考勤記錄，財務部門對人員的薪資管理，都離不開最基本的檔案。現代高校為了能夠知人善任，會全方位地考察一個人的綜合素質，檔案中記錄的學習、工作經歷都將派上用場。可以說，檔案是高校人才管理的最根本依據。

（三）各類原始檔案的重要組成

不管是何種類的人事檔案，都在大的宏觀環境下為黨和國家在人事管理方面起到了記錄的作用，人事檔案在組織人事工作實踐過程中產生，但又服務于組織人事工作。作為各類人事檔案的重要組成部分之一，高校人事檔案還對其他類別檔案在管理和使用等方面起到了重要的反饋作用。

二、高校人事檔案管理的模式

（一）集中管理模式

即檔案實體與檔案信息均由學校的一個部門進行集中管理，一般是高校的人事部門、檔案館（室）等。檔案的管理工作平時均由集中管理檔案的部門負責，檔案的出入、增減均由專人負責，當各部門或個人需要對檔案進行查閱、復制等工作時，到專門的存檔部門登記使用。這種模式是當今高校大多采用的管理方式。

（二）分散管理模式

即檔案實體與檔案信息由多個部門分管，自成體系，自我發展。檔案的管理工作平時由各部門單獨完成，此工作一般由教學人員兼顧，無專人負責。當需要全面的人事檔案信息時，各部門進行匯總。這種模式屬于傳統高校采取的管理模式。

我國的高校人事檔案管理工作無論是哪種模式都存在著優點和弊端，例如，分散管理模式有著各部門之間檔案信息聯系不緊密、人員缺乏專業性等問題，卻也有著條塊分明、均衡發展等長處。

三、高校人事檔案管理存在的問題

（一）缺乏靈活性

人事檔案集中到學校的一個部門管理，造成了檔案利用率的降低，需要涉及到與自己檔案相關的問題，都必須一次次地反復到檔案室進行查閱，拖延了其他工作的進展，使總體效率值降低。

（二）缺乏動態性

人事檔案是一名教師一生的簡歷縮放，人的一生沒有到達終點，那么他的檔案也就一直處在變化當中，而檔案管理部門一般并不是人事檔案的直接形成機構，在信息的來源和形成方面受到其他各個部門的制約，如果其他部門不能做到人事信息的配合工作，及時更新檔案內容，那么勢必造成個人人事檔案內容的缺失，對當事人造成巨大影響。

（三）缺乏安全性

把大量的檔案集中存放在一處，這本身就是極大的風險，特別是現代的高校檔案大多還以紙質的媒介存在，需要檔案管理人員自身提高安全意識，檔案室的位置、溫度、斷電情況等都要特別注意。

（四）缺乏公開性

高校檔案管理工作一直都具有很強的保密性，即使是管理檔案的專門工作人員也都要簽訂嚴格的保密協議。但是現代社會越來越強調對公民知情權的重視，教師對自己人事檔案內容的知情，對自己人事檔案被使用情況的知情，都迫在眉睫。高校人事檔案集中管理部門要跟上時代發展的步伐，逐步揭去檔案神秘的面紗。

（五）缺乏規范性

集中統一管理的檔案，由于受歷史條件的限制，許多材料采用的紙張規格不統一、裝訂不整齊、書寫不規范等問題屢見不鮮。因此，對高校人事檔案的規范化研究勢在必行，為檔案室提供嚴格的管理規章制度，統一的檔案整理辦法，整齊的書寫內容要求，已成為亟需解決的問題。

（六）缺乏專業性

人事檔案固然扮演著極其重要的作用，但它在高校中還只是處于從屬的服務地位，受重視的程度可想而知，從人力、資金等各方面都受到極大的局限性，無法發揮出它本身應有的價值。特別是從事檔案管理工作的人員大多都不是科班出身，在管理意識和自身綜合素質方面還存在較大差距。

四、高校人事檔案管理存在問題的對策

（一）管理科學化

1.增強檔案意識。各高校應加大對檔案管理工作的宣傳，增強各級領導及教職員工的檔案意識，使他們能充分認識到檔案是國家和學校的重要財富，積極配合檔案工作的開展；適當加大對檔案工作的投入，保障日常開銷，增加一定的儀器設備。

2.規范檔案管理。對集中管理的檔案，根據上級組織部門的相關制度和要求規范化管理。對于歷史遺留問題進行處理，根據最新要求規范檔案盒、紙張規格、書寫要求、材料分類等。檔案材料的收集和整理是人事檔案工作的基礎，對于材料的收入轉出，嚴格按照程序進行，貫徹落實簽名責任制，對收入的檔案及時歸檔，轉送的檔案及時清理，不定期對于檔案實體及其使用情況進行整理和統計。

3.健全人才管理機制。檔案的管理工作是一項專業性、技術性很強，又很枯燥、繁瑣的工作，這就對檔案的管理人員提出了很高的要求，專門性的人才，且具有極強的耐心，細致入微，對繁瑣的工作和檔案的復雜性都能處理得當。學校應不定期對管理人員進行培訓，提高政治素質和專業素養，緊跟網絡信息時代的步伐，對電子信息文檔及網絡操作得當，抱著一顆服務大眾的心，全心全意的開展檔案管理工作。

4.適度開放檔案信息。多年以來，檔案工作都實行本人回避制度，有著極強的保密性，輕易不為人所知。但隨著當今社會人權的越來越被重視，作為人權重要組成部分的知情權也應得到切實的應用。其實檔案當中有許多材料都是由個人填寫，如干部履歷表、入黨志愿書、自傳等等，并不是完全的神秘不為人知，作為檔案的集中管理部門更不應該繼續遮遮掩掩。近幾年隨著王紅英、黃梅芳等干部檔案造假問題的不斷涌現，檔案管理更需要透明化，只一味的依靠各級組織部門的監督是遠遠不夠的，這就給檔案管理的開放又提供了輿論環境。當然，人事檔案中還涉及到很多敏感的隱私問題，不便于公開，所以正確的做法應該是對于那些涉及高度個人隱私以及國家機密的問題應實行嚴格的保密政策，而對于那些本人可以了解的材料，給與充分的知情權。

（二）管理信息化

現代社會，隨著電子技術以及信息網絡的不斷發展壯大，以報紙為代表的紙媒開始受到巨大的沖擊，許多報紙雜志開始出現網絡版，甚至有些網絡版以取代實體報紙，電子書的功能也不斷強大。紙張更不容易保存，時間久了紙張本身以及其上的字體都有可能損毀破舊，況且紙質檔案的查詢收索工作費時費力，不利于整理使用。這就不得不讓人聯想，作為紙媒一種的檔案有一天也可能會被電子信息檔案所取代。擁有大量檔案的集中管理模式恰恰能夠更好地適應檔案的信息化管理，開展檔案管理工作。

首先，檔案的集中管理部門要充分利用計算機技術，做好對檔案及材料的使用記錄和統計。利用先進的數碼拍攝和掃描設備，按照文件的正確順序，根據要求對檔案內容進行掃描，將掃描出來的圖片進行處理及修改，存入專門建立的檔案數據庫，成為高校人事檔案的資料存儲中心和處理中心，向著數字化檔案館的方向建設。

其次，高校人事檔案集中管理部門應該在自己學校網絡環境的基礎之上，建立一個以高校教職員工人事檔案信息為主的人員管理信息系統，效仿歐美國家，為每名員工建立電子身份地址，整合教職人員的各類信息資源，讓學校內的各個部門都能利用網絡共享信息資源。在這個人事檔案管理系統當中，能夠按照部門和個人要求的不同，對檔案信息進行檢索、統計、分析等，并以相應的表格、文檔等方式生成。當然在這個過程當中，人事檔案集中管理部門的人員也應當進一步加強自身素質的提高，努力學習專業技術知識，掌握現代化的管理方法，適應不同類型的操作平臺。

總而言之，在新的形勢和政策下，占高校人事檔案管理模式大多數的集中管理模式存在著不少的問題，面臨著新型管理模式的挑戰，但同時也有著更多的機遇發展自己，相信通過現代化的管理方式和技術手段，高校人事檔案集中管理模式還會往前更進一步。

[1] 劉冬梅.高校人事檔案管理工作:意義、研究現狀與創新[J].吉林大學學報，2011(3)：141-143.

[2] 李長江.高校人事檔案管理中的問題及對策[J].晉中學院學報，2007(4)：36-38.

[3] 劉 琴.人事檔案管理研究述評及趨勢展望[J].檔案學研究，2011(5)：20-23.

[4] 朱慶華.新時期人事檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業務，2014(12).

［責任編輯：高 瑞］

G271

A

1005-913X（2015）07-0290-01

2015-06-16

邢旭亮(1987-)，男，碩士研究生，研究方向：傳播學。