試論國有企業人事檔案信息管理的作用

王雪梅

試論國有企業人事檔案信息管理的作用

王雪梅

企業的人事檔案是儲存人才資源和承載員工職業成長信息的重要內容，涵蓋了一個人的政治品德、業務素質、工作能力及成長經歷等一系列的客觀信息，體現了員工在學習、生活、工作及相應的學歷和專業技術職務等方面的成績，是識別人才、選拔人才的重要依據。做好人事檔案信息的收集及管理工作，是服務人才、企業以及社會的組成部分，也是當前人力資源的開發與戰略的基礎，探討人事檔案管理工作中存在的問題并提出恰當的執行對策，為人力資源開發提供強有力的依據。

企業；人事檔案管理；政治思想工作

人事檔案管理是我國人力資源管理制度的一項重要特色，是員工人生軌跡的重要記錄。自上世紀九十年代后期，企業用人就已不受戶口和檔案的限制，于是檔案的作用在人們腦海中的印象愈發淡薄。2003年全國離職后有60萬的棄檔族，2013年大中專畢業生有3成棄檔。這些數字表明人事檔案不再像七、八十年代那樣被個人及單位極端重視，但現階段和今后一個相當長的時期,人事檔案管理對單位和個人都仍有不可替代的作用。依靠人事檔案的信息憑證，為職工個人和企業化解疑慮和困擾，同時為企業和員工各自的利益取得提供了很多有價值的依據；為維護企業和社會的和諧穩定，起到了積極的作用。

一、人事檔案信息管理工作的現狀

（一）信息利用頻繁與管理人員減少的矛盾

人事檔案信息為企業提供依據，為職工提供憑證。曾有人預測，隨著現有戶籍制度的松動，現行的檔案管理制度遲早也會作出調整。中國人民大學劉爾鐸博士也表示過，中國現行的體制，“如果不是官員，檔案對普通人而言作用不大……如果登記的社保材料齊全，基本不需要檔案。如果材料不全，檔案可以作為一個證明”。但關鍵就在這個“如果材料不全”上，那將導致職工可能到達法定退休年齡卻無法退休，不能享受國家的養老金政策；職稱評定延誤；社會保險斷檔；戶籍出現難題；無法開具任何需要以檔案為依據的證明材料及出國政審。大中專畢業生轉正定級受影響；干部身份的丟失，使其無法參加公招進入機關事業單位工作；因為這些必須通過人事檔案來進行縝密的核實。

九十年代末期，國有企業的改革改制推動了人才的社會性流動，人力資源管理方面也派生出大量新型的人事資料，勞動合同、工資臺賬、學歷、職稱、技術等級、社保信息，接踵而至，這些人事材料的大量收集、歸檔工作，頻繁的卡片登記事務，促成了員工人事檔案材料的豐富性和可用性，而企業因精簡、合并、改制，管理人員數量驟減，大量的事務工作導致檔案管理人員已經絕大部分成為兼職。檔案管理“四統一”的電子信息的維護、檔案簿冊信息維護、人事材料的收集、甄別、歸檔成了分身無力，心有余而力不足的事情。

（二）管理手段陳舊落后造成的負面作用

1.信息化簡約

隨著電子信息化的發展、企業人事數據庫的建立，呈現出紙質材料占位大、利用手續繁瑣、保管成本高等缺點，一度曾認為有了電子信息，職工卡片柜可以封存，人事檔案卷本利用率將會降低，但在實踐過程中，隨著大量新生材料的歸檔，簡約的電子信息化，并不能滿足國有企業歷史性悠久、有龐大的職工隊伍需要利用人事資料解決各種問題的要求，企業不完全的人事信息化，也僅僅局限于查詢基本信息，員工職業生涯中形成的履歷、自傳、鑒定、學籍、政審、黨團、獎懲、工資績效、任免等材料，還不可能全面在數據庫中體現，更達不到件件掃描到數據庫，要了解員工情況和歷史蹤跡，職工卡片和人事檔案仍然在查詢工具中唱主角。

2.人事材料單一

人事檔案材料內容單一，表格陳舊無新意，很多人事材料顯得雷同，不能突出個性，較難一目了然地通過查閱檔案了解職工的真實面貌，使得人事檔案利用的參考價值降低，造成企業與真正的人才失之交臂的可能。

3.管理制度陳舊

由于企業在改革改制過程中主管機構的變更，人事檔案管理辦法與方式依然按照《干部檔案管理條例》執行，上級單位對人事檔案管理人員的培訓與交流欠缺，使得檔案管理人員對新時期各階段的工作的特點掌握不夠或者茫然，國企人事檔案工作面臨的問題較多，困難較大。材料分散、缺失、一人多冊檔案的現象較普遍，比如高校在學生已經參加工作，還保管著學生學籍檔案，員工因工作流動性大頻繁跳槽，從業過的單位還滯留著部分人事材料，還有“口袋”檔案的現象，都破壞了企業人事檔案的整體性和統一性，無法發揮人事檔案的真正作用。

4.手工勞動強度大

進入21世紀，規范化、標準化、制度化以及采用電子信息化已成為大趨勢，雖然檔案室早已經配備了計算機，但缺乏實用的檔案管理軟件，手工勞動仍然是人事檔案工作過程中的主要手段。檔案員還必須進行大量的手工勞動,造冊、檢索、抄寫目錄、編號、裝裱不規格的材料，大量的手工勞動費時費力，由于精力有限、人手缺乏，人事檔案管理材料歸檔整理不及時,收集材料不全面，在管理上不免流于形式,檔案員成了“保管員”。GreenBiz Group公司主席喬爾·麥考爾就表示：“我們希望減少紙張的使用，盡可能地循環使用紙張。”這雖然是環保的話題，但是體現了電子信息化的普及是必然的趨勢。紙質的實體與手工勞動已無法適應信息網絡建設，對檔案信息的統計、交流及管理產生很大的不便，大大降低了工作效率。

二、人事檔案管理在現時代的作用

（一）人事信息在職工思想政治工作中的作用

人事信息管理與企業思想政治工作有著千絲萬縷的聯系，屬于互相滲透、互相依托的關系。完整、準確的人事信息是企業做好職工思想政治工作和基層黨建工作的依據，人事信息將分散在大到各單位小到各班組的員工真實、有效的信息收集起來，然后集中、統一、規范管理，同時建立人力資源管理電子信息系統，為社會、企業、職工本人提供信息服務，同時也為企業的思想政治工作服務，使人事信息在企業的思想政治工作中發揮應有的作用，藉此管理者可通過內部網絡權限注冊或到檔案室瀏覽職工檔案信息，在洞察職工思想動態的情況下，結合職工的家庭情況、個人成長記錄等，有針對性的為黨建工作、職工的思想政治工作，工會工作找到依據和入手點，使企業的思想政治工作者從容自如的與職工平等溝通交流，與員工的關系達到心靈相通、和諧、融洽，對員工關心和反映的問題，解釋透徹相關政策和要求，增加工作透明度，用有效的思想政治工作來引導、化解矛盾，解決問題，使各項工作得以順利實施。

現代人力資源管理與企業思想政治工作存在諸多共性，最大的融合點都是做人的工作，規范人的行為，改造人的思想。人力資源管理過程中難免會觸及到一部分員工的切身利益，一些利益受損者會對改革產生不滿、失落、攀比等心理。企業思想政治工作處理得當，矛盾和思想問題就少一些；處理不當，矛盾就會尖銳起來。因此，在平時的人力資源管理工作中，常常就伴隨著細致的職工思想工作，通過人事信息掌握員工情況，有針對性的對員工思想情緒、工作態度、責任意識進行管理，教育、激勵、凝聚力三管齊下，轉變員工觀念，導向員工行為，使員工心情舒暢，自覺為企業的發展而努力工作，這不僅是人力資源量上的管理，同時也是質的管理。

（二）促進人力資源開發助員工實現個人夢想

人事檔案由于全面記載了員工的個人經歷、現實表現、德才業績，這些真實有效的人事檔案材料，使得管理者通過這些材料了解下屬員工的優勢及特長，了解過去，規劃未來，發現人才，激發潛力。促進人力資源的合理配置，最大限度發揮員工的能量，使各類人才揚長避短，各盡所能，各司其職，把人才配置在最合適的崗位上發揮特長，讓職工成就個人理想，體現人生價值。讓公司實現人力資源最大化，實現公司各項經營管理目標。

什么才是員工最渴望的？高工資、高福利固然吸引人，要想讓員工保持旺盛的戰斗力，分析人才、留住人才，使他們忠誠于企業，愿意在企業發光發熱，積極為員工進行職業生涯設計才是根本。重視人才培養。讓他們在企業改革、創新、發展進程中發揮重要作用，已經逐漸成為企業管理者的共識。企業現有的人才庫，要記錄各類型職工的特長和培養方向，拓寬培訓渠道，建立博士后工作站、各種研發中心及技能培訓基地，旨在鼓勵和支持職工繼續深造，壯大人才隊伍。近年來，企業黨群、工會、人力資源部門聯合開展以崗位“創新協同、效率奉獻”為主題的活動，增強了職工凝聚力和團隊意識，倡導了職工針對企業生產經營提出合理化建議，組織員工參與技術競賽、文體競賽、小改小革、小攻關小創造的“兩賽四小”活動，從中推薦優秀人才，與晉級、晉升和各項待遇等結合起來，推薦“五一”獎章和勞模，充分發揮引領、示范作用，使員工真正看到了希望，逐步實現員工職業生涯的發展。也提高了企業一線職工和工程技術人員的技能，培養了一大批忠誠服務于企業的技能型、創新型和精英型人才。

（三）企業人事信息對社會化管理的附加作用

每個人的人事檔案都是以自己的人生實踐譜寫的歷史記載，并在不同時期、不同階段不斷添加新內容。伴隨著每個人的一生，一直發揮重要的作用。2007年7月1日開始，南京市實行了退休人員人事檔案社會化管理，企業每月向社保部門移交退休職工檔案，到目前為止，已經逐步向社保部門移交了幾千份新舊退休員工檔案。

社會化管理，顧名思義就是企業退休人員辦理退休手續后，管理、服務工作與原企業脫離，養老金實行社會化發放，人員移交街道和社區，退休人員的社會活動、組織活動、病、喪事宜均歸社區統一管理，這樣就可以大大減輕企業對退休人員的管理成本和力量。但是老同志們憑著幾十年對公司的感情和依賴，還是“有事就找組織”，退休職工除了享受養老金社會化發放，社區體檢、參加黨組織活動之類，很多事宜還是找到企業里來解決，所以，對老職工的管理、服務、思想工作不是說割舍就能割舍的。對待這些為企業做過重要貢獻的老同志，不能一下子簡單打發向社區，一方面向他們宣傳社區管理的模式益處，轉變觀念；另一方面仍然還要做好老同志的離退生活的安排。所以企業至今還保留著原來的管理方式：春節發放禮品、重陽節茶話會、喪葬慰問（含車費、花圈費、寫生平等細節）。

鑒于此，企業人力資源退休管理部門又專門建立退休職工檔案信息，與市社保局、社區密切配合，關注老職工的生活和健康，開展他們喜聞樂見的活動，設立活動中心，使有專長的老同志可以根據自己的興趣和需要報名參加攝影、舞蹈、聲樂、書畫、繪畫等班次活動，豐富了老同志的退休生活，為他們的健康快樂提供了額外保障，也為社會化管理起到銜接和安撫作用。

三、做好人事檔案信息管理工作的突破點

（一）各層級重視

企業必須做好職工人事檔案信息的管理工作，大型國有企業必須要做得更好。

1.各級領導對人事檔案管理的重視

企業決策者除了在人事檔案管理的條例和政策上做重要指引及指示，同時還要在企業內部利用多種渠道宣傳人事檔案的重要性，讓企業各層主管至班組長一級都充分認識到人事檔案不是可有可無的，而是關系到員工就業和生活各方面的重要憑證，是企業選拔人才的依據，在企業各機構按層次按分工建立人事材料的收集遞送制度，在用人過程中形成的錄用、定級、調資、任免、晉升、獎懲、晉級、考核材料，以及員工的德、能、勤、績等情況進行收集匯總，按年度或季度呈報黨群和人事部門備案歸檔。作為考核依據讓人事檔案能夠全面反映員工綜合素質,完善企業人力資源管理系統，使企業或用人單位對員工本人進行正確定位，為選賢舉能做參考。

2.各層次員工分別重用

國有大型企業的員工總數一般基數龐大，我公司就有近12000余人，其中在職的占41%，內退的占8%，離退休的占51%，在職職工年輕人居多，25歲以下的占職工總人數的5%，對于25歲以下的年輕人要積極正確引導。他們從高校畢業，剛剛步入社會，年輕有文化，可塑能力強，懷揣美好的理想和激情，如果跟對人做對事，將來就是企業不可估量的中堅力量。各單位組織“做一流員工、創一流業績”的主題會，比服務與形象，比正氣與奉獻，比效率與激情，建立師徒“傳、幫、帶”檔案，業績歸檔，獎賞分明，建立職工“爭當名師，比當高徒”的氛圍。只有這樣，才能師傅教的順心，新職工學的用心、領導用得放心。26-40歲的職工占40%，他們是公司發展的中堅力量，40歲以上的職工占53%，他們中有高中級技能工人，有科研開發技術人員，有經驗豐富的行政管理人員，他們了解公司發展的過程，有技能有技術，要言傳身教，把公司的優良傳統一代一代相傳下去。建立“德、能、勤、績”檔案，每月自身考評加主管領導評價，作為職工晉升、獎勵、獎金的依據，使員工每天有事做，每天有日志，勤思考，敢創新。大大提高職工的工作熱情和創造力。

（二）全方位關注

人事檔案伴隨每個人的一生并發揮著重要的作用。所以必須全方位的關注這項工作，操作上的任何不規范，都將產生人事檔案管理內容不全、管理混亂等問題,也就無法為企業決策者提供準確、齊全、完整的第一手資料。各部門的此項職責由此突顯重要。

黨群部，產生各種獎懲材料，以及黨團管理資料，這些資料對職工的政治前途起著重要作用，必須以嚴謹的態度生成、收集、遞送人事檔案室歸檔。

人力資源部，針對人才引進、就業、學歷、申報技術職稱及高技能人才培養、調整工資、辦理轉正定級、專業技術人員科技進步獎、職工薪酬及收入臺賬、住房公積金、醫療保險等方面，產生大量人事材料，關系到職工的切身利益和職業生涯規劃，必須嚴肅認真的登記、收集、歸檔。

企業后勤部門，對職工的計劃生育指標、獨生子女資料、將會形成的生二胎資料，以及在企業發放房帖工作中對職工婚姻狀況的了解，都會形成相應的重要資料，這些資料的備案歸檔，將對人事檔案的完善性和全面性起重要作用。

車間班組是企業的最小單元，但是在工作生產過程中形成質量小組成績、改革項目、優秀成果、科研課題、重大項目的任務書以及員工實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料，如果充實到職工的人事檔案中，將對全面了解職工的精神面貌、改革人事檔案材料的單一性起決定作用。

（三）靜下心搞建設

1.制度化、標準化

制度化和標準化就是把科學的理論與方法與企業的人事檔案管理工作實際相結合,形成一套適合企業人事檔案的管理方法。在原有的基礎上，制定一系列管理制度,除了現行的《干部檔案管理管理條例》、《檔案管理機構及其職責》、《歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案查借閱制度》、《收集、鑒別、整理、歸檔工作的規定》、《人事檔案保管制度》等，都應與時俱進，進一步完善，使之更加嚴謹和行之有效。人事檔案和材料的借用、轉遞應遵守有關規定，嚴格查借閱制度的執行，增加新內容。如職工房產及財產公證工作是最近幾年出現的新情況，目前還沒有上級相應的文件規定，企業內部實行人事檔案為職工服務的職能，接待公證處查閱，制度上只提供履歷資料，不提供檔案查詢。制定《人事材料收集簿》詳盡記錄材料送達人、接受人及材料名稱、數量、日期。對接收到的員工人事材料，盡快甄別分類，整理編號，歸檔時間最遲不超過半年。通過制定和貫徹各種標準、規范,保證人事檔案管理工作在企業人力資源管理中取得最佳的效益和效率。

2.現代化、共享化

人事檔案管理現代化，從傳統意義上說就是庫房、檔案管理設施設備現代化，即庫房實現三室分開，各項制度健全，硬件上配置空調、除濕機、濕度儀、電腦、照相機及防火防盜設備。而現階段的人事檔案管理現代化是指建立在先進技術、廣泛協作基礎上的現代化。即利用計算機和現代通訊、數碼設備等新型載體,節約管理的時間,提高服務質量。紙質品的人事材料雖然讓我們感覺到是實實在在的存在體，但紙質化管理的落后模式促使我們加快實現電子信息化，掃描原始資料為社會服務，為職工服務，這是個大工程，還有待于我們去繼續積極實踐直至實現。

信息共享化的實施是人事檔案管理的發展方向，計算機的使用不能僅僅停留在過去的檔案目錄的編排和打印基礎上，而是要以檔案原始資料信息為基礎,引進計算機管理軟件,建立人事檔案管理的信息存儲和檢索系統。通過數字化、網絡化技術手段，實現人事檔案管理信息傳輸的網絡化和人事檔案管理信息資源的共享化、提高人事檔案管理的使用價值,為企業的經濟發展提供必要的服務。更要探索利用縮微技術的形式提供人事檔案管理材料,能確保人事檔案管理原件不受損壞,使之“延年益壽”。從而有利于實現人事檔案的終級理想，形成完整的電子檔案信息網絡而資源共享，給利用人事檔案者創造極為方便的條件。

3.專業化、知識化

人事檔案管理事業在新時期的不斷發展,造成了管理中的類別和數量上的增加，給保管和利用帶來一系列問題。于是也對人事檔案管理工作提出了更高的要求,科學化、數字化和現代化的發展，設備硬件與軟件的開發應用，需要建設一支政治素養高、敬業精神強，積極進取，懂計算機知識,能夠進行技術操作和管理,還必須在文化和歷史知識及人事檔案管理專業有較深的造詣的人事檔案管理隊伍。不斷進行業務培訓,崗位練兵，對企業職工基本情況大致了解，做心中有數的活檔案，熟悉企業人力資源管理分工和人事檔案管理歷史，培養具有“復合型、團隊型”多素質人才，而不是只負責被動單一的接收材料，然后編號、順號、歸檔了事的保管員。

綜上所述,新形勢下要做好員工人事檔案管理工作,既是企業發展的需要,也是員工對企業的期望，更是企業的可持續發展的一個堅實的基礎。企業要遵循人事檔案管理工作的客觀規律,嚴格執行《檔案管理條例》，深刻體會，充分認識人事檔案管理標準化、現代化、信息化、專業化建設的重大意義,敢于創新，敢于大膽實踐，用新思路研究問題，用新方法處理問題，用新手段解決問題，使人事檔案工作管理科學、高效，跟上時代步伐，為企業在培養高素質員工和精英人才方面，為企業在社會保險、合法用工等方面，提供完整性、準確性、公正性的第一手原始資料。

[1]第一摘星手.解讀人事檔案的作用http://hi.baidu.com/ajarne/item/eb166bd0e5de25352b35c754.

[2]畢業論文—人事信息管理系統.http://wenku.baidu.com/link?url=OLzGt_aGufRsS-fZ1k6I7Ql0DsghtPSskwJowy4YVMOWTCOaoiS0uYPitLIY12WYEfSukVcVKMHICSdwyOv-GoLAMAGBFl2osjvw7xFpZPAs3

[3]王月芳.對人事管理中的思想政治工作的一些思考[J].中國知網.

[4]武小平.淺議思想政治工作在企業人事管理中的作用[J].中國知網.

[5]王雪風.探討人事管理中的思想政治工作[J].中國知網.

[6]企業人事檔案管理的現狀及發展方向和管理設想http: //www.chinaacc.com/new/287_294_201101/05yi18442312.shtml.

王雪梅，熊貓電子集團有限公司人力資源部。

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1008-4428（2015）03-99-04