淺議區屬綜合檔案館現存主要瓶頸及對策

馬 晶

（昌邑區信訪局信息中心，吉林 吉林市 132002）

淺議區屬綜合檔案館現存主要瓶頸及對策

馬 晶

（昌邑區信訪局信息中心，吉林 吉林市 132002）

現行編制體制下，作為區委、區政府直屬事業單位的區綜合檔案館，肩負著全區重要檔案資料的集中保管以及向社會提供服務的雙重職能，但由于省、市檔案管理配套資金的缺位，以及檔案環境、檔案意識、檔案開發、檔案服務等事項的不完善，區屬綜合檔案館長期處于業務、人才、經費等困境，而難以創新履職。要改變這種狀況，必須直面瓶頸、主動作為、多方努力。

區屬綜合檔案館；資料；服務

1　區綜合檔案館現存主要瓶頸

1.1檔案環境有待改善

區綜合檔案館大多僅限于檔案的收集、整理和利用，再加上人們檔案意識的弱化，只有涉及某個現實問題時，才會意識到檔案管理部門的存在和功用。民眾檔案意識不足，既是個體認識問題，更是檔案意識欠缺的間接外化。

1.2專業人才相對匱乏

區檔案館多建于20世紀80年代，屬于區屬事業編制單位，檔案館員工雖然多具有檔案通道職稱，但檔案科班出身的員工較少，兼通檔案與計算機專業的人才更少。很多處身一線檔案管理崗位的員工，自身檔案意識也相對缺乏。

1.3經費保障捉襟見肘

區綜合檔案館的經費完全依靠財政投入，其主要職責包括檔案收集、整理和服務。面對檔案數字化管理與服務新趨勢，檔案館需要專業人才和先進設備的投入，將大量傳統紙質檔案進行數字化轉換和存儲，經費的缺少導致這一工作嚴重滯后。

1.4基礎業務難以展開

服務經濟、服務社會是區檔案館的新職責與服務理念，例如為了營造良好的招商引資環境，區檔案館主動將服務平臺延伸至新駐企業，指導其建立完善企業檔案制度，指導農村檔案室建設等，但在實際施行過程中也受到許多現實因素的影響，檔案館基礎業務開展受阻。

2　區綜合檔案館破解瓶頸對策

2.1主動作為，靠作為贏地位

有作為方能有地位，面臨當前的檔案發展環境，與其在被動中坐等環境利好，不如直面困境、主動作為。只要心存檔案事業，自覺將檔案工作融入到服務民生、服務經濟的大局中，不計得失，甘于奉獻，一定能得到組織和服務對象的一致認可。雖然區檔案館的主動作為即便付出再多，也多是默默無聞的幕后工作，但這也恰好體現出檔案工作與其他工作的區別，也是檔案工作者的光榮所在。

2.2一崗多責，提高員工素質

區綜合檔案館編制少，包括史志科在內，一般不超過12人，每個人的專業、經歷各不相同，平時基本分工明確、各司其職，有時史志科遇到突發狀況需要人手，還要抽調人選兼顧，再加上區檔案館自身數字化檔案轉換等大量工作，使一線員工長年處于滿負荷工作狀態。檔案館可以實行定期輪崗制度，讓員工在一崗多責、定期輪崗中，不斷提高自身專業技能，確保員工臨時請假或休假時，其他同事能夠代替完成任務，一崗多責、定期輪崗的益處，還可促使員工不斷嘗試新業務，克服職業倦怠。

2.3靠前服務，夯實村級檔案

近年來，旨在服務經濟領域的檔案管理，也納入區檔案館的服務職能，如在招商引資的過程中，為所引進的企業建立檔案；在為鄉鎮服務的過程中，針對村檔案室管理不規范問題，加強指導、規范建檔。目前，村檔案室的管理最為混亂，也是當下亟需規范的，需要歸檔、建檔的檔案很多，應安排熟知檔案管理要求的人員及時開展歸檔、建檔工作，以便日后查詢使用。

2.4延伸平臺，規范基層檔案

因層次、實力的不同，各區檔案館數字化進程差異很大。近年來，文件材料多采用電子版本，收集時只需統一版本即可，無須另行數字化處理；而早期檔案，因為人員變更和電腦過期文件的清理等原因，移交到區檔案館的文件材料多為紙質檔案，需要大量的人力、物力投入，進行數字化轉換、存檔?；鶇^檔案館應該有計劃地深入所屬基層單位，當面指導歸檔范圍、歸檔要求、移交要點等細節。從基層的檔案源頭規范要求，方便后續工作開展。

2.5對接網絡，升級服務平臺

數字化檔案有其先進性的一面，如以婚姻檔案為例，未進行數字化管理前，要查找結婚登記檔案比較麻煩，要先查目錄，再查卷宗，如果當事人不知道相關有效信息作為索引，卷宗查找更是難上加難。婚姻檔案實行數字化管理后，只要在檢索里輸入當事人姓名，即可迅即調出若干相近人名，包括同音、重名者，并從中確認要找的人，實現高效、準確的檔案查詢。數字化并非檔案管理的最終目的，而是為了對接網絡、服務經濟、服務民生。當前區檔案館網絡建設最為緊迫的任務，就是正視現實、著眼重點、對接網絡、深化服務。

2.6區分主次，分批數字轉換

相比規模承攬、專業團隊、高效運轉的市檔案館，區檔案館既缺乏經濟實力，也沒有人才優勢，兩者差距不可同日而語。因缺乏經費，無法招聘工作人員，只能依靠本館員工日夜辛勞、處理進程緩慢。以婚姻檔案為例，將歷年婚姻檔案逐一掃描后，將電子版本按時間排序，存入數字化硬盤，并編入電子版目錄。這項業務工作量太大，短時間內很難完成，再加上設備有限、業務繁雜，還要兼顧各種隨機性工作，數字化進程開展緩慢，只能著眼需求、區分主次、分批分期循序轉錄。

主要參考文獻

［1］楊霞.綜合檔案館檔案利用與公布中的問題及對策分析［J］.檔案學研究，2010（5）：50-54.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.160

G279.27

A

1673-0194（2015）08-0210-01

2015-02-11