電網建設項目檔案管理信息化

龔 順

（廣東電網有限責任公司清遠清新供電局，廣東 清遠 511800）

電網建設項目檔案管理信息化

龔 順

（廣東電網有限責任公司清遠清新供電局，廣東 清遠 511800）

信息化技術不僅改變了人們的生活方式和管理手段，而且讓很多企業開始使用計算機來進行檔案管理的工作，但傳統的檔案管理方式讓企業浪費了不少資源。因此，信息化技術讓電力企業的檔案管理工作變得迅速高效，且更為準確。

電網建設；檔案管理；信息化

1　檔案管理信息化建設

1.1檔案管理的含義

檔案管理又稱作檔案工作，是指檔案室直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，是檔案的收集、整理、統計等的一種活動。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。隨著檔案管理現代化的發展，將對檔案管理工作的結構產生新的影響。

1.2信息化建設概述

隨著計算機技術、網絡技術和通信技術的發展和應用，企業信息化已成為能夠實現可持續化發展和提高市場競爭力的重要保障。信息化建設包括了企業規模，電話通訊、網站和電子商務方面，在客戶資源管理、質量管理體系方面的建設成就等。隨著信息技術在企業中的應用的不斷深入顯得越來越重要，未來甚至許多企業就是只依靠信息化建設而生存。

1.3檔案管理信息化的作用

1.3.1檔案信息化作用

（1）資源共享。不管是電網企業還是其他行業，有時候對于相關的檔案可能會被不同部門隨時查閱，甚至是同時查閱。將檔案同時共享給所需的不同部門，不但提高了工作效率，而且節省了人力和時間。

（2）提高效率。在項目檔案管理的工作中，常常會需要對相關的文件進行及時的記錄。只需要在計算機內錄入指令便可快速完成，大大地減少了工作量和工作時間，提高了工作效率。

1.3.2檔案信息化的實際應用

省公司在2002年創立OA系統，實施信息化技術的管理方式。對于電網建設項目的檔案管理的收集、移交、歸檔等操作都可以進行全過程管理，具有巨大的靈活性。實施后，減少了管理人員的重復工作，且大大地提高了企業的信息管理水平。同時，也方便不同部門在網上查找檔案資料，極大地節約了時間和費用。

2　項目檔案整理要求

第一，歸檔文件材料應以原件歸檔，不得使用復印件（立項批復文件及不能粘貼的設備、材料合格證的復印件等除外），文件材料幅面要求采用A4紙（297 mm×210 mm）尺寸。

第二，文件材料的載體和書寫材料應符合耐久性要求，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙書寫和簽批。

第三，歸檔的竣工圖必須是設計單位重出的工圖。

3　項目檔案移交歸檔管理流程

3.1項目檔案移交時間、移交數量、移交內容

第一，各參建單位在工程竣工投產后45天內向建設單位移交項目檔案；移交數量為一式兩套原件；移交內容分別是文件材料、竣工圖、照片、OAK電子目錄及電子化移交數據及光盤（OAK電子目錄數據、電子化移交數據及數碼照片）的人，建設單位在45天內，匯總全套項目檔案（已通過項目檔案內部驗收，并整改合格）移交檔案室。第二，建設單位在項目立項、設計、建設準備、建設實施、竣工驗收、后評價各階段完成后20天內，同步移交相應階段的項目文件。

3.2項目檔案移交歸檔3個步驟

3.2.1各職能部門向業主項目部移交

移交人：相關職能部門項目檔案移交人簽字蓋章。審核人：相關職能部門負責人簽字蓋章。移交手續：基建項目檔案移交表、移交清冊、案卷移交目錄等。

3.2.2各參建單位向業主項目部移交

移交人：參建單位項目檔案移交人簽字蓋章。審核人：參建單位負責人簽字蓋章。移交手續：基建項目檔案移交表、移交清冊、案卷移交目錄、卷內目錄（各文件按順序裝訂成冊，一式兩份，交接雙方各存一份）。

3.2.3業主項目部向檔案室、運行單位移交

（1）應在45天內匯總全套項目檔案（包括項目的文件材料、竣工圖、聲像資料及OAK電子目錄數據、數據刻錄光盤）。

（2）匯總完畢后，向檔案室、運行單位移交。

（3）檔案室檢查項目檔案分類、整理、排列、裝訂等是否符合檔案管理要求，符合要求的，在電網建設項目檔案移交表及移交清冊上的 “接收人”上簽字蓋章。

4　檔案管理信息化建設的好處

4.1以信息化檔案為重心，科學運用網絡整理方式

信息化在各個行業的應用和普及，推動了數字化的進步，也為基建檔案的整理提供了捷徑。檔案管理人員不用再手動整理海量的檔案，這為檔案信息管理注入了新的力量。在基建檔案整理信息化的過程中，需要采用科學的方式進行統一格式、統一標準的網絡歸檔，這樣才能提高信息化檔案的便捷性，達到預期的效果和資源共享的目標，也可以為以后基建檔案的科學使用提供可靠的服務。

4.2安全完整性

隨著信息化技術逐漸進入到項目檔案管理工作中，其工作制度也要適當的與時代發展相呼應，要符合其信息技術發展需要的制度。在實際的操作中，所有部門都要按照規章制度按時地將工程建設中的所有文件及時分類、整理和歸檔，再利用信息化技術上傳到系統之中，確保檔案的安全完整性。

主要參考文獻

［1］丁艷娟.基于信息化環境的電力企業檔案管理［J］.才智，2012（10）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.08.163

G270.7；F426.61

A

1673-0194（2015）08-0213-01

2015-02-17