干部檔案數字化建設與數字化檔案信息的利用

王秀清

（河北省承德縣人力資源和社會保障局，河北 承德 067400）

干部檔案數字化建設與數字化檔案信息的利用

王秀清

（河北省承德縣人力資源和社會保障局，河北 承德 067400）

本文對干部檔案數字化建設以及加強對數字檔案信息利用的策略進行分析和探討，旨在促進干部檔案利用效率的提升。

干部檔案數字化；數字檔案；信息利用

1　數字檔案的管理存在的問題

數字檔案管理指的是以計算機等電子設備作為管理的手段，基于網絡對各種檔案室信息資源進行收集、整理、儲存、共享的一種檔案室管理模式。在未來的發展過程中，數字檔案的建設對社會經濟各方面的建設都會有一些促進作用。盡管當前對信息化檔案的利用率不斷提高，但仍然還存在一些問題。

1.1檔案信息化管理信息化意識不強

檔案信息化管理人員在工作中表現出缺乏檔案信息化管理知識以及檔案信息化管理的信息化意識比較淡薄等現象，對于干部檔案信息化管理信息化水平的提升有很大影響。如在日常檔案信息化管理工作中，工作人員對各種材料的收集不全，而且對一些檔案的收集管理意識不強，導致一些檔案被銷毀。再如，有的工作人員在檔案的整理過程中，沒有實現信息化管理，采用傳統的人工管理方式，所用的記錄方式不規范，出現隨意勾畫的現象。

1.2管理制度不健全

當前，很多檔案工作缺乏健全的監督機制，對檔案建立沒有做出統一的要求。因此，干部檔案信息化管理處于比較隨意的狀態。管理制度的缺失致使管理手段落后，管理方式停滯不前，許多干部檔案信息化管理工作仍然采用手工歸檔的方法。傳統的手工裝訂往往會出現字跡潦草、內容與目錄填寫不全、筆跡不一、裝訂不規范等問題。現階段，許多工作人員不能按照檔案的建立原則進行材料的規范收集，檔案信息化管理水平亟待提高。

1.3缺乏專業化的檔案信息化管理人員

近年來，科室相繼建立了檔案信息化管理工作的規章制度，但由于大部分干部檔案信息化管理人員都缺乏專業的檔案信息化管理知識和技術。因此，在實際工作中，檔案信息化管理的效率不高，只是對資料進行簡單收集整理，達不到檔案整理規范化的要求。

2　加強數字檔案信息資源整合利用的策略

干部檔案信息化管理是人力資源局工作的重要組成部分，干部檔案信息化管理人員只有充分意識到工作中存在的問題，不斷反思，并在工作中給予足夠的重視，才能從根本上提高干部檔案信息化管理水平，真正實現檔案的規范化和信息化管理。

2.1更新傳統的干部檔案信息資源管理的理念

改變傳統的干部檔案信息資源管理理念，要定期對干部檔案信息資源管理人員進行相應的宣傳，宣傳各種先進的干部檔案信息資源管理知識和理念，在潛移默化中促進人員思想逐漸實現轉變，為干部檔案信息資源的整合奠定堅實的基礎。

2.2加強基礎網絡設施建設

首先，加強網絡建設。由于干部檔案信息資源管理的特殊性，在數字檔案信息資源整合過程中，要建立相對獨立的檔案室數據網絡，與當前的互聯網進行區分，根據具體的情況與當前的辦公網絡和業務網絡進行有效的隔離，在進行數據交換時，要采取嚴格的安全措施，保證檔案室各種信息的安全性。其次，對硬件網絡容量進行配置和完善。由于檔案室內容量十分巨大，因此，在數字檔案的硬件建設過程中，要配置滿足檔案室存儲、查詢等需求的各種服務器、掃描儀、打印機等設備，以滿足海量的檔案室信息處理需求。

2.3加大干部檔案信息化管理人員的教育培訓，提高其業務水平

干部檔案信息化管理人員的專業水平直接影響干部檔案的管理效果。因此，要將干部檔案信息化管理人員的培訓工作放在干部檔案工作的首位。干部檔案信息化管理人員的能力培養工作重點是要通過開展廣泛持久的干部檔案信息化管理宣傳教育，提升工作人員的干部檔案意識和管理水平。可開展多種形式的培訓，在培訓內容上針對從業人員的實際情況突出實用性和針對性，將培訓內容與實際工作相結合。讓干部檔案信息化管理從業人員真正掌握干部檔案信息化管理的基本知識，提高對干部檔案信息化管理的認知程度。此外，由于當前干部檔案信息化管理要逐漸實現信息化。因此，在干部檔案信息化管理人才的選拔方面，要嚴格把關，選擇具有干部檔案室管理知識以及信息管理知識的綜合型人才參與到干部檔案信息資源管理和整合過程中。對于在崗的工作人員，要加強對他們的培訓，不斷提升他們的業務能力和職業素養。在培訓的過程中，可以采取長訓與短訓的方式，定期對他們的業務技能進行培訓，鞏固業務知識以及各種計算機等技術的操作能力，提高當前干部檔案信息化管理效率和水平。

2.4健全管理機制，規范干部檔案信息化管理

對干部檔案信息化管理機制進行明確和規范，對于干部檔案信息化管理水平的提升有十分重要的意義，首先，干部檔案信息化管理人員要明確維護干部檔案完整與安全的基本職責。工作人員要在干部檔案保管的具體工作中做到收集規范和歸檔完整，防止干部檔案損壞，確保干部檔案的安全。此外，在人力資源局中，分管干部檔案信息化管理工作的領導要做好帶頭作用，加大監管力度，督促工作人員嚴格按照標準進行干部檔案收集、上報、整理、存檔等操作。

3　結　語

數字檔案的建設既要滿足信息時代的要求，又要考慮到檔案室管理的具體特點。因此，數字檔案的建設和管理是一個復雜的過程。在數字檔案的建設和利用過程中，需要采取多種策略，整合人力資源、加強不同機構之間的聯系等，提高數字檔案的利用效率。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.08.165

TP311.52

A

1673-0194（2015）08-0215-01

2015-02-17