會計檔案管理創(chuàng)新的要點及實踐

曾曉玲

（遠安縣人力資源和社會保障局，湖北 遠安 444299）

會計檔案管理創(chuàng)新的要點及實踐

曾曉玲

（遠安縣人力資源和社會保障局，湖北 遠安 444299）

會計檔案管理是企業(yè)管理及檔案部門工作的重點。加強會計檔案管理，便于各企業(yè)及時查詢相關(guān)會計信息，為企業(yè)工作提供有效參考。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，電子檔案成為檔案管理的主要形式。因此，檔案管理部門要加強會計檔案管理創(chuàng)新，提高檔案管理水平，從而為企業(yè)提供準確、詳細的會計信息。

財務(wù)管理；會計檔案；創(chuàng)新實踐

1　會計檔案管理要點

1.1會計檔案收集與整理階段

會計檔案收集是會計檔案工作的基礎(chǔ)性工作，它要求收集會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計核算資料，這些都是記錄經(jīng)濟發(fā)展和業(yè)務(wù)情況的重要指標，是會計檔案工作的基礎(chǔ)。因此，在此階段，檔案管理人員要熟悉會計檔案的收集范圍，根據(jù)會計檔案工作要求，規(guī)整重要檔案，以備后用。

1.2會計檔案形成與保管階段

會計檔案形成與保管是會計檔案管理的重點。在收集與整理會計資料后，要對會計檔案進行整理立卷，并按要求裝訂成冊。把會計檔案放在財務(wù)資產(chǎn)保管部保存1年，期滿后，由財務(wù)資產(chǎn)部編制移交清冊，然后由檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。會計檔案要放在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，此外，還要注意防蟲蛀，保持清潔衛(wèi)生。

1.3會計檔案移交階段

《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“財務(wù)部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)當歸檔的會計檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封閉保存?！币虼耍瑱n案部門要嚴格遵照國家法律規(guī)定，按期點收，不得找借口托辭。財務(wù)資產(chǎn)部門要將保存滿1年的會計檔案即時移交給檔案管理部門，并做好交接手續(xù)，及時編制好會計檔案移交清冊。

1.4會計檔案借閱階段

《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由單位的財務(wù)部門保管1年?！逼髽I(yè)要加強會計檔案管理，避免出現(xiàn)會計檔案丟失的現(xiàn)象。因此，財務(wù)部門要建立嚴格的會計檔案借閱制度。

內(nèi)部人員借閱會計檔案的管理標準：內(nèi)部人員查閱會計檔案，需經(jīng)財務(wù)部門負責人批準，按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)。填寫會計檔案借閱審批表，注明借閱人姓名、時間和會計檔案名稱，經(jīng)由會計機構(gòu)負責人、檔案管理部門負責人簽字，可提供復(fù)印件，并在專設(shè)的登記簿上登記。

外部單位借閱、查詢會計檔案時，除執(zhí)行內(nèi)部借閱條款外，還要借閱單位出據(jù)介紹信，并由負責人簽字方可借閱。借閱人歸還會計檔案時，會計檔案管理人員要認真檢查檔案的完好性，仔細核實有無涂改、損壞情況，防止會計檔案在流動過程中散失、缺損、抽換或任意銷毀，確保會計檔案的安全性和完整性，避免秘密文件丟失、泄密。

1.5會計檔案銷毀階段

會計檔案銷毀是會計檔案管理的最后一個階段。在該階段，企業(yè)要按照一定原則和標準，對會計檔案的鑒定和銷毀做出明確要求，對過期的會計檔案進行價值估算，并銷毀沒有價值的會計檔案。檔案管理部門要提出鑒定意見，和財務(wù)部門共同組成鑒定工作小組，對檔案逐冊、逐頁進行鑒定，對確無保管價值的會計檔案編制銷毀清冊。銷毀情況形成書面文件和銷毀清冊一同存入檔案。

2　會計檔案的管理策略

第一，結(jié)合財務(wù)管理實際需求，建立完善的會計管理機制，以全面規(guī)制會計工作內(nèi)容，從而保證會計工作流程的規(guī)范性、有效性。

第二，把所有經(jīng)濟活動都歸入會計監(jiān)督管控的范圍，按照制度要求，保持會計檔案工作特色，實施精細化、電子化管理模式，嚴控會計檔案歸口，確保會計檔案的真實性、有效性、準確性和時效性。

第三，企業(yè)要做好教育和專業(yè)培訓工作，努力提高會計檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平，以保證會計管理工作有效進行。

3　會計檔案管理創(chuàng)新實踐

3.1會計檔案電子化、信息化革新

紙質(zhì)檔案仍然是當今會計檔案的主要載體，但是，隨著電算化的跨躍，財務(wù)系統(tǒng)軟件從遠光到FMIS，再到ERP、財務(wù)管控系統(tǒng)等多系統(tǒng)并行，將會計電子檔案的推行提上日程。依據(jù)會計檔案管理的最新要求，2014年，財務(wù)資產(chǎn)部協(xié)同財務(wù)管控組，將成立以來的全部賬目編制成電子檔案，以電子檔案盒為載體，設(shè)立內(nèi)部局域網(wǎng)管理，對電子檔案進行專項管理，滿足會計電子檔案異地、防災(zāi)存儲的要求。在地市沒有服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)的情況下，實現(xiàn)對以前年度會計信息進行電子查詢，為查詢紙質(zhì)檔案起到“衛(wèi)星定位”的作用。

3.2優(yōu)化人員配置，確保會計檔案專業(yè)專職管理

財務(wù)資產(chǎn)部設(shè)置會計檔案管理崗位，配備專業(yè)財務(wù)人員負責會計檔案管理，在保證會計檔案質(zhì)量的同時，提升會計檔案管理水平。注重會計檔案人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，要求會計檔案管理人員必須具備會計從業(yè)資格證書，大學?？萍耙陨蠈W歷，且有5年以上會計工作經(jīng)驗，政治表現(xiàn)好，具有良好的道德品行。建立會計崗位輪換制，采用A、B崗機制確保會計檔案管理有序進行，工作銜接流暢，財務(wù)管理職能進一步強化。

3.3重視業(yè)務(wù)水平，加強培訓管理

會計檔案管理人員除應(yīng)兼顧財務(wù)會計專業(yè)和文書檔案專業(yè)知識外，還要具備計算機方面的專業(yè)知識。因此，對會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求也相對高于其他崗位。定期或不定期地對會計檔案管理人員進行專業(yè)培訓，提高其業(yè)務(wù)能力和道德素質(zhì)，使其能勝任檔案管理工作。

4　未來的設(shè)想和發(fā)展方向

開展原始憑證電子化管理工作，是為進一步提高財務(wù)信息化、集約化水平而做的一種嘗試。未來將根據(jù)統(tǒng)一部署，完成原始憑證電子化實施工作。業(yè)務(wù)范圍涵蓋電子報賬系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)，按照財務(wù)核算相關(guān)流程，上載經(jīng)濟業(yè)務(wù)附件，并在電子報賬系統(tǒng)流轉(zhuǎn)完成審批過賬。該項目有利于提升財務(wù)業(yè)務(wù)協(xié)同處理水平，促進財務(wù)業(yè)務(wù)深度融合；提升財務(wù)管理工作規(guī)范化水平，將財務(wù)管理范圍延伸到業(yè)務(wù)前端；實現(xiàn)原始憑證的實時在線追蹤，提高在線稽核的工作效率；實現(xiàn)原始憑證可視化管理，凸顯財務(wù)業(yè)務(wù)監(jiān)督作用，加強業(yè)務(wù)鏈與財務(wù)價值鏈融合，有效規(guī)避經(jīng)營風險。

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.16.002

F233；G275.9

A

1673-0194（2015）16-0005-01

2015-06-29