確保中小企業金蝶K3 ERP順利上線與運行的措施研究

王調奉

（深圳德森精密設備有限公司，廣東 深圳 518105）

確保中小企業金蝶K3 ERP順利上線與運行的措施研究

王調奉

（深圳德森精密設備有限公司，廣東 深圳 518105）

為提高信息化管理水平，越來越多的企業使用ERP系統，在ERP系統的初始化及運行過程中會遇到很多問題，影響ERP系統功能的正常發揮。本文主要以金蝶K3 ERP系統為例，從預防角度分析如何化解可能出現的問題，以使EEP系統真正發揮其應有的作用。

1　前期準備條件

企業購買ERP軟件并配備相應的硬件設施，同時必須選1名或1組ERP實施人才。若企業沒有相關人才，可以對外聘請ERP實施顧問。另外，企業最好有獨立的機房并選1臺優質的電腦做服務器，以確保ERP系統數據的安全。

2　ERP系統上線與運行的流程

2.1基礎資料設置

以上工作做好后，安裝并建立1個ERP系統賬套，對賬套進行系統設置，基礎資料設置包括會計科目、幣別、憑證字、結算方式、倉庫、部門、職員、客戶以及供應商等。其中部分設置ERP正式啟用后一般不能再修改，因此，企業要依據自身實際情況謹慎選擇與之相適應的設置。基礎資料設置舉例如下。

2.1.1會計科目設置

系統有會計科目預設模塊，可以引入。引入的會計科目都是一級科目，需進行完善修改及屬性設置，根據企業自身情況設置明細科目。要進行外幣核算的須勾選期末調匯；要分部門、職員、供應商或客戶等進行項目核算的，需在核算項目中進行選擇；要控制應收、應付科目只能在應收應付模塊中使用的，在科目受控系統中進行選擇，應收賬款科目選受控應收系統，應付賬款科目選受控應付系統。受控后應收應付科目將不能直接在總賬中錄入進行賬務處理。

2.1.2物料設置

首先，要區分物料大類別，如原材料、半成品、產成品及周轉材料等，要有符合企業實際的編碼規則，且必須具有可擴充性。其次，注意物料的屬性設置，包括存貨計價方法、相關會計科目等（存貨科目、收入科目、成本科目等），只有這些設置正確，能保證后續的存貨出入庫核算及相關會計賬務處理的正確性。

2.2系統初始化

基礎資料錄入或設置正確后進行系統初始化，初始化主要是初始財務數據（各會計科目初始余額）及存貨數據（數量與金額）、BOM數據、固定資產卡片等，且總賬模塊相關科目金額要與各子模塊核對一致。如總賬系統中的存貨會計科目金額要與供應鏈的各庫存物料數量乘以價格的總和金額一致（原材料、庫存商品等）。總賬系統中的應收賬款、應付賬款要分別與應收子系統和應付子系統的金額一致，總賬系統的固定資產金額要與固定資產管理子系統核對一致（固定資產原值、累計折舊等）。各模塊數據錄入并相互核對正確后即可結束初始化工作。

2.3分模塊對相關人員進行培訓

初始化工作結束后即進入全面正常運行階段，此階段最重要的是要做好培訓及前期全程輔導跟蹤工作。可分模塊對相關人員進行培訓，如組織對財務人員進行財務模塊培訓，組織采購人員進行采購管理培訓，組織銷售人員進行銷售管理培訓，涉及部門較多的模塊，如倉存管理、資產管理等，可組織全公司各部門相關人員參加培訓。要有培訓手冊，并將培訓手冊發給各崗位操作人員，以便現場培訓與紙質教材相結合輔導各業務操作人員。

2.4用戶權限設置

正式啟用處理業務前，先進行用戶權限設置。對每個操作人員新增設置一個用戶名，登錄密碼由操作人員本人自行設置（對其他人員保密），并設置每個操作人員的操作權限（與操作人員崗位相匹配的權限），如會計憑證錄入與會計憑證審核，采購申請與采購訂單下達等，在系統中進行內部控制以防范可能出現的錯誤和會計舞弊。

2.5日常業務處理

培訓完成并進行用戶權限設置后，開始進行日常業務處理。須全程跟蹤檢查各部門業務操作人員的操作情況，全面了解各操作人員的操作，及時糾正錯誤和不當的操作方法，確保ERP系統的高效、正確使用。

2.6分模塊管理

2.6.1計劃與采購模塊

生產計劃人員的物料需求計算公式（按凈需求或按毛需求）設置是否與企業實際情況相符，采購人員的采購訂單下達是否正確（正常對外采購業務須在采購管理模塊處理，委外加工業務的須在委外加工模塊處理），購買固定資產需在資產購置模塊中處理。采購訂單中的稅率是否正確，稅率可從采購價格管理中自動帶出，也可手工錄入。

2.6.2倉存管理模塊與存貨核算模塊

因倉存管理的出入庫單據會全部傳遞至存貨核算，倉存管理中的出入庫單據填制要及時正確，單據填制要與實物出入庫在時間上保持一致，且及時審核。期末，單據全部審核后對供應鏈進行關賬，關賬后系統不能再進行出入庫處理，為存貨的正確核算提供穩定的數據環境。存貨核算模塊中，先要檢查有無異常期初余額，如有異常余額要進行處理調整。再對外購入庫單進行入庫核算（即將采購發票上審核確定的價格回填至外購入庫單據上）。采購發票審核鉤稽后會傳遞至存貨核算，在存貨核算界面點擊核算即可完成外購入庫單單價的核算。如外購物料價格未確定，不需生成采購發票，暫估處理入賬即可，待下月或后續確定后再生成采購發票正式入賬，同時，前期暫估入賬金額進行沖回，可依企業自行實際情況選擇單到沖回或月初一次性全部沖回。其他入庫業務單據價格可通過無單價單據單價更新功能自動填充或手工錄入，入庫業務單據價格金額全部確定好后再進行出庫核算。對出庫核算中的異常系統給予提示，對核算中異常物料可點擊鏈接了解異常原因，或打開該物料成本計算表了解具體異常情況，根據異常原因進行相應解決。直至最后存貨核算無任何異常，系統會提示“核算成功”。核算成功后進行會計賬務處理，賬務處理完成后與總賬對賬，核對總賬各存貨明細科科目（原材料、庫存商品、周轉材料等）與存貨核算中的存貨科目金額一致方可結賬。需注意存貨類會計科目原則上只能在存貨核算模塊中使用進行賬務處理（關聯物料）。

2.6.3采購管理與應付款管理模塊

采購管理系統主要流程單據：采購申請單→采購訂單→送檢單（收貨通知單）→外購入庫單→采購發票等。采購發票會傳遞至存貨核算和應付款管理系統，在存貨核算模塊中生成存貨與應付賬款入賬憑證，應付賬款科目會自動傳遞至應付款管理系統。庫存現金、銀行存款等支付供應商貨款通過“付款單”方式處理并生成憑證入賬。自開票據（銀行承兌匯票、商業承兌匯票）支付供應商貨款的通過應付票據處理并生產憑證。如果是客戶給的票據，則需先在應收款管理系統對票據進行背書處理，背書時系統會產生“付款單”或“預付單”等，系統自動將付款單等傳遞至應付款管理系統。

2.6.4銷售管理與應收款管理

銷售管理與應收款管理日常作業與之類似。應收應付涉及外幣的期末需進行調匯，調匯可在應收款管理系統及應付款管理系統中處理，也可統一放在總賬模塊處理。

2.6.5資產購置與固定資產管理

企業應制定固定資產的確認標準，只有符合固定資產確認條件或屬在建工程項目的才能在資產購置中處理，不符合固定資產及不屬在建工程項目的材料等須在供應鏈采購管理中處理。主要流程單據：資產申請單→資產采購訂單→資產驗收單→資產發票→資產領用單→固定資產卡片。在此模塊中對購置數量較多（大于1）的固定資產，前面的資產申請單、資產采購訂單、資產驗收單等可在同一張單據上，但在資產領用單生成固定資產卡片時需拆分成多張固定資產卡片（依實際數量），以便后續固定資產的管理。

2.6.6總賬與會計報表模塊

總賬模塊是會計人員常用于會計賬務處理與查詢的功能模塊，可直接錄入記賬憑證，其他功能模塊生成的記賬憑證全部都會傳遞至總賬系統，所有記賬憑證都可以在此模塊進行審核與過賬處理，總賬模塊要注意與其他功能模塊的對賬，如總賬與應收、應付系統，總賬與存貨核算系統，總賬與固定資產系統，總賬與現金管理系統等，對賬一致后，進行期末調匯（如設置為統一在總賬系統調匯的）、結轉損益，記賬憑證全部審核過賬后即可出具會計報表。另金蝶K3 ERP系統結賬順序是：先對各子系統進行結賬，最后對總賬系統進行結賬。報表模塊可自行設置取數公式。報表模塊可依取數條件，導出不同時期的會計報表。

3　結 語

ERP系統的順利上線運行并真正發揮功能，需要事前進行全面規劃，充分做好各項準備工作，加大輔導培訓力度及上線正式運行中的監督檢查及時糾錯等。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.046

F275

A

1673-0194（2015）16-0069-02

2015-06-11

［關健詞］金蝶；K3；ERP；中小企業；運行