企業檔案管理信息化建設

白媛媛

（長春市軌道交通集團有限公司 檔案室，長春 130012）

企業檔案管理信息化建設

白媛媛

（長春市軌道交通集團有限公司 檔案室，長春 130012）

企業檔案管理信息化建設是信息時代檔案事業的一個重要分支，是我國檔案事業進步與信息化建設的重要部分，是企業檔案管理模式的一次重大變革。信息的迅猛發展與更新給企業帶來了新的機遇挑戰，解決信息化檔案遇到的問題成為當前研究的重要課題。本文分析研究目前檔案建設存在的問題，并提出相應的解決措施。

信息化；檔案；管理；建設

1　企業檔案管理相關理論

1.1企業檔案信息化概述

我國信息化起步于20世紀70年代，落后于發達國家10余年。直到20世紀80年代，國家才開始有計劃、有目的的推進電子信息技術應用。2000年，在國家信息部的指導下，企業與國家共同發起了一項重要的上網工程，開創了建國以來的新局面。

計算機的發展使得企業的辦公水平越來越高，交流手段也逐步向計算機靠近。檔案信息化管理是企業管理的重要形式，更是響應國家號召的舉措。在信息化模式下，企業發展的利大于弊。

1.2企業檔案信息化的必要性

企業檔案信息化是指企業在遵紀守法的基礎上，依靠科學的管理方法，憑借高科技手段，整合企業的文件、資料，使信息的獲取、處理實現數字化以及網絡化的資源共享，提高企業檔案的重復利用率，帶動企業資金流的運動，實現生產自動化、管理科學化，給企業之間、用戶之間提供相互溝通的橋梁。

2　企業檔案信息化的特點

2.1原始性

傳統的檔案學認為，歸檔文件必須是原件，以確保文件的歷史價值。而電子文件不需要像傳統檔案文件那樣以原件來證明檔案的原始性，也無須對信息的原始性做出保證。將傳統的紙質檔案轉換為數字化檔案并輸入計算機網絡，使企業檔案由實態轉化為虛擬態，檔案信息內容與載體分離開。檔案信息化能豐富企業的信息資源儲備量，不斷傳輸企業的檔案信息，為企業增磚添瓦。

2.2系統時效性

企業檔案傳遞中的信息不僅包括企業以前形成的檔案文件，還包括企業正在形成的及時文件。企業檔案信息化不僅屬于企業某一部門的任務，更是全公司的任務。檔案的信息化需要在有效的時間發揮產生經濟利益的作用，倘若企業對市場信息反應遲緩，勢必會對企業造成經營、管理等多方面的偏差。

3　當前檔案管理存在的普遍問題

3.1信息化意識淡薄

企業檔案信息化管理投資較高，有些企業認為檔案的投資管理不能為企業創造任何經濟效益，于是將資金投入到工程建設以及產品銷售方面。同時，企業管理意識不強，在檔案材料的保管、移交等方面的管理不完善，檔案人員流動性強，且不注重對檔案人才的培養，導致企業檔案管理水平以及業務水平達不到市場要求。

3.2缺乏有效指導

檔案信息化缺乏外部的有力指導以及科學合理的分析與規劃，這導致檔案信息化不完善。企業在檔案信息化方面的建設對自身發展影響深遠，當然，這并不意味著檔案信息化可以解決一切問題。有些企業自不量力，一味進行高科技的檔案管理信息化，給企業造成了嚴重的經濟負擔，不僅發揮不了檔案信息化的優勢，反而起到了反作用。很多企業因為缺少專業人士的維護，使檔案信息化成為一次性工程。

3.3檔案管理標準不完善

檔案管理標準是指在檔案實體管理逐步轉向信息管理的過程中所必須依賴的業務規范和技術標準。隨著企業檔案信息化、標準化的深入，傳統的企業檔案管理標準越來越滿足不了企業的需求，企業的信息管理、產品標準亟需進一步完善。

3.4檔案管理與其他管理缺乏有效連接

企業檔案部門是企業信息化的所在地，優勢明顯。但同時也存在著與其他環節無法溝通、聯絡的潛在危機。許多企業生成的電子文檔由技術部門保管，未及時移交歸檔，使許多企業中的電子文檔處于凌亂狀態，無法實現文檔的有效利用。目前企業檔案信息化系統并不完善，檔案工作還很難實現與企業其他信息的融合貫通，這是企業檔案信息管理與其他信息管理沒有實現有效銜接的根本原因。

4　檔案信息化應對措施

4.1強化檔案管理

強化檔案管理是在一定的標準下，依托網絡建立完善的系統軟件，確保檔案管理基礎工作得到加強和完善。建立高技術的、方便快捷的檔案系統，實現信息化的調用，延長檔案壽命，做到資源共享。紙質檔案管理和電子檔案管理相對應，建立長期存儲的可以共享的數據庫，確保電子檔案能夠得到有效傳遞。

4.2轉變企業思想

企業檔案管理信息化是信息時代信息共享的需要，是檔案事業技術進步的突破口，更是加快改革開放、充分發揮檔案價值以及實現檔案信息資源共享的戰略選擇。領導者的信息化管理水平直接決定了信息化的深度和廣度。作為企業的一把手，應該充分認識檔案管理的利益和未來發展前景，支持與發展企業的檔案管理，促進企業檔案管理信息化建設。

4.3提高檔案管理員的信息化意識

現如今，檔案人員可利用網絡技術，共享資源來服務企業。這要求檔案人員要認清檔案信息化的重要性，傳統的企業模式必然會被檔案工作現代化、信息化所取代。當代社會企業對檔案工作者提出了更高要求，要求其服務態度更加優質，與時俱進，更新服務觀念。只有這樣，才能不斷拓展服務范圍，提高服務質量，使檔案信息化充滿生機和活力。

4.4制定標準化的規范

檔案管理信息化中要減少組織層次，增加管理幅度，提高效率，保證業務的規范化。只有在行業內建立統一認證、共同認可的規則，才能使數字化后的檔案信息在行業內通行無阻。除了要加強信息的標準化外，還應把握信息的軟件以及硬件問題。規定檔案信息中的數據存儲格式，對涉及國家機密的重要檔案進行加密。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.141

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1673-0194（2015）16-0198-01

2015-05-22