信息化時代檔案管理的重要性

王懷慶

（鄄城縣人力資源和社會保障局，山東 菏澤 274600）

信息化時代檔案管理的重要性

王懷慶

（鄄城縣人力資源和社會保障局，山東 菏澤 274600）

隨著互聯網技術的不斷發展，社會逐漸進入信息化時代，各行各業都在積極的開展信息化建設。檔案作為一種工作歷史記錄，代表特殊的文化資源，是一種重要的記錄形式和載體。檔案是信息社會的產物，加強對檔案信息化管理的探究，是目前檔案工作者的一項重要任務。基于此，本文就檔案信息化管理的重要性進行分析，并提出具體管理對策。

信息化時代；檔案管理；重要性

在信息技術高速發展的現在，企業檔案管理工作面臨著嚴峻挑戰。傳統檔案管理模式已經完全不能和先進的科學管理方案接軌，不能適應社會發展需求。因此，企業必須積極改正陳舊的管理方式，尋求全新的管理模式，促進企業檔案管理的發展。

1　檔案管理現狀分析

1.1檔案管理觀念落后

對檔案管理工作不重視是大部分企業普遍存在的問題。主要表現在以下幾方面：第一，大部分企業，缺乏檔案管理的專業部門。第二，管理者對檔案管理工作認識不足。大部分企業管理者錯誤地認為檔案管理工作就是對企業資料的整理，并不能給企業帶來經濟效益，這種想法導致企業不愿意設立專門的檔案管理部門。

1.2檔案管理信息化水平低

目前，大部分企業檔案管理信息化水平低，主要體現在以下幾個方面：第一，部分企業仍采用傳統檔案管理模式，對計算機及科學技術利用不足，導致檔案管理效率低下。第二，部分員工沒有正確認識檔案信息化建設的內涵，錯誤地認為信息化即數字化，導致檔案管理的信息化建設水平較低。

1.3檔案管理不能為公司服務

傳統檔案管理模式分為檔案的搜集和整理鑒定，只要保證企業檔案的歷史記錄完整即可。但是，這種檔案管理模式不能為提供良好企業服務。好的企業檔案管理能在企業中起到積極的促進作用，在檔案中找到企業發展的興衰點，找到發展的不足并尋求新的解決方案，作用于企業發展，為企業服務。

2　信息化時代檔案管理的建議

2.1科技存檔

當前的檔案管理工作應該向數字化靠攏，從實體檔案管理轉變為對信息資源的科技化管理。科技化管理檔案主要運用現代化手段對檔案信息資源進行管理，以基本信息為管理對象，對各個部門信息行進數字化處理。在進行電子存檔時，首先，要建立相關檔案的網頁，建立數字化視頻檔案數據庫檢索模式，以便于檔案的查找與利用。其次，要充分利用相關部門網站制作網頁，使檔案管理服務于系統互聯網，并形成科技化的電子檔案數據庫管理中心。在電子檔案建立中，要保證檔案內容的真實性和安全性，且快速實現資源共享。在互聯網上，應實現檔案管理的自動化和法制化，真正做到檔案信息交流和利用。

2.2信息化管理

傳統檔案管理模式是以圖片、手寫信息、影像等為載體進行管理，檔案管理人員主要以手工操作的形式完成檔案的收集和整理，最后完成存檔。隨著信息化程度加深，特別是國外先進檔案管理技術的引進，奠定了檔案管理科技化基礎，電子化檔案管理模式使檔案從人工手寫變為計算機存檔，這是辦公手段的歷史性改變，為檔案管理提出了更高要求，使檔案管理走向現代化和科技化。也從另一個角度要求檔案工作者加強學習檔案管理技能，適應新形勢下的工作方式變更，更加快捷、準確地為社會創造經濟效益。

2.3工作重心向信息偏移

在傳統檔案整理實踐中，主要工作是檔案實體數據整理。在實際檔案管理中，檔案實體管理是對檔案的流程化控制。而計算機存檔技術給傳統檔案管理模式帶來巨大挑戰，傳統檔案管理無法應對電子信息時代的數字化處理要求，因此，檔案實體化管理越來越弱化。檔案管理事業的關注焦點從文件實體化向文件形成化發展，使文件整理和保管與科技有機聯系起來。

2.4培養信息化檔案管理人才

在檔案管理中，應著重引進和培養現代化管理人才，全面提高工作人員素質，積極改善檔案管理設備，提高檔案管理手段。為此，首先，要努力培養檔案管理的數據庫開發人才，只有優秀的人才儲備，才能更好地服務于檔案管理工作。其次，企業要積極地為檔案管理人才提供提升能力的機會，設立專門的培訓機構，提高檔案管理人員的知識結構和整體水平，加強工作人員的理論研討和學術交流。最后，要引進了解信息化的技術人才，具有現代化管理水平的管理人員，切實提升檔案管理部門的服務質量。

3　結 語

隨著信息技術不斷發展，傳統實體式檔案存檔方式已不適用于企業的發展。因此，檔案信息處理自動化和數字化的趨勢勢在必行。檔案工作面臨著從傳統到科技化的重大變革，如何加速檔案管理科技化成為當前研究的重點。企業要尋找傳統檔案管理模式的不足，汲取現代化的檔案管理模式，形成符合企業實際發展的方法，更好地為社會服務。

主要參考文獻

［1］和夢吉.企業檔案信息化建設對策研究［D］.濟南：山東大學，2012.

［2］李勇.淺談信息化時代檔案管理工作［J］.經營管理者，2010（14）：133-134.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.16.144

G270.7

A

1673-0194（2015）16-0201-01

2015-06-04