機關事業單位檔案管理的有效策略

樸松子

（吉林省圖們市科學技術協會，吉林 圖們 133100）

機關事業單位檔案管理的有效策略

樸松子

（吉林省圖們市科學技術協會，吉林 圖們 133100）

在機關事業單位管理中，檔案管理扮演著重要角色。但是，長期以來，該項工作具有相對較低的效率和質量，導致其作用難以得到充分發揮。因此，如何提高檔案管理工作效率成為機關事業單位的一項重要工作。本文闡明機關事業單位檔案管理工作的有效策略，以期為機關事業單位做好檔案管理提供指導和借鑒。

檔案管理；事業單位；信息化

機關事業單位檔案中具有大量價值高的資料，對其工作有重要作用。但是，現階段，機關事業單位在開展檔案管理工作過程中存在一系列問題，例如，領導對該項工作重視程度較低；相關管理工作者職業素質較低；管理制度不完善；管理設備與方法滯后等。尤其是國內機關事業單位檔案管理基本上通過紙質資料來存檔，該存檔模式對有價值資料的有效保存非常不利。由于紙質資料在長期保存過程中易受潮、損失，同時對搜集、分析、查詢非常不便，導致機關事業單位在開展該項工作時效率低下。隨著社會不斷發展，檔案管理過程中出現的問題引起各界廣泛關注，如何妥善處理機關事業單位檔案管理工作面臨的諸多問題，提高工作質量，使其作用得到有效發揮，已成為現階段機關事業單位檔案管理工作者需要解決的第一要務。筆者根據自己多年工作經驗，提出機關事業單位檔案管理的有效策略，以期為機關事業單位做好檔案管理工作提供指導和借鑒。

1　更新思想，高度重視檔案管理工作

提高領導人對檔案管理工作的重視程度，是加強檔案管理的關鍵。領導的重視在很大程度上影響職工的主動性與積極性，若領導忽視檔案管理，對檔案管理持敷衍態度，不明確檔案管理員的職責，會直接影響檔案管理員的工作態度，降低其工作積極性與主動性，從而影響事業單位整體發展。因此，領導要積極轉變“檔案管理可有可無”的錯誤認識，充分人事檔案管理工作對單位的重要性和價值。同時，領導也要制定并完善激勵機制，實現獎優懲劣，有效監督檔案管理工作人員，使他們提高對加強檔案管理工作對企業發展意義的認知，使他們努力做好本職工作。

2　加強對檔案管理工作者的培訓教育

目前，機關事業單位部分檔案管理工作者的素質相對較低，嚴重影響事業單位發展。因此，事業單位必須要加大對相關工作者的培訓力度。首先，事業單位要加強相關人員的繼續教育，定期或不定期地舉行業務知識培訓和技能培訓，提高員工知識水平和職業技能。其次，加強對員工的道德素質培訓，聘請成功事業家到公司演講，提高員工道德素質。最后，要制定科學合理的培訓制度，根據制度加強職工培訓，使他們熟悉各項注意事項及工作標準，提高員工綜合素養。

3　切實加強信息化建設

3.1構建科學合理、有效的檔案管理信息化網站

構建相應站點，并利用其為工作者提供各種檔案服務，使他們能通過網絡來查詢相關資料。網頁式服務是加強檔案管理工作信息化的有效方法，其能在很大程度上提高信息傳遞速度。同時，構建科學、合理、有效的檔案管理信息化網站，使其具備不斷更新的能力，與社會發展保持統一節奏，最大限度地發揮電腦網絡資源。

3.2加強建設檔案管理工作信息化

隨著社會發展進入到信息時代，機關事業單位的檔案管理工作應與時代保持一致，積極主動地引入各種信息技術，努力提升工作質量。相關工作者應充分利用電腦開展工作，及時更新檔案內容，保證各種檔案資料全面可靠，并發揮各種現代化設備的作用，盡可能將檔案整理成電子數據，實現檔案保存無紙化，縮減檔案管理工作的成本與保存空間。

3.3推動檔案管理工作朝著數字化方向發展

數字化是檔案保存的有效途徑。機關事業單位要盡可能發揮各種信息技術的作用，將工作中的物質化信息轉變為數字化資料進行保存。同時，還要構建檔案數據庫和目錄數據庫，以便進行查詢和使用。此外，檔案管理工作數字化應與傳統方法有機融合，使兩者能互相補充，相輔相成。

4　結 語

檔案管理在機關事業單位工作中扮演著重要角色，為做好檔案管理工作，提高該項工作的質量和效率，事業單位要不斷更新思想，高度重視檔案管理工作；切實加強對檔案管理工作者的培訓教育，提升其綜合素質；切實加強信息化建設。

主要參考文獻

［1］王海娟.淺談公司檔案管理現狀與實現檔案管理數字化的要求［J］.黑龍江史志，2013（17）：15-17.

［2］麥燕紅.淺談事業單位檔案管理的優化與現代化路徑［J］.黑河學刊，2011（10）：162-163.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.146

G271

A

1673-0194（2015）16-0203-01

2015-06-04