優(yōu)化社區(qū)檔案管理的路徑探析

陳董來(lái)

（深圳市光明新區(qū)衛(wèi)生監(jiān)督所，廣東 深圳 518107）

優(yōu)化社區(qū)檔案管理的路徑探析

陳董來(lái)

（深圳市光明新區(qū)衛(wèi)生監(jiān)督所，廣東 深圳 518107）

城市在進(jìn)行社區(qū)建設(shè)的時(shí)候必然會(huì)有一份專用的社區(qū)檔案，這份檔案在社區(qū)的未來(lái)發(fā)展中有著不可限量的作用。為規(guī)范社區(qū)管理，完善社區(qū)的各項(xiàng)服務(wù)功能，促進(jìn)社區(qū)發(fā)展，要保存并合理使用社區(qū)檔案。本文從社區(qū)檔案管理入手，著重分析社區(qū)檔案面臨的困難以及加強(qiáng)社區(qū)檔案管理的重要性。

社區(qū)檔案；管理；優(yōu)化路徑

社區(qū)的建設(shè)發(fā)展以及管理情況都被完整真實(shí)地記錄在社區(qū)檔案中，這份檔案是社區(qū)開(kāi)展各項(xiàng)工作的基本綱領(lǐng)。在當(dāng)今社會(huì)，開(kāi)展社區(qū)檔案工作，規(guī)范社區(qū)檔案管理，為社區(qū)發(fā)展以及城市建設(shè)貢獻(xiàn)一份力量，是社區(qū)檔案必須承擔(dān)的責(zé)任。

1　社區(qū)檔案管理面臨的困難

1.1對(duì)社區(qū)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足

盡管社區(qū)管理者一直強(qiáng)調(diào)社區(qū)檔案的重要性，但在真正實(shí)行時(shí)卻往往將其放在次要位置，甚至完全不要。而由于編制體制的原因，社區(qū)檔案大多直接由社區(qū)上級(jí)單位的辦公部門(mén)管理。很多社區(qū)根本不存在專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，有些甚至連獨(dú)立的檔案室、檔案柜都沒(méi)有。這種態(tài)度上的不端正以及編制上的不完善，對(duì)社區(qū)的檔案管理、檔案建設(shè)產(chǎn)生了極其不好的影響，加大了收集、整理檔案工作的難度。

1.2社區(qū)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低

術(shù)業(yè)有專攻，盡管檔案管理看起來(lái)是一份很簡(jiǎn)單人人都能完成的工作，但在實(shí)際操作中，卻并沒(méi)有那么簡(jiǎn)單。檔案管理并不是簡(jiǎn)單機(jī)械的將文件資料整理為檔案資料，而是一份極有“學(xué)問(wèn)”的工作，在整理時(shí)必須顧及到方方面面。社區(qū)處于社會(huì)中，各種關(guān)系極其復(fù)雜，對(duì)上有千絲萬(wàn)縷的關(guān)系線，對(duì)下也有各種等待處理的事情，因此，必須認(rèn)真對(duì)待社區(qū)檔案管理工作，提升相關(guān)工作人員的素質(zhì)。但在實(shí)際工作中，由于資金投入或人員編制等因素，許多社區(qū)的檔案管理工作人員都是兼職人員，既沒(méi)有過(guò)硬的專業(yè)素質(zhì)，也沒(méi)有進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)，對(duì)檔案管理工作并不熟練，人員變換也非常頻繁。這些“臨時(shí)工”的頻繁交替，導(dǎo)致檔案工作在交接時(shí)出現(xiàn)各種問(wèn)題，影響檔案管理的整體質(zhì)量水平。

1.3社區(qū)檔案的利用率低

由于檔案管理者不專業(yè)，在記錄檔案過(guò)程中，只是簡(jiǎn)單地將文件資料整理成檔案資料，然后裝袋密封，整理成一摞摞的檔案資料。而這種資料在使用時(shí)卻顯得極為浪費(fèi)，既是對(duì)紙質(zhì)資源的浪費(fèi)，也是對(duì)查閱者時(shí)間的浪費(fèi)。這種重保管而不重使用的心態(tài)，使檔案管理工作變得可有可無(wú)，降低了社區(qū)檔案管理機(jī)構(gòu)的工作地位。

1.4社區(qū)檔案管理的資金投入不足

社區(qū)檔案一般保存在社區(qū)居委會(huì)，因此社區(qū)檔案能否妥善保存取決于居委會(huì)的經(jīng)濟(jì)能力。而居委會(huì)的資金很大一部分來(lái)源于當(dāng)?shù)卣呢?cái)政撥款，由于各種原因和政策，這些錢(qián)款基本很難真正落實(shí)到居委會(huì)處。這對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，無(wú)疑是雪上加霜。缺乏資金支持，容易導(dǎo)致無(wú)處存儲(chǔ)檔案、缺少存檔用具等各種問(wèn)題，最終造成檔案丟失。這不僅會(huì)威脅檔案庫(kù)的完整性與安全性，還會(huì)影響到社區(qū)的日常工作。

2　加強(qiáng)社區(qū)檔案管理工作的建議

2.1提升社區(qū)檔案管理工作的意識(shí)

很多時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度決定基層的動(dòng)作，因此，只有領(lǐng)導(dǎo)重視社區(qū)檔案管理工作，基層人員才能投入更多的精力在這一工作上。因此，社區(qū)檔案工作人員應(yīng)該有意識(shí)地展示社區(qū)檔案的重要性，引起領(lǐng)導(dǎo)重視。例如在社區(qū)宣傳專欄里宣傳、組織社區(qū)人員觀看影視資料等。通過(guò)這些方式，可使社會(huì)重視社區(qū)檔案管理工作，使居民了解社區(qū)檔案管理工作的急切性。

2.2提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)

一般來(lái)說(shuō)，社區(qū)很難招聘到專業(yè)的檔案管理人員來(lái)管理社區(qū)檔案。因此，社區(qū)檔案管理人員大多屬于“兼職人員”，文化水平大不相同，價(jià)值觀念也略有差異，檔案管理能力更是參差不齊。在此情況下，若想讓這些人員更加專業(yè)，就必須對(duì)他們進(jìn)行定期的檔案管理培訓(xùn)，提高他們的職業(yè)素養(yǎng)，激發(fā)他們的工作熱情，為社區(qū)提供專業(yè)人才，使檔案管理工作更加嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)。

2.3提高檔案利用率

時(shí)代在進(jìn)步，社區(qū)檔案的管理模式也應(yīng)隨著時(shí)代的發(fā)展做出相應(yīng)改變，要在管理中修正錯(cuò)誤，改正缺陷，打破傳統(tǒng)老舊的管理模式，發(fā)展新的管理道路。傳統(tǒng)的檔案管理，基本屬于人工式管理，人工收集、人工整理、人工記錄。這種人工的方式不可避免會(huì)帶來(lái)諸多問(wèn)題，既耗費(fèi)時(shí)間、人力，又容易出現(xiàn)各類錯(cuò)誤，如漏頁(yè)、缺碼或分類不完整等。因此，隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理人員必須摒棄這種傳統(tǒng)模式，善于利用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)檔案，實(shí)現(xiàn)社區(qū)全自動(dòng)管理模式，這既能解放雙手，節(jié)省人力，又能提高工作效率，同時(shí)還有利于保護(hù)環(huán)境。部分社區(qū)存在只重量不重質(zhì)的現(xiàn)象，大量重復(fù)記錄檔案，使得社區(qū)檔案看起來(lái)厚厚一疊，利用起來(lái)卻毫無(wú)用處。檔案人員必須對(duì)社區(qū)檔案進(jìn)行合理分類，分離出社區(qū)內(nèi)較有特色的專屬本社區(qū)的檔案，以指導(dǎo)社區(qū)的未來(lái)發(fā)展方向，取社區(qū)檔案之精華，去社區(qū)檔案之糟粕，使社區(qū)走上一條健全完善有自身特色的發(fā)展之路，也使眾人看到社區(qū)檔案的利用效果。

2.4加大檔案管理工作的資金投入

只有具備足夠的資金投入，才能購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備，才能有地方儲(chǔ)存檔案資料并予以保護(hù)，才能開(kāi)展管理人員的授課教程。只有擁有了獨(dú)立的檔案設(shè)施、設(shè)備以及專業(yè)技術(shù)人才，社區(qū)檔案管理的發(fā)展才能更高效更完善。

主要參考文獻(xiàn)

［1］陳榮云.社區(qū)檔案管理在和諧社區(qū)建設(shè)中的特點(diǎn)分析［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2012（5）：30-33.

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［3］高東輝.如何在當(dāng)前時(shí)代背景下搞好社區(qū)檔案管理工作［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2013（5）：110.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.147

G271

A

1673-0194（2015）16-0204-01

2015-06-11