高校教學檔案三級管理模式初探

王顥

（南京審計學院，南京 211815）

高校教學檔案三級管理模式初探

王顥

（南京審計學院，南京 211815）

針對高校教學檔案的特點以及目前檔案管理中存在的不足，提出了在高校教學檔案管理中實施三極管理模式，并對高校教學檔案管理中實施三級管理模式提出了對策與建議。

高校檔案；教學檔案；三級管理

教學檔案是指各類教學活動中形成的具有保存價值并歸檔保存的教學文件材料。教學檔案是學校教學活動的真實記錄，是改進教學工作，強化教學管理，規(guī)范教學活動、深化教學改革，不斷提高教學質量必不可少的管理環(huán)節(jié)，同時也是衡量高校教學管理水平和教育質量的重要標志之一。隨著高校學科建設、教學科研評估等重大活動的需要，教學檔案的利用率也隨之提高，其地位和作用越來越重要。因此，加強教學檔案管理工作研究，對于進一步規(guī)范教學管理和教學活動，深化教學研究以及提高教育教學質量等方面具有重要意義。

1　高校教學檔案管理概況

1.1高校教學檔案的內容

高校教學檔案涉及面很廣，主要包含以下幾方面：教育主管機關下達的指導性文件；綜合性教學管理材料（制度、規(guī)定、統(tǒng)計表等）；招生工作材料、教學計劃、大綱、總結；學籍管理材料；學生獎懲材料；課堂教學材料；教學實習材料；教學實驗材料；師資培訓、業(yè)績材料；教學質量材料；優(yōu)秀教案；學位授予材料；畢業(yè)論文；教材目錄與自編教材；在職教育材料（學歷教育、繼續(xù)教育、遠程教育及各類研討班、培訓班）；涉外教育材料等。

1.2高校教學檔案的特點

（1）內容廣泛、綜合性強

教學檔案涉及的內容龐雜，僅與教學緊密相關的就包括專業(yè)設置、教學計劃、教學大綱、教學總結、教材、課程信息、師生信息等。

（2）材料來源分散性較大

有來自上級主管部門的材料，有來自本校教學行政管理部門的材料，如學工處的招生、分配名冊，教務處的學籍管理材料；有來自教師的教材、教案、輔導資料聽課評課記錄、科研成果等；有來自學生的優(yōu)秀畢業(yè)論文、畢業(yè)設計、實驗報告等。

（3）多樣性、多學科性明顯

高校教學檔案的載體多種多樣，以紙質材料為主，同時還有照片、圖表、錄像帶、錄音帶、光盤、獎旗、獎杯、獲獎證書、獎狀等實物材料。

（4）周期性、層次性、成套性

高校是全日制本科教育、研究生教育、成人教育及培訓班等多層次的教育模式并存，還有聯合辦學、跨校辦學、國際合作辦學等教學形式，使得教學檔案的層次日趨多樣化。由于教學周期的長短，教學活動的周期性、規(guī)律性，決定了教學檔案的成套性。

1.3高校教學檔案傳統(tǒng)管理模式

從管理方法上，現有的高校教學檔案管理模式主要是分級、分類管理。分級管理的教學檔案管理模式，是指對教學檔案實行兩級管理：校級管理和院級管理，即在校級主要對各教學檔案部門做統(tǒng)一管理，各院系則設立具體的教學檔案管理部門。具體分工：校級管理的重點是對教學檔案的總體管理上，主要任務是制定教學檔案管理制度和實施細則，對教學檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則及程序做出明確的規(guī)定；院系管理的重點是對教學檔案的細節(jié)管理上，主要任務是保管各院系所產生的教學計劃、教學管理文件及研究成果等。

分類管理的校級教學檔案管理，主要負責教學文件及規(guī)章制度、教師檔案、科研成果檔案、教務考務檔案、學籍檔案、學位檔案等。分類管理的院級教學檔案管理，主要負責教學建設檔案，包括教材檔案、課程檔案、教學檔案和實習檔案；教學管理檔案，包括教學質量評估、課程表、考試安排等教學過程檔案；教學成果檔案包括科技制作、畢業(yè)生論文等三大類的教學檔案。

1.4高校教學檔案三級管理模式

《檔案法》規(guī)定：檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。高校教學檔案分級管理符合這一原則。模式是指某種事物的標準形式或使人可以照著做的標準樣式，簡單說，模式類似于定式，就是遇到反復出現的同一問題時所固定使用的解決方案。建立教學檔案管理模式目的就是實現教學管理的統(tǒng)一和規(guī)范。

2　高校教學檔案傳統(tǒng)管理模式的優(yōu)缺點

2.1高校教學檔案傳統(tǒng)管理模式的優(yōu)點

（1）組織體系

目前，大多數高校教學檔案采用校、院兩級管理，各職能部門在教學管理和教學實踐活動中形成的具有一定保存價值的教學檔案，由相關職能部門集中統(tǒng)一保管和利用；二級學院或教學部在教學管理活動中形成的具有一定保存價值的教學資料由二級學院或教學部集中統(tǒng)一保管和利用，這些材料由職能部門和院系或教學部的辦公室秘書保管，等過了利用高峰期，再轉交給檔案館保存。

（2）規(guī)章制度

健全了相應的管理規(guī)章制度。組織體系是管理工作的基礎，有效的管理工作還要以規(guī)章制度為保障。規(guī)章制度由校檔案館統(tǒng)一制訂。通過相關規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行，規(guī)范教學檔案管理工作行為，使之形成良好的運行機制。

（3）人員素質

重視了檔案人員的水平提高。目前各高校為提高教學檔案管理人員自身素質與水平，都加強了對檔案管理人員的業(yè)務培訓，通過各種形式的培訓，拓展檔案工作人員的思維、知識面，提高其業(yè)務素質，使其能夠熟練掌握新的檔案管理技能和方法。

2.2高校教學檔案傳統(tǒng)管理模式的缺點

（1）教學檔案管理部門權責不明

由于教學業(yè)務部門與檔案部門是兩個獨立的部門，而教學檔案主要來源于業(yè)務部門。現實狀況是，關于教學工作的文件、文件管理，檔案、檔案管理各自為政，缺乏有效的監(jiān)督、指導和協(xié)調，出現了文件的形成與歸檔脫節(jié)，檔案部門并不能參與到文件材料積累過程中，勢必造成收集到的材料不全面。還有，部分二級學院或教學部領導對教學檔案管理工作的忽視，沒有把教學檔案管理工作當成一項常規(guī)性的工作來做？，造成了教學檔案建檔困難，不能做到統(tǒng)一管理，資源共享，統(tǒng)一利用的良好運行模式。

（2）教學檔案管理制度不夠完善

在日常的教學管理工作中，各二級學院或教學部缺乏有效的管理規(guī)定和監(jiān)督措施。各二級學院或教學部教學辦公室和教師缺乏建立及保存教學檔案的意識，不能保證按時完成建檔工作，相關的管理制度中對參與教學活動的全體人員責任和任務不明，規(guī)定時限要求未得到充分執(zhí)行，未輔以相應的考核和獎懲措施。并且各個二級學院或教學部之間教學檔案管理缺乏相互借鑒和交流。

（3）教學檔案管理人員素質欠佳

一是大多數檔案管理員不是科班出身，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識，對歸檔文件及檔案價值缺乏應有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的隨意性。二是有些教學部門、二級學院的檔案管理是由兼職檔案員做，這些兼職人員一方面忙于教學、科研、人事、辦公室等事務性工作，沒有多余時間和精力學習檔案專業(yè)知識；也沒有機會接受專門的檔案管理業(yè)務培訓，無法實現檔案的優(yōu)化管理，致使移交到檔案館教學檔案材料不規(guī)范，不完整。

3　開展教學檔案三級管理模式的對策和建議

筆者就高校教學工作的實際情況，認為解決辦法是建立第一級：檔案館，第二級：教務部門，學務部門、招生就業(yè)等部門，第三級：各二級學院或教學部的三級管理模式，從而優(yōu)化教學檔案的建檔質量。

根據文件生命周期理論的含義：文件從其形成到銷毀或永久保存，是一個完整的過程；根據文件的價值屬性，文件生命周期可以劃分為幾個不同的運動階段；在每一個運動階段里，文件特定的價值屬性，與文件的管理方式、存放場所之間存在著一種固有的內在關系。因此，高校檔案館根據高校全部教學檔案的價值形態(tài)、服務對象來劃分保存范圍、場所，采取三級管理模式是符合文件生命周期理論的，完全具有可行性。

3.1實行教學檔案三極目標管理責任制

高校應成立“教學檔案管理領導小組”，領導小組按照《中華人民共和國檔案法》、《高等學校教學文件材料歸檔范圍》、《普通高等學校檔案管理辦法》等相關法規(guī)和上級文件，統(tǒng)一制定本校的檔案館工作職責、檔案館館長工作職責、各二級學院（部門）分管檔案工作領導工作職責、各二級學院（部門）兼職檔案員工作職責、以及本校檔案管理辦法實施細則、教學檔案工作基本原則，教學檔案歸檔范圍和歸檔要求，教學檔案的部門立卷和歸檔流程，教學檔案的文件整理等各項規(guī)章制度，并且明確各級檔案管理職權的分配，實行三級目標責任制，以便各教學管理部門、各二級學院、各教學部的檔案材料能夠按期保質向學校檔案館移交。

3.2建立教學檔案三級管理的體制

教學檔案三級管理是由檔案館、教務處、學生處、以及各二級學院、教學部等組成的服務網絡。借助這個網絡體系建立一個良好的合作平臺，在教務處、學生處、各二級學院和教學部設立專門的教學檔案資料室和教學檔案管理崗位，使得學校、教學管理部門、教學人員、各二級學院、教學部的檔案工作能夠遵守統(tǒng)一的規(guī)范和歸檔程序，按照本校的檔案管理辦法實施細則、文書檔案歸檔范圍和保管期限、本科教學檔案管理辦法等要求，并且按照形成者—時間—類別等分類標準收集、保管有關教學和學生管理方面的檔案材料。定期由各二級學院、教學部將歸檔材料上交到學校教學管理部門進行信息匯總審核，審核后由學校教學管理部門把檔案材料信息再次匯總后（紙質版和電子版）統(tǒng)一上交到學校檔案館，最后由學校檔案館進行合理規(guī)劃、統(tǒng)一編目，入庫上架，從而保證了教學檔案的準確、完整、系統(tǒng)，使得高校教學檔案管理工作走上有序化、科學化、規(guī)范化的軌道。

3.3健全各層級檔案管理人員約束機制。

要加強監(jiān)督指導，對存在的問題和困難給予指導和幫助，對教學檔案材料的積累進行督促。采取行政干預手段，把教學人員、學院和教學管理部門教學檔案的歸檔情況與年終考核掛鉤。并且制訂出一套行之有效的教學檔案管理業(yè)務考評制度和實施辦法，定期或不定期地對本校教學檔案的管理進行業(yè)務考核和評估，適時進行必要獎罰。

3.4提高教學檔案管理人員的工作能力

加強對高校專兼職檔案人員進行檔案意識的培養(yǎng)和檔案管理專業(yè)化培訓，不斷提高其業(yè)務素質，提高專業(yè)管理水平。在教學檔案管理的實際工作中摸索出一種教學檔案管理人才培養(yǎng)的新模式，建立管理員的培訓上崗制度、健全管理員的考核與激勵機制，有計劃定期對檔案管理人員進行愛崗敬業(yè)教育、業(yè)務培訓和理論研究，縮短檔案管理人員能力與檔案事業(yè)發(fā)展需求之間的差距，不斷提高終身學習的意識和能力，使其成為具有較高的業(yè)務素質，較強的技術技能、管理能力和創(chuàng)新能力的新一代檔案管理者。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.21.107

G271

A

1673-0194（2015）21-0201-03

2015-09-07

王顥（1974-），南京審計學院檔案館館員，主要研究方向：檔案管理。