檔案管理的問題及對策

趙穎志

（吉林省遼源市西安區(qū)檔案局，吉林 遼源 136200）

檔案管理的問題及對策

趙穎志

（吉林省遼源市西安區(qū)檔案局，吉林 遼源 136200）

檔案的管理工作并非只有保管檔案如此簡單，其涉及到較多的專業(yè)、政策和機(jī)密問題。因此對于檔案的保管工作，政府不能以善通文檔對待，應(yīng)該充分認(rèn)識到其重要性，在多方面給與其支持。只有檔案得以保存下來，檔案中的信息才能夠更好的為老百姓所利用，借鑒到未來的工作實踐中去。

檔案管理；問題；對策

檔案管理是單位工作成功的核心因素之一，其保證了進(jìn)一步工作的展開，以及任務(wù)的順利完成。鑒于當(dāng)前我們國家在檔案保管中存在的問題，筆者根據(jù)切身的經(jīng)驗體會對此進(jìn)行探討，希望能為實際的檔案管理工作提供了參考。

1　當(dāng)前檔案管理中存在問題

1.1管理工作不受重視，硬件投入較少

我國的檔案管理工作歷史悠久，但是往往淪為政府部門中的“雞肋”。畢竟，檔案管理很多時候難以在短時內(nèi)產(chǎn)生重大的效益，因此也沒有得到足夠的重視。所以，在人力物力資源分配的時候，檔案管理部門往往排名倒數(shù)，難以獲得足夠的硬件支持。部分領(lǐng)導(dǎo)甚至認(rèn)為，檔案管理工作非常容易，可有可無，完全沒有必要進(jìn)行相應(yīng)的投入。還有可能在于，領(lǐng)導(dǎo)人員在一定的時間段內(nèi)對檔案管理部門投入了一定的資金，然而在短時間內(nèi)效果并不明顯，從而影響到了其對該部門的判斷。但是，隨著人類的腳步進(jìn)入21世紀(jì)，傳統(tǒng)的檔案管理模式和較少的檔案管理投入已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了當(dāng)前的需求。一些新興的技術(shù)，例如：計算機(jī)、信息工程、網(wǎng)絡(luò)等等都悄然在檔案管理工作中流行起來。若是對于檔案管理部門的投入不足，這些硬件設(shè)施難以得到正常的購買和維修，最終損失的還是單位本身。

1.2人才引進(jìn)不足，專業(yè)素養(yǎng)較低

現(xiàn)如今，我們的檔案管理部門常常被淪為政府的邊緣部門，相應(yīng)的檔案管理人才的引進(jìn)得不到足夠的重視，甚至于在正規(guī)的政府檔案管理單位，都出現(xiàn)了我們的檔案管理者由兼職的人員組成居多的現(xiàn)象。那些真正大學(xué)學(xué)習(xí)檔案管理，并最終將之應(yīng)用于實際的人少之又少。若是掌握信息化檔案管理技術(shù)，真正把檔案管理當(dāng)作自己的事業(yè)的人更是屈指可數(shù)。人員素質(zhì)良莠不齊的現(xiàn)象，在一定的時間和空間范圍內(nèi)存在。沒有好的人才引進(jìn)機(jī)制和培養(yǎng)機(jī)制，檔案管理人員的綜合素質(zhì)將被打上一個大大的問號。

1.3管理制度不健全 效率大打折扣

相對其他部門，檔案管理部門的制度不健全問題尤其突出。因為，檔案管工作沒有受到應(yīng)有的重視，其規(guī)章制度的建立也相對落后。很多時候，檔案管理已經(jīng)進(jìn)入了信息化的新時代，但是其部門所規(guī)定的制度還在原地踏步。更為嚴(yán)重的是，即使有了一定的管理制度，也不能得到完全的遵守。在檔案管理部門中，兼職情況太多太多，一些兼職的檔案管理人員游離在規(guī)章制度之外辦事，萬一其因為不符合規(guī)定而受到懲罰，其也無所畏懼。總之，大到人事制度的管理，小刀檔案的借閱、調(diào)度、保管、保密等等小細(xì)節(jié)，我們的檔案管理制度的完善仍然有漫長的路要走。

2　提高檔案管理質(zhì)量的對策

2.1重視檔案管理，加大硬件投入

現(xiàn)如今，檔案管理已經(jīng)成為了政府工作的重要組成部分。其效益可能很難在短時間內(nèi)體現(xiàn)，但是從長遠(yuǎn)來看，檔案管理工作有利于我們借鑒過去的經(jīng)驗，獲得更有有用的信息。因此，對于我們的領(lǐng)導(dǎo)人來說，充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性就顯得十分的必要。有了足夠的檔案管理意識，我們的檔案管理部門才有機(jī)會得到上級更多的支持和關(guān)心，其中包括經(jīng)費和設(shè)備等硬件的支持。若是檔案管理部門的硬件水平得到提高，信息化管理檔案得以良好的落實，網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)等新興計算得以正確的運用，我們的檔案管理工作就成功了一半。成功的檔案管理又為政府工作效率的提高打下了堅實的基礎(chǔ)。如此一來，就產(chǎn)生了長期性的良性循環(huán)。

2.2引進(jìn)管理人才，提高專業(yè)素質(zhì)

有了思想上的重視，和硬件上的支持，對于人員素質(zhì)這種軟條件我們也不能夠忽視其重要性。對于優(yōu)秀的有經(jīng)驗的檔案管理人才，我們要能夠引進(jìn)，并讓他們代替一些兼職的人員，在崗位上發(fā)揮出應(yīng)有的作用。對于表現(xiàn)較好，認(rèn)真負(fù)責(zé)的檔案管理人員我們可以給以一定的經(jīng)濟(jì)獎勵或者崗位上的晉升。當(dāng)然除了對于人才的引進(jìn)，我們也不能忘記對檔案管理工作者的培養(yǎng)。要培養(yǎng)他們樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，不斷的提高自身的服務(wù)意識和思想道德水平，更好的為人民服務(wù)。最后，在思想素質(zhì)得到提高的同時，專業(yè)素質(zhì)的提高也是我們培訓(xùn)的目的之一。好的專業(yè)素質(zhì)可以更好的發(fā)揮我們檔案管理人員的能力，從而不斷的提高工作的效率。

2.3健全管理制度，提升工作效率

檔案管理制度的健全，我們要充分借鑒國外的經(jīng)驗。建立健全人員的引進(jìn)和競爭上崗的體制，激發(fā)出檔案管理人員的上進(jìn)行和創(chuàng)新意識。對于那些兼職的管理人員，我們的檔案管理制度應(yīng)該予以明確的規(guī)定，讓他們不敢敷衍了事。檔案管理制度盡可能細(xì)致化的規(guī)定，幫助檔案管理人員建立檔案保管、登記、調(diào)動、借閱等規(guī)范，更好的進(jìn)行管理工作。

3　總結(jié)

總而言之，隨著時代的發(fā)展檔案管理作用已經(jīng)越來越明顯，不能再被忽視。對于現(xiàn)階段的檔案管理工作仍舊存在諸多問題，我們可以從提高人員的素質(zhì)，建立健全檔案管理制度，以及加強(qiáng)硬件設(shè)備的支持等方面予以改善。相信，有了更多關(guān)注的目光，有了更多檔案管理相關(guān)工作人員的努力，未來的檔案管理工作的前途將一片光明。

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.21.111

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1673-0194（2015）21-0209-02

2015-09-16