信息時代高校檔案資源的開放和共享

何 黎

（西安醫學院，西安 710021）

1 高校檔案資源開放和共享的必然性

1.1 信息時代的必然要求

信息時代的迅速發展，人們對獲取知識和學習知識有了新的要求；同時，學習的速度也在逐漸加快，這就要求提供上要更多的信息，而信息資源的公開與共享在信息時代尤為重要，是社會民眾獲得更多知情權的重要方法。在這種情況下，高校檔案資源的開放和共享是必不可少的，對高校檔案信息資源進行合理的調整分配，讓廣大社會民眾都能獲取到自己想要的信息。

1.2 社會發展和高校進步的共同要求

在經濟全球化的時代，雖然文化差異越來越小，但是來自全球信息化的挑戰和競爭卻越來越大。高校想要在這樣的環境下尋找適合自己的發展道路，就必須順應時代。而開放和共享高校檔案資源就是一項重要的措施。高校檔案資源從原有的單一封閉的模式改變成綜合開放的模式，可以充分發揮其應有的作用，促進高校的發展。

2 實現高校檔案資源開放和共享的局限因素

2.1 高校檔案資源信息化建設基礎薄弱

高校檔案資源開放和共享具有一定的操作局限性。首先，高校檔案資源是以紙質信息為主。但在信息時代，紙質信息已不能滿足人們的需求，究其原因是不僅讀者在借還流程中要耗費一定的時間，而且工作人員在人工維護上也占據大量精力。這樣帶來的結果就是高校檔案資源信息開放與共享實施起來有一定的困難，怎樣利用信息時代的科學手段與高科技設施讓高校檔案信息化建設完善起來是值得深入研究的。

2.2 高校檔案資源信息化建設隱患多

隨著教育的發展，許多高校都進行了生源的擴招，學校擴招帶來的就是學區的增加，這樣無形中給高校的檔案資源信息建設增加了壓力。要實現高校檔案資源的開放和共享，最重要的是實現高校檔案資源的信息化建設。目前，許多高校的檔案資源信息不能統一規劃，館與部門之間沒有聯系，資源較分散，不能有效調控，甚至重復建設，大量耗費資源，這樣不僅為統一、科學、有效的進行高校檔案資源信息化建設留下隱患，也不利于信息時代的高校檔案資源開放和共享。

2.3 高校檔案資源信息服務手段落后

雖然大部分高校已經配備計算機等先進設備，個別高校已經形成了高效的借還服務體系。但這樣的情況僅存在于個別學校，大部分學校在服務上還是利用人工來操作，自動化辦公的程度并不高。大部分高校公開自己的檔案管理系統信息查閱權限有限，無形中為高校檔案資源的開放和共享增加了一定難度。

3 實現高校檔案資源開放和共享的有效途徑

3.1 更新服務觀念

檔案資源一直是國家和人民的文化財富，而高校檔案資源就是其中的一部分，只有真正實現高校的檔案資源的開放和共享，才是社會民眾最大知情權的體現。部分高校認為，高校檔案資源是屬于自己學校的私有物品，只有特定的人群，如本校師生才能借閱，這種思想就要發生轉變。再次，實現高校檔案資源的開放和共享必然是受社會實踐活動的影響，要求高校在服務方式上要進行優化，健全相關制度，真正實現高校檔案資源的開放和共享。

3.2 用數字與網絡化的技術保障

信息時代，數字化和網絡化未來在各領域中都被逐漸運用，而高校檔案資源開放和共享工作，運用高科技的數字化和網絡化的技術手段是必不可少的。不難發現，傳統的檔案管理工作有著一定的局限性，如大部分高校都是重藏輕用，大大限制了現代檔案管理的發展。如果采用數字化和網絡化的技術手段來實時高校檔案資源的管理工作，一方面，可利用數字化和網絡化手段讓更多人看到珍貴的檔案原件，避免重要文書損壞的情況；另一方面，減輕了檔案工作者的負擔。運用這樣的科學手段，不僅讀者和工作人員對檔案資源的查找更加方便，還打破了借還的時間與空間限制。

3.3 確保檔案資源信息安全性

高校檔案資源開放和共享的實施也存在一定的風險，即資源信息的安全性。開放和共享就代表著社會民眾都有權利去查閱高校檔案資源，檔案資源的安全性尤為重要。首先，要對數字檔案的網絡安全進行有效維護，網絡中時刻有安全隱患，這就要求涉及到保密性的檔案資源不得共享（或設置一定的權限與安全保障手段）。其次，要增加檔案管理人員的從業水平，檔案管理人員直接接觸這些檔案資源信息，一方面要讓他們快速熟悉信息化的檔案管理工作；另一方面，加強他們對知識產權的認識，在最大程度上確保高校檔案資源的安全性。

［1］王良城.檔案安全保障體系建設基本任務探析［J］.中國檔案,2010(4).