淺析中小企業(yè)存貨管理存在的問題及對策

陳紅

存貨是生產(chǎn)型企業(yè)及商品流通企業(yè)的主要流動性資產(chǎn)，是為滿足企業(yè)正常生產(chǎn)和銷售需要而持有的必需品，是能夠給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)利益流入的重要資源，存貨管理在企業(yè)內(nèi)部控制中屬于一個非常重要環(huán)節(jié)，加強(qiáng)存貨管理是保證企業(yè)生產(chǎn)正常進(jìn)行的最基本物質(zhì)基礎(chǔ)，存貨管理的好壞將影響到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營成本。存貨過多，不但造成資金積壓，且易導(dǎo)致存貨過時、損壞、倉儲成本增加；存貨過少，則可能因缺貨而喪失銷貨的機(jī)會，影響企業(yè)利益的流入。因此，注重企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的同時必須加強(qiáng)企業(yè)對存貨的有效管理。

經(jīng)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，中小企業(yè)對于存貨管理主要存在以下方面的問題：一是缺乏一個合理實(shí)用的采購計劃。有些企業(yè)采購比較頻繁，采購行為較為隨意，缺乏采購實(shí)施前的可行性分析調(diào)研，缺乏合理、科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟少徲媱潱瑥亩鴮?dǎo)致存貨供應(yīng)不足或存貨大量堆積的現(xiàn)象，影響企業(yè)的經(jīng)營效益和資金的日常流轉(zhuǎn)。二是缺少對存貨的管理缺乏系統(tǒng)和規(guī)范的控制。很多中小企業(yè)缺乏規(guī)范的存貨管理制度和專業(yè)人員，例如：存貨盤點(diǎn)制度不健全、崗位職責(zé)分工不明確，存貨的倉儲、保管、領(lǐng)用和報廢環(huán)節(jié)等重要環(huán)節(jié)有缺失，對存貨的領(lǐng)用、發(fā)放缺乏規(guī)范的記錄，缺少領(lǐng)用人的相關(guān)記錄，造成資源浪費(fèi)。三是未能充分利用“第三方物流”等新派生管理手段。一般中小企業(yè)來的物流是自營物流，第三方物流利用率發(fā)展緩慢。隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展和信息技術(shù)的提高，企業(yè)的組織形式和經(jīng)營管理模式也隨之有了很大的變化，但部分中小企業(yè)的存貨管理模式仍比較傳統(tǒng)保守，對第三方物流的利用不足。四是對網(wǎng)絡(luò)資源利用不足，信息技術(shù)在存貨管理中應(yīng)用遲緩。大部分中小企業(yè)還是依賴手工人為管理，沒更剛好地利用現(xiàn)代化的操作管理系統(tǒng)協(xié)助分析管理。

對于以上企業(yè)存貨中存在的問題可以從以下方面進(jìn)行解決：一是對存貨要正確定位。存貨是企業(yè)資產(chǎn)的一部分，為企業(yè)的利益流入有重大的作用，重視存貨的作用。二是制定科學(xué)合理的采購計劃。要從根本上控制存貨的成本，采購部門與銷售部門有效溝通預(yù)測需求量，采購時做到心中有數(shù)，在材料驗(yàn)收入庫時做到專人登記保管，領(lǐng)用時也要做好登記，月末總結(jié)每個月的用量，為下一個月的用量做參考。三是發(fā)揮“第三方物流”在企業(yè)存貨管理中的作用。尋找一個值得信任的第三方物流，在解決好保護(hù)企業(yè)商業(yè)秘密的前提下，與第三方物流企業(yè)開展合作，確保在保證企業(yè)正常生產(chǎn)銷售需求的前提下，降低企業(yè)存貨的倉儲、管理成本。四是開發(fā)適合企業(yè)自身特點(diǎn)的存貨管理軟件。充分利用計算機(jī)管理優(yōu)勢，針對企業(yè)自身存貨的特點(diǎn)，開發(fā)存乎管理信息系統(tǒng)，適應(yīng)當(dāng)今信息時代的發(fā)展，讓時代的發(fā)展為企業(yè)的發(fā)展帶來機(jī)會。

鑒于對保險公司單證管理的了解，企業(yè)存貨管理也可以從中得到借鑒和啟發(fā)。一是完善的單證管理制度，有價單證必須由有價單證管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，財務(wù)部門和使用部門應(yīng)建立有價單證管理臺賬并設(shè)專人負(fù)責(zé)有價單證管理工作；有價單證的入庫必須先入財務(wù)倉庫，財務(wù)部在簽收送貨單前，要檢查實(shí)物包裝是否破損，同時核對送貨單和實(shí)物是否一致，實(shí)物和采購訂單流水號是否一致，核對無誤后方可在送貨單上簽字，確認(rèn)實(shí)物當(dāng)天應(yīng)在SAP系統(tǒng)中完成收貨操作，并記臺賬。庫房內(nèi)有價單證應(yīng)按業(yè)務(wù)系列、單證類型和順序號分類擺放整齊，可用和不可用單證必須分開存放。財務(wù)部應(yīng)在單證系統(tǒng)中維護(hù)使用部門以及該使用部門可領(lǐng)用單證類型和最大領(lǐng)用量。最大領(lǐng)用量原則上為3～6個月的業(yè)務(wù)用量，有價單證經(jīng)財務(wù)部在系統(tǒng)中發(fā)放后才能在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中使用。財務(wù)部應(yīng)在系統(tǒng)中維護(hù)使用部門可領(lǐng)用有價單證類型和最大領(lǐng)用量。系統(tǒng)將根據(jù)使用部門的實(shí)際回銷情況自動調(diào)整最大領(lǐng)用量。使用部門須書面指定有價單證第一領(lǐng)用人和第二領(lǐng)用人，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后報備財務(wù)部。領(lǐng)用人到財務(wù)部領(lǐng)取有價單證。如果實(shí)際領(lǐng)用人與備案領(lǐng)用人不致，財務(wù)部應(yīng)拒絕發(fā)放有價單證。財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門單證管理員每月都應(yīng)進(jìn)行單證盤點(diǎn)并經(jīng)部門經(jīng)理簽字后留存。使用的單證應(yīng)及時到財務(wù)回銷并附帶簽字版的回銷清單。每個月財務(wù)部門單證管理員對業(yè)務(wù)部門的單證管理情況出具考核表，主要從臺賬、領(lǐng)用、回銷、盤點(diǎn)等方面進(jìn)行考核，查缺補(bǔ)漏，爭取將單證工作做到最好。二是嚴(yán)格征訂流程。保險公司的單證是由財務(wù)部門進(jìn)行專人管理，從訂貨到收貨再到發(fā)放，每個環(huán)節(jié)都控制的很好。訂貨之前單證管理員會先盤點(diǎn)一下現(xiàn)有的庫存，然后詢問一下業(yè)務(wù)部門的需求量，針對業(yè)務(wù)部門需求先做一個合理性地判斷，制定2～3個月的單證用量，經(jīng)業(yè)務(wù)部簽字認(rèn)可后，在提交采購訂單至財務(wù)部門經(jīng)理進(jìn)行審批，由財務(wù)經(jīng)理再次把關(guān)，從而確保訂單量的合理性。三、規(guī)范的庫存管理。對入庫的經(jīng)辦人和出庫的領(lǐng)用人都有規(guī)范的記錄，當(dāng)業(yè)務(wù)部門需要領(lǐng)用單證時，須憑經(jīng)業(yè)務(wù)部門單證管理員和業(yè)務(wù)經(jīng)理簽字的領(lǐng)用申請表到財務(wù)進(jìn)行申請領(lǐng)用，財務(wù)部門單證管理員在確認(rèn)領(lǐng)用表后在系統(tǒng)操作發(fā)放并登記臺賬，領(lǐng)用人也要在臺賬進(jìn)行簽字，同時業(yè)務(wù)部門也要在自己的臺賬上進(jìn)行記錄，每個月月初對上個月的庫存量進(jìn)行盤點(diǎn)，做到賬實(shí)相符，到期的單證及時進(jìn)行作廢處理，并留存作廢清單，在作廢單證提交銷毀以后，由上級領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督銷毀，銷毀清單由雙方人員簽字并留存清單，同時財務(wù)部門負(fù)責(zé)管理的單證管理員定期不定期地進(jìn)行使用情況調(diào)度。四、定期出具單證管理報告。每個月初，在各個業(yè)務(wù)部門均盤點(diǎn)完成后，財務(wù)部門的單證管理員根據(jù)當(dāng)月業(yè)務(wù)部門單證管理方面的情況進(jìn)行一個綜合的評價、考核，按照單證管理制度包含的方面對各個部門進(jìn)行考核并留存電子版和打印版的報告，為下個月更好的管理做基礎(chǔ)。五、快捷的運(yùn)輸方式，保險公司是由總公司確定印刷企業(yè)并由物流公司直接送貨到各個分支機(jī)構(gòu)，這樣避免了分支機(jī)構(gòu)對單證印刷和運(yùn)輸?shù)墓ぷ鳎杏∷⒁部梢缘玫絻r格上的優(yōu)惠，第三方物流的集中運(yùn)輸可以減少企業(yè)的物流費(fèi)用。對于中小企業(yè)來說，如果僅一家使用第三方物流的話有可能出現(xiàn)費(fèi)用過高而承擔(dān)有問題的情況，企業(yè)可以借鑒保險公司的印刷和運(yùn)輸方法，和一些信譽(yù)好且值得信任的企業(yè)合伙使用同一個物流公司，這樣就可以保證費(fèi)用的可接受性，既保證存貨的物流也可以減少物流成本，為企業(yè)的發(fā)展帶來利益。

存貨管理是企業(yè)發(fā)展的重要一環(huán)，加強(qiáng)存貨管理至關(guān)重要。對存貨的管理要有足夠的耐心和細(xì)心，只有企業(yè)的各個環(huán)節(jié)、各個部門、各個工作人員都控制配合好才能對企業(yè)利益的獲得盡到最大的幫助。從存貨的征訂到收貨到發(fā)放以及平時的管理，每一步都要做到記錄規(guī)范清楚，不可模糊不清。存貨管理部門不僅要和銷售生產(chǎn)部門充分溝通、合作好，也要多和其他的部門溝通交流，只有每個部門相互之間有很高的配合度，通力合作，才能為企業(yè)發(fā)展帶來最大的利益。