淺析人社局辦公室文書檔案的管理和利用

呂世遠(yuǎn)

摘 要：人社局辦公室作為局的科室之一，起來了溝通、協(xié)調(diào)等重要作用，辦公室的文書檔案作為辦公室工作的一部分，文書檔案管理是辦公室基礎(chǔ)管理水平的重要體現(xiàn)。做好人社局辦公室文書檔案工作，不僅僅要按照《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》來加強(qiáng)和規(guī)范文書檔案的管理，提高文書檔案管理質(zhì)量；也要重視文書檔案的開發(fā)與利用，充分利用文書檔案的信息資源，為單位建設(shè)發(fā)展、領(lǐng)導(dǎo)決策和查閱等工作提供翔實(shí)、有效的檔案信息。

關(guān)鍵詞：辦公室；文書檔案；管理；利用

文書檔案作為單位的重要?dú)v史憑證，做好文書檔案管理和利用，是充分發(fā)揮人社局辦公室參謀助手作用必不可缺少的重要一個(gè)環(huán)節(jié)。近年來，隨著檔案事業(yè)飛速發(fā)展，以及單位文書檔案管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化水平的不斷提高，文書檔案管理和利用工作發(fā)揮著越來越重要的作用。所以，結(jié)合我就自身工作實(shí)踐及思考，就如何做好人社局辦公室文書檔案管理和利用談幾點(diǎn)體會(huì)。

1 加強(qiáng)文書檔案工作的基礎(chǔ)條件

文書檔案作為局工作的重點(diǎn)之一，領(lǐng)導(dǎo)要高度重視辦公室文書檔案的管理，充分認(rèn)識(shí)文書檔案管理在單位發(fā)展建設(shè)中的重要作用，為文書檔案工作提供組織保障、人員保障和物資保障。要隨著單位的發(fā)展，不斷加大檔案管理硬、軟件設(shè)施的投入，配備檔案管理所需硬、軟件設(shè)施，加強(qiáng)文書檔案室的硬、軟件建設(shè)，完善基礎(chǔ)設(shè)施，為文書檔案工作提供人力、物力、財(cái)力保障，此目的是為充分保障文檔案管理工作的順利開展。

2 提高文書檔案管理人員素質(zhì)

常言道：“好馬要配好鞍”，文書檔案管理工作固然重要，文書檔案管理工作需要配備業(yè)務(wù)技術(shù)強(qiáng)、政治思想好、綜合素質(zhì)硬的固定管理人員，選派工作細(xì)心、耐心、有責(zé)任心的黨員同志或黨性較強(qiáng)的其他工作人員負(fù)責(zé)文書檔案工作。同時(shí)，文書檔案管理員要突破那種僅僅作為檔案“收集員”、“保管員”的狹隘觀念，主動(dòng)為人社局領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供可靠依據(jù)，為業(yè)務(wù)發(fā)展、科研提供依據(jù)，為人社局的精神文明建設(shè)和發(fā)展建設(shè)服務(wù)。要做到這些，光要有愛崗敬業(yè)、耐心細(xì)致的工作態(tài)度還不夠，還必須系統(tǒng)學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等系列法律法規(guī)，按照文書檔案管理工作關(guān)于統(tǒng)一管理、完整安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業(yè)務(wù)修養(yǎng)和自身素質(zhì)修養(yǎng)。

（一）加強(qiáng)知識(shí)修養(yǎng)?，F(xiàn)代文書檔案管理人員首先必須具備豐富的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)和較為廣泛的社會(huì)科學(xué)與自然科學(xué)知識(shí)，可充分利用各級(jí)組織的檔案法規(guī)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、網(wǎng)絡(luò)教育和個(gè)人自學(xué)等手段進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，也要自覺地、全面地加強(qiáng)知識(shí)修養(yǎng)，拓寬知識(shí)面，學(xué)習(xí)新技術(shù)和相關(guān)領(lǐng)域的知識(shí)，開闊視野，增長技能，為單位提供精準(zhǔn)的、豐富的、真實(shí)的具有較高價(jià)值的原始資料，努力讓由自己經(jīng)手、處理的文字材料，形成具有較高水平和利用價(jià)值的文書檔案。

（二）加強(qiáng)技能修養(yǎng)。檔案是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)到提供利用、進(jìn)行編研等都有一整套的完整理論和工作方法，檔案人員要注重自我完善，熟練地掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和操作技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。同時(shí)，還必須具備較強(qiáng)的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本室所藏的檔案信息提供給利用者，還要引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（三）加強(qiáng)職業(yè)修養(yǎng)。文書檔案人員直接管理和掌握著文書檔案內(nèi)容，了解人社局文書檔案的秘密，因此，必須要求檔案管理人員具備過硬的職業(yè)素質(zhì)，較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)。不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，使由自己經(jīng)手的事件件件有頭有尾，手續(xù)清楚，保證檔案的齊全完整，而且還要防止“無形”儲(chǔ)存在頭腦中的秘密泄露。

（四）加強(qiáng)政治修養(yǎng)。文書檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜且細(xì)致的工作，從檔案的收集到科學(xué)整理、安全保管、價(jià)值鑒定、登記統(tǒng)計(jì)、提供利用等，都需要文書檔案管理人員付出艱辛的勞動(dòng)，是一項(xiàng)既平凡又單調(diào)、乏味、枯燥的工作。要做好檔案工作，文檔人員就必須具備忠于職守、任勞任怨、不辭辛苦、一絲不茍、無私奉獻(xiàn)的品德修養(yǎng)和過硬的政治素質(zhì)，要甘于寂寞，樂于平凡，甘當(dāng)無名英雄。

3 強(qiáng)化文書檔案質(zhì)量管理

（一）嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。文書檔案管理員要通過認(rèn)真學(xué)習(xí)歸檔文件整理操作規(guī)范，按要求建立案卷目錄和統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，以科學(xué)的原則和方法對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研、利用。結(jié)合人社局實(shí)際，擬定相應(yīng)工作計(jì)劃和制度，采取強(qiáng)有力的有效措施，規(guī)范檔案管理工作。

（二）加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)。文書檔案管理人員除積極參加檔案部門組織的理論學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)外，還應(yīng)經(jīng)常到各科室對(duì)兼職檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過邊學(xué)習(xí)、邊實(shí)踐，參加檔案部門組織的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷提高人社局文書檔案管理質(zhì)量。要突出重點(diǎn)，規(guī)范文書檔案行文和移交管理。指導(dǎo)各科室認(rèn)真按文書檔案規(guī)范行文，各科室、各部門文書檔案移交時(shí)應(yīng)嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)上交歸檔的檔案認(rèn)真逐一檢查，凡檔案不符合要求的科室，均要求兼職檔案人員一起隨檔入庫負(fù)責(zé)達(dá)標(biāo)。

（三）加強(qiáng)文書檔案安全管理。按檔案管理的時(shí)限要求歸檔管理，規(guī)定查閱權(quán)限和程序，由專人負(fù)責(zé)認(rèn)真做好查閱記錄，做好保密性工作，掌握調(diào)控好文書檔案室溫濕度，做好防火、防水、防潮、防盜、防蟲蛀等安全管理工作，真正為檔案管理工作上一把“安全鎖”。

4 加強(qiáng)文書檔案開發(fā)利用

（一）認(rèn)真編撰檔案信息資料。辦公室文書檔案看似簡單，但文書檔案管理工作人員要在工作中主動(dòng)創(chuàng)新，不斷創(chuàng)新，展示在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)各界的大力支持下，人社局全體干部職工共同奮斗的光榮發(fā)展歷程。例如，可組織編印《人社局組織沿革》、《從社局大事記》、《人社局榮譽(yù)匯編》、《人社局專題匯編》、《人社局制度匯編》等系列資料匯編。

（二）充分利用檔案信息資源。一是利用檔案信息資源向人社局及上級(jí)主管部門提供各種信息數(shù)據(jù)，為人社局管理決策和制訂規(guī)劃、計(jì)劃、工作總結(jié)、實(shí)施措施等提供真實(shí)可靠的檔案信息。二是利用檔案信息資源，為制定人社局工作質(zhì)量評(píng)價(jià)、科研、論文撰寫等提供信息資料。三是利用檔案信息資源，為經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、自查、項(xiàng)目建設(shè)和工作檢查等提供相應(yīng)的檔案資料。四是利用檔案信息資源，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員提供相應(yīng)的文件資料。

（三）發(fā)揮檔案信息資源利用率。文書檔案作為檔案中的一個(gè)類別不可小覷，充分發(fā)揮文書檔案的利用率才是真正發(fā)揮了它的價(jià)值，讓它成為領(lǐng)導(dǎo)決策、人事信息查詢、制度建設(shè)等的有力證據(jù)。

綜上所述，人社局文書檔案管理和利用工作是一項(xiàng)龐大而系統(tǒng)的工程，不僅需要文書檔案管理員的努力，也需要人社局領(lǐng)導(dǎo)的高度重視、加大投入，更需要檔案管理人員加強(qiáng)自身修養(yǎng)、提升管理水平，需要人社局各科室的能力配合，共同為人社局發(fā)展建設(shè)、領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)科研等工作提供基礎(chǔ)保障。