高校檔案利用服務(wù)工作拓展探析

王冀

摘 要：隨著高等教育改革的深入和現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案利用服務(wù)水平需要逐漸與利用者的需求相適應(yīng)，本文對(duì)高校檔案利用服務(wù)工作拓展的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題進(jìn)行系統(tǒng)地分析和研究，進(jìn)而提出完善高校檔案利用服務(wù)工作拓展的路徑。

關(guān)鍵詞：高校檔案；利用服務(wù)；拓展

高校檔案是高校教育實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄，是學(xué)校教學(xué)、科研、管理工作的重要資源。隨著社會(huì)的變革、高等教育事業(yè)的發(fā)展及信息化程度的加深，社會(huì)大眾對(duì)檔案資源的了解和需求也在不斷地提高。而高校檔案以其擁有豐富的學(xué)術(shù)信息資源成為高校師生、管理人員和社會(huì)大眾獲取信息的必然選擇。探索高校檔案利用服務(wù)工作的拓展，是當(dāng)前高校檔案工作面臨的重要課題。

1 高校檔案利用服務(wù)工作拓展現(xiàn)狀分析

1、服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變

一直以來(lái)，高校檔案服務(wù)觀念都停留在重藏輕用階段，服務(wù)方式以被動(dòng)服務(wù)為主，服務(wù)手段較為簡(jiǎn)單機(jī)械，服務(wù)模式一般是對(duì)檔案實(shí)體資源的查閱、復(fù)印和摘抄等傳統(tǒng)形式。檔案部門(mén)的服務(wù)人員沒(méi)有樹(shù)立起積極主動(dòng)提供利用檔案的意識(shí)，使得巨大的館藏檔案信息資源沒(méi)被得到充分有效利用。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)模式已經(jīng)不適合高校檔案的發(fā)展，這就要求服務(wù)方式由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)向主動(dòng)、由機(jī)械服務(wù)轉(zhuǎn)向智能化服務(wù)、由標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)轉(zhuǎn)向?yàn)閭€(gè)性化服務(wù)，服務(wù)理念從以高校檔案管理部門(mén)為中心逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂脩魹橹行?，提供知識(shí)服務(wù)。

2、檔案開(kāi)放程度的加大

檔案的開(kāi)放利用是檔案學(xué)界和檔案工作者始終在關(guān)心的問(wèn)題。建國(guó)初期，高校檔案機(jī)構(gòu)大多設(shè)立在校長(zhǎng)辦公室或黨委辦公室下，檔案資源主要為領(lǐng)導(dǎo)者和管理者服務(wù)，檔案是機(jī)密文件，是政治權(quán)利的代表，利用范圍非常狹小。隨著改革開(kāi)放程度的加深，檔案的開(kāi)放時(shí)代到來(lái)。近年來(lái)，檔案界將高校檔案的開(kāi)放利用提到了檔案信息資源共享的高度，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和高科技的應(yīng)用，檔案載體呈現(xiàn)多樣化的形態(tài)。檔案開(kāi)放程度的逐漸加大，使得高校檔案利用服務(wù)工作的拓展有了進(jìn)一步的依托和保障。

3、信息化水平的提高

進(jìn)入信息化社會(huì)，同時(shí)緊跟中共中央以信息化帶動(dòng)工業(yè)化的決策，高校檔案信息化建設(shè)得到前所未有的重視，其利用服務(wù)也有了巨大的變化。利用高校檔案部門(mén)的信息化設(shè)備和高科技手段全力打造信息化服務(wù)模式，使高校檔案在高校師生、管理者、領(lǐng)導(dǎo)人員心中的形象有所改變，更好地發(fā)揮高校檔案的作用。目前，全國(guó)大多數(shù)院校都在實(shí)行檔案信息化建設(shè)，努力構(gòu)建數(shù)字檔案館，并取得可喜的成就。

2 高校檔案利用服務(wù)工作拓展存在的問(wèn)題

1.檔案本身特點(diǎn)的限制

檔案資源是原始信息的真實(shí)記錄，具有分散性、機(jī)密性和回溯性這三個(gè)特點(diǎn)，在客觀上影響了高校檔案利用服務(wù)的發(fā)揮。分散性是指檔案形成于不同的領(lǐng)域，其所反映的內(nèi)容都是單一的沒(méi)有形成歷史聯(lián)系的材料，與人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中對(duì)檔案的利用相對(duì)集中的思維相矛盾。機(jī)密性是檔案信息資源涉及到黨和國(guó)家、政府機(jī)構(gòu)、個(gè)人機(jī)密的部分內(nèi)容，檔案材料有密級(jí)的劃分，檔案的開(kāi)放利用受到限制，與人們對(duì)信息知識(shí)獲取的及時(shí)有效特點(diǎn)互相沖突?；厮菪允侵笝n案材料所記載的是已經(jīng)發(fā)生的事件及其過(guò)程，是對(duì)以往信息的追溯和還原，已經(jīng)失去其本身及時(shí)性價(jià)值，使得檔案資源在現(xiàn)階段解決問(wèn)題的能力有限。因此，如何在其他方面來(lái)?yè)P(yáng)長(zhǎng)避短地發(fā)揮其檔案自身作用，是拓展檔案利用服務(wù)工作的一個(gè)重要方面。

2、檔案利用體系的約束

高校檔案是圍繞教學(xué)中心活動(dòng)所開(kāi)展的工作，開(kāi)放程度較小，所產(chǎn)生的除可開(kāi)放查詢的學(xué)歷、學(xué)籍等公開(kāi)性信息外，在教師科研、外事、資產(chǎn)等方面的信息由于受專利保護(hù)、個(gè)人信息、對(duì)外交流活動(dòng)等信息受限，無(wú)法提供徹底完整的公開(kāi)信息，使得社會(huì)大眾不了解如何利用，在一定程度上影響了檔案利用服務(wù)工作的正常發(fā)揮。有些高校尚沒(méi)有健全的開(kāi)放檔案的法規(guī)條例、規(guī)章制度，檔案部門(mén)對(duì)應(yīng)開(kāi)放的檔案沒(méi)有提供開(kāi)放，影響了檔案的利用服務(wù)工作。

3、館庫(kù)建設(shè)及技術(shù)設(shè)備的欠缺

檔案館庫(kù)建設(shè)是檔案的基礎(chǔ)，檔案利用服務(wù)工作與館庫(kù)建設(shè)存在著不可或缺的聯(lián)系。目前，有的高校檔案部門(mén)館庫(kù)功能布局較不合理，沒(méi)有供用戶查閱利用的公共服務(wù)區(qū)域，制約了檔案利用服務(wù)工作的拓展。現(xiàn)代化的信息技術(shù)設(shè)備是高校檔案部門(mén)提供信息服務(wù)的基礎(chǔ)，是高校檔案發(fā)揮其利用服務(wù)作用的重要手段，也是全國(guó)各高校檔案部門(mén)建立信息化鏈接，實(shí)現(xiàn)資源共享的紐帶。檔案管理所需設(shè)備的欠缺影響檔案實(shí)現(xiàn)資源共享的初衷。傳統(tǒng)的人工檢索不適應(yīng)信息社會(huì)中對(duì)信息服務(wù)的要求，使利用者難以簡(jiǎn)便、快捷地獲得檔案信息，長(zhǎng)此以往，利用檔案的頻率就會(huì)減少，檔案利用服務(wù)工作也不能拓展開(kāi)來(lái)。

3 完善高校檔案利用服務(wù)工作拓展的對(duì)策

1、拓展檔案資源收集范圍，實(shí)現(xiàn)檔案載體的多元化

目前，我國(guó)的高校檔案部門(mén)大多己經(jīng)館藏了門(mén)類齊全的黨群、行政、教學(xué)等十一類檔案資源。但還不能完全滿足用戶的利用需求，因此拓展檔案資源收集范圍己經(jīng)成為高校檔案部門(mén)必須要做的事。過(guò)去，高校檔案歸檔材料主要是以紙質(zhì)檔案為主，沒(méi)有對(duì)其他載體的歸檔材料引起足夠的重視?，F(xiàn)在，我們正處于信息化高速發(fā)展時(shí)代，高校產(chǎn)生永久保管價(jià)值的檔案材料以不同的載體形態(tài)被記錄下來(lái)。這些載體形態(tài)除了紙質(zhì)形態(tài)外，還有錄音、錄像、圖片、硬盤(pán)、光碟、膠卷等形式。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，這些新型載體檔案材料越來(lái)越多，并且與紙質(zhì)檔案一起擔(dān)負(fù)著記錄歷史真實(shí)面貌的重任。因此，需制定特殊載體檔案的歸檔范圍，明確歸檔單位與人員，制定特殊的保管措施。

2、提高檔案管理水平，樹(shù)立檔案利用服務(wù)理念

高校檔案工作人員的身份已由過(guò)去純粹的檔案保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息資源的開(kāi)發(fā)者、知識(shí)的提供者、集信息技術(shù)為一身的管理者。為公眾服務(wù)是檔案工作人員的神圣職責(zé)，要做到對(duì)每一個(gè)檔案利用人員都一視同仁，努力提供滿意服務(wù)。在檔案服務(wù)過(guò)程中，不能拘泥于死的條條框框，如若利用者遇到疑難問(wèn)題，要耐心、詳細(xì)講解，熱情周到服務(wù)，縮短檔案人員與利用者的距離，樹(shù)立良好的工作形象。

3、重視檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)技術(shù)設(shè)備的更新

高校檔案的基礎(chǔ)設(shè)施是日常運(yùn)作的基礎(chǔ)和前提條件，然而由于資金的不足，在信息化時(shí)代所需的技術(shù)設(shè)備與其信息服務(wù)的要求嚴(yán)重脫節(jié)。要想在信息資源高度共享的今天，能夠提供全方位的信息服務(wù)，必須在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，加大人、財(cái)、物的投入和使用，要在技術(shù)設(shè)備方面爭(zhēng)取充足資金，要優(yōu)先考慮計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、高端掃描儀等設(shè)備的購(gòu)置，這在提高高校檔案的管理水平和信息服務(wù)方面是最直接、最根本的手段。

4、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案資源共享

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，信息化建設(shè)引起了各行各業(yè)的高度重視，人們對(duì)檔案信息的需求也是越來(lái)越大。同時(shí)，信息化建設(shè)為高校檔案利用服務(wù)工作的拓展提供了良好的契機(jī)，高校檔案部門(mén)應(yīng)抓住機(jī)遇，加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案信息資源的共享。樹(shù)立高校檔案工作的現(xiàn)代化管理和服務(wù)理念，建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，健全檔案信息服務(wù)網(wǎng)站建設(shè)，同時(shí)要時(shí)刻注意著檔案資源的安全保護(hù)問(wèn)題。要有意識(shí)的建立健全網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)行、數(shù)據(jù)庫(kù)管理等各項(xiàng)工作制度，嚴(yán)格建立多重備份和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，確保檔案信息資源的安全。

參考文獻(xiàn)

[1] 教育部，國(guó)家檔案局.高等學(xué)校檔案管理辦法[S].2008-08-20.

[2] 陳小紅. 檔案利用服務(wù)工作的完善與改進(jìn)[J].統(tǒng)計(jì)與管理，2014，11，131-132.

[3] 陸懿琦.新時(shí)期高校檔案利用服務(wù)工作初步研究[學(xué)位論文].上海：上海交通大學(xué)，2010.