高校檔案利用服務工作拓展探析

王冀

摘 要：隨著高等教育改革的深入和現代信息技術的發展，高校檔案利用服務水平需要逐漸與利用者的需求相適應，本文對高校檔案利用服務工作拓展的現狀及存在的問題進行系統地分析和研究，進而提出完善高校檔案利用服務工作拓展的路徑。

關鍵詞：高校檔案；利用服務；拓展

高校檔案是高校教育實踐活動的歷史記錄，是學校教學、科研、管理工作的重要資源。隨著社會的變革、高等教育事業的發展及信息化程度的加深，社會大眾對檔案資源的了解和需求也在不斷地提高。而高校檔案以其擁有豐富的學術信息資源成為高校師生、管理人員和社會大眾獲取信息的必然選擇。探索高校檔案利用服務工作的拓展，是當前高校檔案工作面臨的重要課題。

1 高校檔案利用服務工作拓展現狀分析

1、服務理念的轉變

一直以來，高校檔案服務觀念都停留在重藏輕用階段，服務方式以被動服務為主，服務手段較為簡單機械，服務模式一般是對檔案實體資源的查閱、復印和摘抄等傳統形式。檔案部門的服務人員沒有樹立起積極主動提供利用檔案的意識，使得巨大的館藏檔案信息資源沒被得到充分有效利用。知識經濟時代的到來，傳統的檔案利用服務模式已經不適合高校檔案的發展，這就要求服務方式由被動服務轉向主動、由機械服務轉向智能化服務、由標準化服務轉向為個性化服務，服務理念從以高校檔案管理部門為中心逐漸轉變為以用戶為中心，提供知識服務。

2、檔案開放程度的加大

檔案的開放利用是檔案學界和檔案工作者始終在關心的問題。建國初期，高校檔案機構大多設立在校長辦公室或黨委辦公室下，檔案資源主要為領導者和管理者服務，檔案是機密文件，是政治權利的代表，利用范圍非常狹小。隨著改革開放程度的加深，檔案的開放時代到來。近年來，檔案界將高校檔案的開放利用提到了檔案信息資源共享的高度，隨著經濟的發展和高科技的應用，檔案載體呈現多樣化的形態。檔案開放程度的逐漸加大，使得高校檔案利用服務工作的拓展有了進一步的依托和保障。

3、信息化水平的提高

進入信息化社會，同時緊跟中共中央以信息化帶動工業化的決策，高校檔案信息化建設得到前所未有的重視，其利用服務也有了巨大的變化。利用高校檔案部門的信息化設備和高科技手段全力打造信息化服務模式，使高校檔案在高校師生、管理者、領導人員心中的形象有所改變，更好地發揮高校檔案的作用。目前，全國大多數院校都在實行檔案信息化建設，努力構建數字檔案館，并取得可喜的成就。

2 高校檔案利用服務工作拓展存在的問題

1.檔案本身特點的限制

檔案資源是原始信息的真實記錄，具有分散性、機密性和回溯性這三個特點，在客觀上影響了高校檔案利用服務的發揮。分散性是指檔案形成于不同的領域，其所反映的內容都是單一的沒有形成歷史聯系的材料，與人們在社會實踐活動中對檔案的利用相對集中的思維相矛盾。機密性是檔案信息資源涉及到黨和國家、政府機構、個人機密的部分內容，檔案材料有密級的劃分，檔案的開放利用受到限制，與人們對信息知識獲取的及時有效特點互相沖突。回溯性是指檔案材料所記載的是已經發生的事件及其過程，是對以往信息的追溯和還原，已經失去其本身及時性價值，使得檔案資源在現階段解決問題的能力有限。因此，如何在其他方面來揚長避短地發揮其檔案自身作用，是拓展檔案利用服務工作的一個重要方面。

2、檔案利用體系的約束

高校檔案是圍繞教學中心活動所開展的工作，開放程度較小，所產生的除可開放查詢的學歷、學籍等公開性信息外，在教師科研、外事、資產等方面的信息由于受專利保護、個人信息、對外交流活動等信息受限，無法提供徹底完整的公開信息，使得社會大眾不了解如何利用，在一定程度上影響了檔案利用服務工作的正常發揮。有些高校尚沒有健全的開放檔案的法規條例、規章制度，檔案部門對應開放的檔案沒有提供開放，影響了檔案的利用服務工作。

3、館庫建設及技術設備的欠缺

檔案館庫建設是檔案的基礎，檔案利用服務工作與館庫建設存在著不可或缺的聯系。目前，有的高校檔案部門館庫功能布局較不合理，沒有供用戶查閱利用的公共服務區域，制約了檔案利用服務工作的拓展。現代化的信息技術設備是高校檔案部門提供信息服務的基礎，是高校檔案發揮其利用服務作用的重要手段，也是全國各高校檔案部門建立信息化鏈接，實現資源共享的紐帶。檔案管理所需設備的欠缺影響檔案實現資源共享的初衷。傳統的人工檢索不適應信息社會中對信息服務的要求，使利用者難以簡便、快捷地獲得檔案信息，長此以往，利用檔案的頻率就會減少，檔案利用服務工作也不能拓展開來。

3 完善高校檔案利用服務工作拓展的對策

1、拓展檔案資源收集范圍，實現檔案載體的多元化

目前，我國的高校檔案部門大多己經館藏了門類齊全的黨群、行政、教學等十一類檔案資源。但還不能完全滿足用戶的利用需求，因此拓展檔案資源收集范圍己經成為高校檔案部門必須要做的事。過去，高校檔案歸檔材料主要是以紙質檔案為主，沒有對其他載體的歸檔材料引起足夠的重視。現在，我們正處于信息化高速發展時代，高校產生永久保管價值的檔案材料以不同的載體形態被記錄下來。這些載體形態除了紙質形態外，還有錄音、錄像、圖片、硬盤、光碟、膠卷等形式。隨著信息技術的快速發展，這些新型載體檔案材料越來越多，并且與紙質檔案一起擔負著記錄歷史真實面貌的重任。因此，需制定特殊載體檔案的歸檔范圍，明確歸檔單位與人員，制定特殊的保管措施。

2、提高檔案管理水平，樹立檔案利用服務理念

高校檔案工作人員的身份已由過去純粹的檔案保管員轉變為檔案信息資源的開發者、知識的提供者、集信息技術為一身的管理者。為公眾服務是檔案工作人員的神圣職責，要做到對每一個檔案利用人員都一視同仁，努力提供滿意服務。在檔案服務過程中，不能拘泥于死的條條框框，如若利用者遇到疑難問題，要耐心、詳細講解，熱情周到服務，縮短檔案人員與利用者的距離，樹立良好的工作形象。

3、重視檔案基礎設施建設，加強技術設備的更新

高校檔案的基礎設施是日常運作的基礎和前提條件，然而由于資金的不足，在信息化時代所需的技術設備與其信息服務的要求嚴重脫節。要想在信息資源高度共享的今天，能夠提供全方位的信息服務，必須在基礎設施建設中，加大人、財、物的投入和使用，要在技術設備方面爭取充足資金，要優先考慮計算機、打印機、復印機、高端掃描儀等設備的購置，這在提高高校檔案的管理水平和信息服務方面是最直接、最根本的手段。

4、加強檔案信息化建設，促進檔案資源共享

隨著信息化時代的到來，信息化建設引起了各行各業的高度重視，人們對檔案信息的需求也是越來越大。同時，信息化建設為高校檔案利用服務工作的拓展提供了良好的契機，高校檔案部門應抓住機遇，加強高校檔案信息化建設，促進檔案信息資源的共享。樹立高校檔案工作的現代化管理和服務理念，建立檔案信息資源數據庫，健全檔案信息服務網站建設，同時要時刻注意著檔案資源的安全保護問題。要有意識的建立健全網絡安全運行、數據庫管理等各項工作制度，嚴格建立多重備份和災難恢復機制，確保檔案信息資源的安全。

參考文獻

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