淺談漁業船舶船員技術檔案的管理

王夢娉

摘 要：漁業船舶船員技術檔案是船員考試發證機關在漁船船員培訓、考試評估和發證等工作過程中所形成的具有查考、利用價值的各種文字、圖表、聲像、光盤等不同形式和載體的文件資料，是考試發證機關活動的原始依據。漁業船員技術檔案管理尤為重要，本文就如何強化船員檔案管理人員素質、建立健全檔案管理規章制度、規范船員檔案材料收集、船員檔案整理、船員檔案利用等方面進行闡述。

關鍵詞：漁業船舶；船員檔案；管理

漁業船員檔案，是船員考試發證機關在船員培訓、考試和發證管理等工作過程中形成的具有查考、利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的文件材料，是考試發證機關活動的原始依據。船員檔案真實反映每個船員完整的海上資歷、業務技術水平、教育培訓、考試情況和適任能力。依據2015年1月1日實施的《中華人民共和國漁業船員管理辦法》，以及2015年6月21日實施的《〈中華人民共和國漁業船員管理辦法〉江蘇省實施辦法》，贛榆漁港監督負責海洋漁業普通船員、船長12米以下或主機功率50千瓦以下海洋漁業職務船員的考試發證工作，以及內陸漁業船舶機駕長及普通船員的考試發證工作。連云港市贛榆區擁有海洋漁業船舶上千艘，涉漁鄉鎮船舶1313艘，從業人員數萬人，所要管理的漁業船員檔案數量巨大，只有依據《江蘇省漁業船員檔案管理辦法》，由專人負責，依規章制度管理，按規定收集歸檔材料，才能管理好并利用好船員檔案，為漁業安全生產服務。

1.加強學習，提高檔案管理人員的素質

漁業船員檔案管理工作看似簡單、平常，其實不然，從業人員應有較高的素質才能勝任。漁業船員檔案管理人員的職責：（一）執行檔案管理工作的各項法律、法規、規章制度；（二）具體負責船員檔案的建立、利用和管理；（三）負責編制適用的檔案檢索工具，匯編檔案資料；（四）負責定期對船員電子檔案進行備份；（五）負責漁業船員檔案及時歸檔及核查工作，熟悉所保管的船員檔案情況，掌握檔案管理現代化技術；（六）保護船員檔案的安全，做好防護工作。

依據檔案管理員的職責，檔案管理人員首先要有高度的責任心，熱愛檔案管理工作，對工作高度負責，有干一行愛一行，干好一行的事業心；其次，工作認真細致，做事有條理，才能適應檔案工作一絲不茍的要求；再者，具有檔案管理的專業知識和漁業船員考試發證的相關知識，才能適任漁業船員檔案管理。目前檔案管理人員雖是專職，但大多數都不是專業人才，只有加強學習，不斷提高自身素質和業務能力，才能適任檔案管理工作。不但要學習檔案管理工作的各項法律、法規、規章制度，還要學習檔案管理的專業知識和漁業船員考試發證的相關知識，要學習計算機技術，掌握檔案管理現代化技術。通常以自學為主，學習相關的理論知識，在工作實踐中邊干邊學，學習檔案整理與管理的相關技能。有條件的單位，應當將檔案管理人員送出去接受系統專業培訓。

2.建章立制，規范漁業船員檔案管理

要做好漁業船員檔案管理工作，必須建立健全檔案管理制度，以規章為依托，規范檔案整理。船員檔案管理是漁港監督機關一項重要基礎工作，可根據單位的具體情況，制定一些符合本單位實際的可操作性強的規章制度，明確漁業船員技術檔案管理的歸檔范圍、歸檔時效、歸檔內容和標準，規范檔案管理行為，使這項工作規范化、制度化。建立收集、整理、保管、利用、銷毀等管理制度，一般有：歸檔材料范圍、檔案保管制度、檔案室管理制度、檔案查閱制度、檔案銷毀制度等。建立健全這些制度，在船員技術檔案管理中能做到有章可循，也就能真正發揮其在船員監督管理中應有作用。

3.依規建檔，規范漁業船員檔案內容和整理標準

《中華人民共和國漁業船員管理辦法》及江蘇省實施辦法均已實施，與船員管理辦法相配套的《中國漁業船員管理系統》也已投入使用。無論是海洋漁業船員，還是內陸漁業船員，都應持有船員證書，普通船員持普通船員證書，職務船員持職務船員證書，一人一證。漁業船員檔案應從船員業務辦結之日起1個月內建立，職務船員證書檔案，應以一人一檔方式、以簽發時間為序建立檔案；普通船員證書檔案，可按照發證時間和證書號碼整理建立集體檔案。

根據《中華人民共和國漁業船員管理辦法》要求，漁業職務船員檔案歸檔的材料有：1.漁業船員證書申請表；2.漁業船員健康狀況證明；3.原職務證書（和/或普通船員證書）；4.身份證復印件；5.培訓證明；6.準考證；7.考卷和實操考評表。普通船員檔案應歸檔的材料有：1.漁業船員證書申請表；2.漁業船員健康狀況證明；3.身份證復印件；4.考卷和實操評估表。船員檔案材料的收集要主動，材料收集后，在歸檔和鑒別階段，要注意材料收集是否齊全、辦證各環節人員的簽名是否完備，健康狀況證明的時效性等方面進行認真細致的鑒別，對不符合要求的檔案材料及時退回，限期糾正后再歸檔。檔案整理應認真細致，對收集的材料依上述順序排序，接著該船員原有檔案頁碼編制頁碼，裝訂成冊。

職務船員檔案應有卷內目錄，卷內目錄的主要內容有：姓名、證書編號、序號、檔案內容、職務、等級、有效期、備注等。卷內目錄以表格形式記載，因姓名和證書編號固定不變，可放在表格之上，其它項目列在表格之中。

《中國漁業船員管理系統》中的證書編號共18位，前14位與船員身份證號碼前14位相同，后四位也不是順序號，且證書編號不分輪機、駕駛專業，該證書編號雖然終身不變，但不便以此作為檔案檢索號將檔案排序。系統中還有一檔案號，但據了解該號也不分輪機、駕駛專業，且在今后的發證活動中將有所變化，也不能以此作為檔案檢索號。檔案檢索號應穩定不變，便于檔案排序放列，也便于檢索。檔案管理人員應自編檔案檢索表，按輪機、駕駛分列，我們認為檢索號包括證書系列代碼，發證機關代碼，該船員在該發證機關利用《中國漁業船員管理系統》首次發證的年份，及檔案檢索順序號組成，即L（J）+單位代碼（六位）+在系統中首次發證年份（二位）+順序號（四位）。

《中國漁業船員管理系統》使用規定，漁業船員持在該系統中發的漁業船員證書，可以向任一有發證資格的考試發證機關申請考試發證或換發證書，發證機關自行建檔，該船員在原發證機關的技術檔案不轉檔，由原發證機關保存。這樣就省卻了來回轉檔案的麻煩，減輕檔案管理人員的工作量。

船員檔案原則上提供漁港監督機構在船員管理活動中使用。查、借閱船員檔案應在考試發證機關內部進行，并予以登記。有關機構或利害方進行法律允許的查詢時，須憑單位證明和個人有效身份證件，并經船員檔案管理部門負責人批準。

銷毀到期或失去保存價值的船員檔案，由船員檔案管理人員與相關業務人員鑒定后提出意見，列出銷毀清單，經船員管理部門負責人審核，考試發證機關主管領導批準后，方可銷毀。 當海洋漁業船員年齡滿65周歲，內陸漁業船員滿70周歲，或死亡（含失蹤）后，其船員檔案再保存5年后可以銷毀。

4.利用信息技術，實現船員技術檔案電子化管理

利用計算機技術、網絡技術科學地進行船員檔案管理，是規范化、信息化管理船員檔案的需要，也更有利于統計和為利用者服務提供優質高效的服務。利用信息技術，實現船員技術檔案電子化管理，可提高漁業船員技術檔案的管理效率和利用效率。

《中國漁業船員管理系統》就是依托互聯網進行工作，只要能上網，就能進入系統工作，使用十分方便。漁業船員原持有的職務證書，可以掃描上傳進該系統，作為電子檔案保存。我們的檔案檢索表一般為電子表格，包括檔案檢索號、證書編號、姓名、身份證號碼、職務、等級、證書有效期等內容，通過身份證號碼可以迅速、準確地查找和掌握該船員的所有技術情況和信息。職務船員檔案卷內目錄是文本文件，用文件夾分類集中存放，便于查閱，更利于日后補充填寫。

綜上所述，加強漁船船員技術檔案管理是實行漁業規范化、科學化管理的需要，制定漁船船員技術檔案的歸檔范圍和做好文件材料的收集，有利于船員技術檔案的完整準確。漁業檔案管理人員一定要確保漁業船員紙質檔案和電子檔案的準確性、完整性和可追溯性，開發利用漁船船員技術檔案信息資源，促進漁業經濟持續健康發展。