試論在檔案保管與利用時的創新方法

韓建華

摘 要：我國院校檔案的工作主要是對教育事業的成功以及教育的發展歷程進行記錄。就現階段而言，我國在進行檔案保管與利用工作的過程中，建立了檔案管理機制，并有效改善了檔案館的軟件和硬件設施。但是不可否認的是，院校在進行檔案管理的過程中仍然存在一些不足之處，需要不斷的進行創新以及管理。

關鍵詞：檔案保管；檔案利用；高校檔案；創新模式

隨著高等教育普及程度的加深以及大數據時代對于信息共享的要求的提高。目前，高校的大部分檔案資料都開始趨于透明化。這種做法在很大程度上推動了高校檔案資源利用的進程，這樣做的益處主要體現在兩個方面：一是對高校本身的發展而言，高校工作者對本校的了解程度加深，可以更好的理解學校的教學目的和教學思路，為學生的能力培養，找出更多的方法和途徑，使學生更加符合社會發展的需求，并且推動高校的發展；另一方面，高校檔案涉及到多個方面，充分利用高校檔案資源，可以幫助一些企業或國家企事業單位獲取更加全面的信息，保證其工作的順利進行。

1 檔案的保管與利用工作是檔案管理的重中之重

高校檔案包含了高校自建校以來的招生信息、教學成果、科研成果以及舉辦過的一切內部或是對外活動的信息。可以說，高校檔案資源中不僅包括了較為全面的人才信息，也記錄著高校發展的歷史過程和變化，可以從很大程度上，反映一定時期的社會經濟文化狀態。高校的發展受到社會環境的影響，它的發展規律與社會的發展規律基本一致，這不僅對于現代化企業有著重要的意義，也對社會歷史文化研究工作、科技研究工作具有非常重要的作用。

（一）建立專門的檔案庫房

一些檔案部門所在單位為了節省成本或者是其他考慮因素隨便找一個地方作為檔案庫。這其中的安全隱患不可忽視。首先檔案庫設計必須科學、合理，避免一些別有用心的人盯上，利用漏洞大量竊取、損壞、修改等。這就需要我們檔案管理部門找專業的安全防盜人員徹底排除各個安全隱患環節。還有就是對檔案庫的門窗做相應的安全加固和防火、防水等級。從人為因素到外在的環境因素做好檔案的安全保管工作。

由于我校檔案館檔案存在大部分紙質的，還有一些教學科研資料。隨著時間的推移紙張會自己變黃疏松，導致字跡不清甚至破損，照片更容易出現拍攝內容的丟失。面對這些問題要在檔案入庫前用先進科學的方法盡量延長紙張的壽命；病蟲害、溫度、濕度、光照度等對檔案安全的影響也不可忽視，所以在檔案庫內要實時監控這些數據的變化，如發現某些數據變化較大可能影響檔案信息的安全，要及時做好應急預案。

（二）檔案資源保管與利用

在高校教學檔案管理工作中，屬于投入的環節包括教學檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索。“收集”直接關系教學檔案館藏，是提供利用的基礎，高校檔案管理部門必須與立卷部門進行及時的溝通，投人時間和精力確保收集工作的順利完成。“整理”是教學檔案管理的基礎性工作，是提供利用的前提，通過整理使教學檔案有序化、條理化，為利用教學檔案打下基礎。“鑒定”是“去偽存真，去粗取精”的必要步驟，是確保在利用教學檔案時，有用信息能夠發揮作用的重要一環。“保管”保證教學檔案的物理安全，是利用的前提條件。“檢索”的效率體現為查全率和查準率，查全率主要表示滿足利用者需要的全面程度，查準率表示滿足利用者需要的準確程度，是利用的前期準備工作，作用是讓利用者能夠快速、準確的查檢到所需的教學檔案。教學檔案檢索的效率直接影響利用效率。

（二）檔案資源的利用是高校教育事業發展的需要

目前我們處于信息化時代，教育事業的發展需要依托檔案事業的發展，這樣才能做到與時俱進，因此，這就需要重視對其開發利用，從而使其更好的為社會進步和經濟發展提供高質量的服務。通過加大對檔案資源的有效利用，從而更好的將檔案的價值體現出來，使其能夠轉化為物質形態的生產力，從而更好的推動我校的發展和進步。

2 信息時代高校檔案保管與利用服務模式創新

隨著我國社會的快速發展，尤其是目前，我國社會進入新常態的狀況之下，如何能夠更好地發揮出高校檔案保管與利用的作用和價值，是目前檔案管理工作者面前的難題和問題，個人認為在目前需要積極加強信息時代下高校檔案的管理創新模式，個人認為關鍵可以從以下幾個方面去入手：

（一）提高服務的思想意識是提升服務的基礎

作為高校檔案管理工作者首先必須要提高思想服務意識，只有提升思想服務意識，才能更好地立足于本職，做好各項服務工作，因此，關鍵要從三個方面充分認識，一方面，高校管理者要充分認識到新情況、新狀態下，高校檔案管理工作服務的重要性和必要性，只有充分認識到檔案管理工作的重要性和必要性，才能夠在檔案管理工作方面狠抓不放，加大力度，真正重視檔案管理工作，另一方面，是要切實提升檔案管理者關于檔案管理工作的思想重視度，檔案管理工作關系學校、學生和教師，在新形勢下，作為檔案管理者，作為直接的操作人員務必要提升檔案管理工作的思想意識，只有這樣才能更好地做好本職檔案管理，更好地適應新形勢下的角色，投入到檔案管理工作中。

（二）利用創新的手段，提升檔案管理的效力

與傳統檔案的保管與利用模式相比，在新時代狀況下，檔案管理工作的優勢是更加信息化、智能化和科技化，在新形勢下，作為檔案管理工作要充分利用信息化的技術手段和方式，要加強信息化技術的培訓，結合我校的實際情況，靈活運用，讓檔案管理從“繁雜瑣碎”之中變得更加“靈活多樣”，要從時間、成本、效能等三個方面去入手，最大限度的降本，讓檔案管理工作的效力得到切實的發揮，這樣才能更好地服務現代社會發展的需要。

（三）加快信息化建設，提供多元化利用平臺，培養復合型人才

世界科技革命正不斷影響著高校檔案利用，現代化的利用方式已成新趨勢。在查閱、利用上，即使保持來館利用，也應加快建立數字檔案館，在確保安全情況下，通過電腦快捷查找檔案數據、打印檔案資料；讓電話、傳真、郵寄等現代通訊工具都參與檔案利用并簡化手續；最好是讓利用者通過安全網絡平臺，像平時上網查資料一樣，能遠程獲取想找的檔案信息，這樣我們就有足夠多的時間進行檔案資源開發利用。不過編研利用也正朝高科技、現代化方向發展。如現代傳媒、現代信息、現代印刷、現代網絡、光學記錄、聲像等技術正逐漸用于檔案編研。因此檔案工作人員還須具有過硬的檔案編研基本技能和系列專業知識與專業技能，很好掌握現代高新技術，使自己成為一個具有多專業功能的復合型通才。編研出許多形式多樣的歷史成果，讓高校檔案編研成為純真年代的經典發聲。

3 總結

總的來說，高校檔案的充分利用工作還需要進行不斷的嘗試與努力。針對目前在檔案利用環節中存在的諸多問題，相關工作人員一定要及時的提出解決的措施和方案。讓高校檔案資源充分發揮其利用價值，為社會工作帶來更多的便利。希望本文中提出的相關觀點和建議可以起到一定的指導作用。

參考文獻

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