電子檔案真實性管理研究

李振云

摘 要：由于電子文件自身的數字化特性，導致對電子檔案真實性的認定與管理舉措與傳統檔案大相徑庭。本文通過對電子檔案真實性存在問題的分析，提出在技術、制度、人員三方面進行管理創新，以解決電子檔案真實性存在的問題。

關鍵詞：電子檔案；真實性

伴隨著信息技術的飛速發展，全社會的電子信息化程度不斷加強，在檔案管理領域，我們也面臨著越來越多的電子文件。對電子文件的檔案化管理，成為檔案管理領域一個新的課題。其中，對電子檔案真實性的管理，由于電子文件自身特性的原因，面臨著諸多挑戰。從目前的實踐來看，對電子檔案的真實性管理方面，我們仍然做的不夠，在技術管理、制度管理、人員管理方面仍有很多疏漏和錯誤之處，亟待解決。

1 電子檔案真實性要求及目前存在的問題

1.1 電子檔案真實性要求

具體說來，電子文件的真實性是指和“原始性”是高度重疊的概念，指的是經過電子化處理的文件，仍在內容、形式、背景等組成元素方面與“原始狀態”保持一致，或可分辨“原始狀態”。即不論電子文件是由業務部門管理，還是由檔案人員管理，它自身的文件內容和相應的元數據、背景信息都要與剛辦結時的情況完全一致（管理時形成的新的元數據和背景信息除外），內容上沒有被非法修改，形式上也沒有發生改變2。

真實性是保證電子文件行政有效性和法律證據性的基礎，具體要求：

（1）可靠地保證電子文件自最終形成時起，其內容、結構、元數據和背景信息保持完整，未被更改；

（2）當電子文件的歸檔格式與其生成、發送或者接收的格式相同或不相同時，保證能夠準確表現原來生成、發送或者接收的內容。

（3）保證記錄電子文件形成、處理、歸檔過程中的各類憑證信息真實、可靠。這是指要保證電子文件的背景信息真實；

（4）對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔實行有效監控，保證管理工作的連續性。這是指檔案部門要對電子文件實施全過程的管理和監控；

（5）能夠識別電子文件的發送、接收的人員和時間。這是指系統中要設置符合安全要求的、自動啟動的電子文件操作日志，從電子文件生成時就開始對其進行嚴密監管，實時記錄電子文件的操作人員、時間、設備、項目、內容等。

1.2 電子檔案真實性存在的問題

電子檔案的真實性是檔案的根本屬性和根本要求，但目前實踐中，電子檔案真實性仍然存在以下問題：

（1）由于電子檔案的數字化特征，存在易被篡改、誤改甚至偽造，而且可以做到不留痕跡。出現這種問題，有可能是由于檔案管理人員的誤操作，也有可能是由于軟硬件故障，甚至有可能是病毒、木馬的惡意攻擊。電子檔案的數字化特征及其帶來的問題，是傳統檔案不存在的3。

（2）電子文件與載體相分離，造成了檔案物理信息與內容信息的相分離。一方面電子檔案的數字化傳遞，必然導致載體變化，而傳統檔案將載體信息仍看作內容信息的一部分，無疑將造成檔案真實性的挑戰；另一方面伴隨著電子技術的發展，軟硬件技術的進步，過去的軟硬件平臺在未來容易消失，不利于檔案的長久保存4。

（3）電子檔案的數據衍生性特征，使得每一次電子文件的存儲、閱覽、傳遞都會產生相應的數據信息。從檔案管理的角度，衍生信息同樣屬于電子檔案的一部分，而這部分信息一方面會造成電子檔案數據量不斷增加，加大數據存儲壓力；另一方面，這部分信息同樣存在易失真、易遺失的問題。

2 電子檔案真實性管理舉措

2.1 技術舉措

針對電子檔案這一新興的檔案管理對象，解決其在真實性方面存在的問題，最重要的是需要借助技術手段，在軟件、硬件、技術管理等方面實現創新。

（1）加密技術。加密的目的是讓非法用戶無法讀懂信息，合法用戶則需要在密鑰的指示和控制下通過算法將密文還原為明文，經過加密的電子文件一般應解密后保存。

（2）身份認證技術。身份認證技術旨在確認用戶的身份，包括口令認證、智能卡認證、USBKEY認證、生物認證等。

（3）權限控制技術。合理定義各類用戶、各類文件的訪問權限。可保證合法用戶訪問便利，防止非法用戶的惡意訪問，防止未經授權就對信息采取存取、收集、利用、公布、刪除、修改和銷毀等操。

（4）長期可存取技術。長期可存取技術即保障電子文件長期可讀性技術，包括轉換為開放格式、遷移、采用多種格式閱讀軟件等。

（5）備份。備份是保障信息安全最重要的輔助措施，可為受損或崩潰的信息系統提供良好的、有效的恢復手段。

（6）物理隔離。物理隔離是將不同網絡相分離，目的在于隔斷非法用戶的訪問鏈路。

（7）防火墻技術。防火墻是一種邏輯裝置，通常處于機構內網與外網之間，通過監測、限制、更改跨越防火墻的數據流，來限制外網用戶對內部網絡的訪問，從而實現對網絡的安全保護。

（8）入侵檢測技術。檢測監控網絡和計算機系統是否出現被入侵或濫用的征兆，及時阻斷發生在內部的非法訪問，是對防火墻技術的有效補充5。

2.2 制度舉措

嚴密的管理比技術更重要，有利于保證電子文件在形成和保管過程中不失去真實性。為保證電子文件的真實性和可靠性，有必要在制度上對電子文件從產生、傳遞、保管到最后處置進行嚴密的控制，對于保存與電子文件相關的復制件、原件等作出相應的規定。總之，電子文件保證其真實性，不僅是靠技術的發展，更要靠制度的完善和法律的健全。三者要形成體系和合力，成為保證電子文件真實性的堅強外殼。

創新電子檔案真實性管理制度體系：

（1）電子文件的法定程序和手續的真實性保證：審定、批辦、歸檔等辦理過程控制和相關手續的流程管理。

（2）開發應用電子簽章技術，用于電子文件的批改、簽發、辦理、署名等。開發應用電子水印技術，防錯亂、非法刪改，保證電子文件信息的原始性。功能實現區段為：電子文件審定簽發—歸檔時完成真實性鑒定，如保存控制措施嚴密，可在鑒定后消除水印。

（3）開發應用責任者（操作者）接力管理技術，保證對電子文件的處理過程不出現失控或中斷。其中實現按時間連續登記責任者（操作者），并可按法定處理流程自動核對人員的正誤和處理暫時中斷時，對電子文件進行臨時封閉，保證控制過程在時間上的連續性。

（4）建立以電子文件為記錄單元的日志信息，作為電子文件的檔案，且隱秘保存（有權限的人方可打開）、不可刪除，留待真實性鑒定時調用，或有其他需要時查考。

2.3 人員舉措

信息技術的飛速發展，產生了電子檔案這一新生事物，對于檔案管理人員也提出了新的要求。一是加強人員培訓，培訓內容包括：電子檔案管理原則、電子檔案軟硬件技術、電子檔案操作流程、安全及保密要求；二是應建立電子檔案處理流程追責制度，明確每個環節分工，明晰具體人員職責；三是應建立電子檔案管理部門，由專門人才負責電子檔案管理相關事宜，保證管理質量。

3 結語

電子檔案的真實性管理，一方面關系著檔案管理工作能否適應時代進步的要求，另一方面也關系著更好的發揮檔案作用、實現檔案價值。在追求電子檔案真實性保證的過程中，全面、準確地從技術、制度、人員三方面入手，將檔案管理真實化的要求融入每一個檔案管理人員心中，融入整個檔案管理流程中，以保證檔案真正服務社會。

參考文獻

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[5]蒙怡.淺析電子文件的真是可靠性管理[J].重慶科技學院學報，2012（15）