談檔案信息資源的開發與利用

張艷麗

隨著人類知識生產的日新月異，高新科技產業化的進程加快，現代科技在各個產業的滲透以及在全球范圍的迅速擴散，人類正走向信息網絡化、資源共享化、知識經濟化、科技創新化……這一切都使得傳統的檔案利用方式與管理模式發生著深刻的變化，檔案信息資源的開發與利用成為檔案界關注的焦點之一。但是，對“檔案信息資源開發”這一概念應該如何理解，其豐富的內涵應該如何把握，始終是一個尚無標準答案的難題。充分挖掘“檔案信息資源開發”的深刻內涵，努力推進檔案信息資源開發工作的進程，正是本文的目的所在。

1 檔案工作的社會需求導向

檔案信息資源開發是以檔案工作社會化為背景，以社會需求為導向的活動。21世紀以來，檔案工作的“運作環境”發生了巨大的變化。社會信息化程度的不斷提高，改革和對外開放程度的日益深入，公民信息權意識的覺醒，以及以市場經濟為基礎的利益高度多元化的社會態勢的確立，都使得檔案工作領域隨著“周邊環境”的變化而不斷拓展，進一步走向社會化。這一切變化中，最為重要的是檔案工作的理論思想基礎發生了根本變化——從一種國家的理論發展為一種全社會的理論，檔案工作因此走向社會化。檔案工作從以為國家、為政府機構服務為己任的傳統檔案工作拓展為“以人為本”思想指導下的現代檔案工作。這意味著隨著社會文明程度的提高和對信息需求程度的深化，檔案信息資源將成為普通公民信息來源和信息服務的重要組成部分。這正是檔案信息資源開發的深層社會背景。

檔案工作的逐步社會化，要求檔案信息資源的開發與利用必須與時俱進，以社會需求為導向。經濟社會中，信息不僅是一種重要的資源，而且是開展各項工作必不可少的基礎性條件。信息的適時、高效提供是社會實現良性發展的內在要求。檔案工作的社會使命決定了市場經濟社會下的檔案信息資源開發必須提供更多、更準、更適時的信息服務于社會。否則，檔案工作就可能面臨被社會遺棄的危險。

2 量大質優的檔案資源至關重要

檔案信息資源開發的對象是館（室）藏檔案。沒有數量豐富的館（室）藏，檔案信息資源開發的實踐就成了無源之水、無本之木；沒有高質量的、蘊涵重要價值的檔案，開發工作就失去了真正的價值和目的。因此，館（室）藏檔案資源必須從數量充分和質量優化兩個方面加強建設。

質量優化是指所藏檔案價值確鑿、成分充實、結構合理。價值確鑿是指所藏檔案必須經過嚴格的鑒定程序，確有現實利用和歷史研究價值；成分充實是指檔案記述的信息內容必須詳實，能夠反映出政治、經濟、軍事、科學文化等各方面的內容；結構合理是指館藏檔案的門類齊全，既有文書檔案，又有科技檔案和各種專門檔案。依此標準，我國的檔案信息資源還存在一定的差距。在檔案資源建設的具體實踐中，由于受相關檔案法規制度不健全，宏觀規劃與協調機制欠缺，鑒定工作流于形式，檔案工作人員認識局限，物質保障不足等多方面因素的影響與制約，導致館（室）藏檔案數量劇增，大量已失去價值或本無價值的檔案充塞庫房。因此，我們必須根據社會信息化的發展趨勢及其要求，加強檔案資源建設宏觀規劃與協調，不斷完善檔案價值鑒定機制，建立科學的、多元化的鑒定標準，加強檔案資源建設的理論研究，確立館藏檔案資源體系的構建原則與模式，合理配置館（室）藏結構，豐富檔案的種類，加強館（室）藏特色。

鑒于此，在強調檔案信息資源開發的同時必須重視檔案信息資源建設。既要抓好檔案信息資源儲備，又要從源頭上嚴密監控檔案信息資源的質量，保證信息資源開發的價值。

3 多元化檔案利用服務機制

多元化檔案利用服務機制是檔案信息資源開發工作的主體內容。傳統的檔案利用服務方式，諸如：閱覽服務、參考咨詢服務、檔案外借服務、提供檔案復制件、制發檔案證明、檔案編研服務等，為滿足檔案利用者的各類利用需求提供了可能。但是，隨著社會環境的發展變化，人們的生活方式、目標、所面臨的問題都發生了變化，從而使檔案利用需求呈現出新的特點：檔案利用者的層面在擴展，主要利用者從黨政機關和企業事業單位人員向科研人員、學者、工人、農民等各個層面擴展；檔案的利用內容在擴展，利用范圍在不斷擴大，查閱內容向以經濟問題為代表的多角度擴展；檔案利用的數量在擴展，逐年呈現上升趨勢；利用形式在擴展，從以陣地服務為主向提供檔案編研成果、公布檔案、咨詢服務、辦檔案展覽等多種形式拓展。這一切都要求檔案部門應該根據社會的發展需求，建立多元化檔案利用服務機制，適時推出具有特色的服務項目，更好地滿足檔案利用者的多元化需求。

同時，要在開放的、主動的、協作的、競爭的觀念指導下，探索多種多樣的新型檔案信息資源開發利用形式。如通過檔案網站發布開放檔案信息、提供檔案利用。目前我國各級各類檔案網站已有200多家，上載開放檔案目錄幾千萬條和部分開放檔案原文、照片、錄音、錄像等，其中上海市、北京市檔案館的網站點擊率達到每月幾萬人次。又如建立現行文件查詢利用中心，為廣大用戶提供現行文件服務。這些新興的開發利用形式為解決集中提供信息與信息需求多元化的矛盾提供了新的方式。

4 現代信息技術的廣泛應用

以計算機和網絡技術為平臺的現代信息技術的廣泛應用，從客觀上改變了信息的存在方式，即從靜態趨向動態。運動不僅凸現了信息的價值，更重要的是動態信息改變了社會的運行方式和生存質量，進一步促進了社會對信息的需求和依賴，從而進一步彰顯了信息的價值和信息部門的社會地位。而現實檔案工作中，檔案信息主體上仍以傳統的靜態方式存在著，客觀上背離了信息化社會檔案信息存在方式的內在要求，這正是檔案信息資源開發需要解決的主要問題。以光盤技術、縮微技術、計算機技術為代表的現代信息技術在信息的組織管理、傳輸上顯示出巨大威力，給信息資源的管理和開發帶來了革命性的變化。“至今，信息技術和通訊技術革命影響了檔案工作的所有方面，這一點已被人們所接受。”這種影響是積極的，它為我們提供了新的機遇和切實可用的工具，使檔案工作的功能進一步增強和擴展，使我們保存和再現社會記憶的能力進一步加強。因此應該在檔案信息資源開發中大力推進現代化技術的應用，實行檔案數字化、網絡化管理。

檔案信息資源的開發是檔案科學管理和研究工作的有機結合，是檔案信息資源積累發展到一定的程度由保管向利用的一種高層次轉化，是實現檔案價值和檔案工作價值的勞動過程。因此，提供檔案信息為社會實踐服務是檔案信息資源開發的最終目標。沒有這個目標，檔案信息資源開發的整個實踐過程也就失去了它存在的意義。