檔案管理策略摭談

孟慶波

摘 要：當今社會經濟發展速度十分迅猛，科學技術顯著進步，檔案管理作為一種知識管理，在經濟社會發展中具有越來越重要的地位和作用。因而如何不斷加強檔案管理，使其日臻科學、完善，越來越成為許多檔案管理者深刻思考的歷史課題。下面，根據多年的實踐經驗，談一下我對規范檔案管理方面的粗淺認識。

關鍵詞：檔案管理；積極意義

1 檔案管理工作的重要作用

檔案管理是一個單位整體工作的重要組成部分，是提高單位工作質量和工作效率的必要條件，是推動經濟社會全面發展的一項重要工作。管理檔案是否科學規范，是衡量一個單位管理水平高低的重要尺度。一個單位的檔案記錄著這個單位發展的階段性成果，為研究本單位的業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，確立科學發展方向的好素材。 檔案管理工作做好了，一方面可以為單位高層管理人員及時了解單位整體狀況，適時調整策略提供準確依據；另一方面有利于社會各方了解本單位的情況，為與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經濟社會全面發展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，才能全面、真實地反映本單位整體形象和發展狀況。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升本行業在市場經濟中的競爭力具有重要意義。

2 提升檔案管理水平的積極意義

隨著經濟社會的不斷發展，檔案管理工作的作用日益增強，提升檔案管理水平對社會主義現代化建設所產生的積極意義也越發突顯，主要體現在三個方面：

首先，從現階段我國檔案管理的實際發展水平來看，主抓經濟工作的同時，在部分單位的管理意識里，對檔案管理工作的重要性進一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，耐心細致的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識和實踐技能，不能充分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和實際意義。所以努力提升檔案管理質量和水平有助于我國檔案事業朝著健康化的方向發展。

其次，現階段整個社會信息化發展速度越來越快，所以積極對檔案管理的質量和水平進行提升與當前社會發展需要相適應。從檔案管理渠道、管理方式、管理載體等方面不斷進行創新，提高檔案館藏、收集、以及傳播的科學化程度，才能以網絡化、系統化、規范化為方向引領檔案管理健康發展。

第三，加強檔案管理質量和水平的提高對踐行科學發展觀，貫徹落實“四個全面”，“五位一體”的大政方針具有特別重要的意義。可信度高是檔案的一大特征，在引領未來發展方面具有積極的作用，檔案還具有對歷史文化見證的功用，同時，科學真實的檔案資料，對未來經濟社會的發展將起到積極的借鑒作用。因此加強檔案管理質量和水平不僅有利于實現檔案管理事業向著可持續發展，更對經濟社會的可持續發展意義非凡。

3 如何提高檔案管理水平的策略探究

策略一：加強檔案管理工作者的專業素質

檔案管理者是檔案管理工作的踐行者，因而，著力加強檔案管理工作者的素質是提升檔案管理水平的重中之重，應從以下幾個方面入手：一是要提升檔案管理人員的政治素養與職業道德素養。為使檔案工作者具備扎實的政治理論基礎與職業道德理論基礎，可以定期圍繞這些方面舉辦相關的培訓，此外還要為檔案管理人員能夠不斷掌握新的業務知識進行教育培訓；二是要從理論與技能方面加強對檔案管理人員的培訓。此舉為了系統提升檔案管理者的基本技能，包括與檔案相關的編目、文書立卷、資料整理、鑒定、著錄、標引、開發與保護等，并且具備一定的計算機操作能力，能夠運用科學化手段進行檔案管理；三是要以檔案管理工作者的實際工作水平、部門特點等為立足點，適時對相關的培訓內容調整，以科學化、現代化為標準，不斷提高檔案管理工作者的能力水平。

策略二：加強檔案管理機制健全化

無規矩不成方圓，筆者認為，沒有完善的管理機制，就不能形成科學規范的檔案管理。要想形成完善的檔案機制，要注意把握以下幾個方面：一要確保單位內部具有檔案管理責任機制，并積極努力不斷促進其完善。要結合各個檔案管理的特征以及檔案管理的需求構建檔案管理責任制，將具體的責任細化，落實到每個崗位。作為領導要高度重視，給每個部門都分配具體的任務，各處各室要大力配合，并責成專人負責，構建多方位的檔案管理體系；二要以國家政府關于檔案管理的法律法規為指導，規范檔案管理工作，確保與檔案相關的資料保管、保密、庫房儲存管理、審查和考核等符合規范，使企業事業單位檔案管理機制具有全方位、立體化、多層次的特點，能夠有效保障檔案管理工作順利開展，并且能夠取得效率。

策略三：提升檔案的日常管理效率

提升檔案管理水平，不能空喊口號，要把工作重心放到日常檔案管理上，要從以下幾點著手：一是出臺明確的計劃，要求檔案管理人員對檔案具體管理情況定期或不定期做好檢查，要對檔案管理存在的問題與風險做到及時發現，并及時采取調整或應對措施，使檔案管理質量不受影響。二是要求檔案管理人員要具備對檔案信息資源開發利用的能力，發揮檔案資源的有效價值。三是要以現階段檔案管理的實際情況為立足點出臺明確的考核制度，并嚴格落實，提升檔案管理工作的規范化、制度化程度。

策略四：不斷完善檔案管理的現代化手段

做好檔案管理工作，不能因循守舊，要不斷完善現代化的檔案管理手段，有針對性地開展下一步工作，這方面，我認為應該做好以下幾方面工作：一是要利用現代化的管理工具，如計算機硬盤軟件、高速掃描儀、刻錄機等加強檔案的數字化、電子化管理。這一方面使檔案管理工作者的工作效率顯著提升了，同時為電子檔案的歸檔、資料整理、檔案保存等創造了便利的條件。二是要以檔案管理部門職責以及崗位權責存在的差異性為依據，構建有針對性的監督管理性質的基本狀況信息庫、電子臺賬、員工崗位操作標準等具有多種類型的檔案，使檔案管理在內容方面實現豐富、使檔案資料信息的展示程度實現擴大，促進檔案管理文化的宣傳取得更好的效果。三是要根據時代的發展需求對傳統檔案管理模式進行調整，構建新型的檔案管理模式以更好地適應社會主義現代化發展的需要。在對檔案管理進行改革的過程中要注意把握好科學性，不斷提升相關管理工作的現代化程度。