信息化技術在檔案管理中的應用

田海紅

摘 要：近幾年我國城市化建設步伐不斷加快，城市規劃檔案管理工作的重要性日益凸顯。隨著信息化技術的發展與進步，在城市規劃檔案管理工作中要加大對信息化技術的運用，這樣能夠更加高效、快捷和方便的管理檔案資源，有效推動城市規劃工作開展。對此，本文試闡述信息化技術在城市規劃檔案管理中應用的意義，并提出了具體可行的應用對策。

關鍵詞：信息化技術；城市規劃檔案；管理

在我國城市化建設進程中，城市規劃檔案管理工作量與日俱增，工作難度也越來越大，為檔案管理員帶來了嚴峻的挑戰。將現代信息化技術應用到城市規劃檔案管理工作中，不僅能夠降低檔案管理員工作量，還可以將信息化技術的優勢體現出來，即真實、完整、準確的存儲所有檔案信息。因此，城市規劃檔案管理員要提高重視，充分認識到信息化技術的重要性，在實際工作中利用好信息化技術，以此實現檔案管理工作效率的提升。

1 信息化技術在城市規劃檔案管理中應用的意義

城市規劃關系著城市今后的發展，有利于城市建設中科學布局、統籌部署等各項工作的開展。隨著我國城市化進程逐步加快，城市建設與管理進度也被帶動起來，為做好城市的規劃和建設工作，就需要進一步加強城市規劃檔案管理，為城市規劃提供完整、準確和真實的資料[1]。當前，信息化技術已經在各行各業中得到了充分應用，推進城市規劃檔案的信息化，有利于做好城市建設規劃資料的收集與保管工作，并科學的整合與匯編檔案資源，建設數字檔案館。如此一來，城市規劃檔案管理才能發展的更加規范化和網絡化。

2 城市規劃檔案的信息化和數字化

（一）城市規劃檔案的信息化

在城市規劃中應用電子業務與電子政務后，城市規劃檔案信息的服務空間被進一步拓寬，需要對檔案資源服務的方式與內容進行創新，要打破傳統檔案管理工作的思維局限，滿足社會發展需求，及時轉變管理理念，不斷完善服務方式，加大對信息化技術的應用。這樣有利于搭建網絡化和數字化的信息服務平臺，將城市規劃工作中形成的信息資料完整存儲下來，讓更多種類的檔案信息資源得到共享，為城市建設提供可靠的依據，因此，不僅要做好檔案資源建設，還要提高對信息化技術的利用率，將網絡優勢最大限度體現出來，增強遠程服務能力，讓城市規劃檔案覆蓋范圍更廣，檢索查閱更加方便。

（二）城市規劃檔案的數字化

在城市規劃檔案信息化建設過程中，檔案數字化是其中的重要內容。現階段檔案數字化規模越來越大，檔案數字化也更加成熟和規范，并逐步實現了城市規劃檔案的數字化。隨著城市規劃檔案數字化對象日益豐富，改變了以往紙質化檔案的現狀，擁有更高的數字化標準[2]。此外，電子文件也有了更廣的應用范圍，種類不斷增多，主要有文字處理、圖形圖像、視音頻及數據庫等文件類型，同時形式也更多，常見的有CAE、CAD、GIS、網頁及博客等。因此，在城市規劃檔案管理工作中，要加大對數字化技術的應用，提升工作效率和水平。

在城市規劃檔案管理中應用數字化技術時，要將現實需要作為基礎，保障能夠提高工作效率，實現效益的增加。要遵循“有所為，有所不為”的原則，要有針對性、有層次和有重點的開展城市規劃檔案數字化建設工作。要將數學模型引進來，全面統計和分析所有檔案資料，根據檔案利用時間、目的、頻率、基數大小和所占比重進行分類排隊，采用“常用先掃”、“現用現掃”、“以用定掃”等工作方法。

（三）檔案鑒定和數字化同步

在城市規劃檔案數字化建設中，地區經濟實力、檔案總量、保密觀念及人員結構的影響，相比于其他行業的信息化速度，城市規劃檔案工作比較落后。因此，為進一步推進數字化檔案建設，城市規劃檔案價值鑒定和數字化要同步開展，這樣不僅可以落實高效、節約的理念，同時還能推進檔案數字化建設，不斷提高工作的效率。

（四）多種數據庫建設同步

要根據“利用為本，急用先上”的思路，檔案目錄與全文數據庫建設需要同步開展。重點是要讓一般檢索需求得到滿足，做好檔案文件級目錄數據庫建設[3]。當前，對大部分城市規劃檔案管理工作而言，因為無法實現所有檔案的文件級目錄機檢，造成存在著檔案查閱不準、不快及不完整等問題。因此，在城市規劃檔案數字檔案館建設過程中，提高對文件級目錄數據庫建設的重視，將其作為基礎性工作來抓，讓城市規劃檔案有更高的查準率和查全率。

（五）數字化加工與利用同步

在城市規劃檔案信息化建設中，主要任務是加大對檔案信息資源的開發與利用，保證檔案信息資源得到共享，因此需要將“互聯網+”作為主要信息技術手段。城市規劃檔案信息資源開發與利用涉及眾多方面的內容，如傳統載體檔案的數字化、檔案信息資源的開發與利用、基礎信息庫建設、檔案信息資源的社會化服務及政務信息資源管理等。對此，可以研發數字化城市公開信息查詢管理系統，利用網絡完成對城市規劃信息的“一站式”查詢服務，并提供信息高度集中、利用快速便捷的城市規劃信息。

3 城市規劃檔案管理的信息化建設對策

（一）培養檔案管理信息化人才

為在城市規劃檔案管理工作中更好的應用信息化技術，就需要對管理模式進行創新，在整體上提升檔案管理者素質，讓檔案管理工作更加高效化和專業化。當前，城市規劃檔案管理專業人才較少，需要培養更多高素質的檔案管理人才，安排具備豐富信息學、城市學和管理學知識的人員負責城市規劃檔案管理工作，并切實提升現有檔案管理者應用現代信息技術的能力[4]。此外，在信息化城市規劃檔案館建設過程中，還要培養檔案管理者的業務素養與政治素質，特別是要提高檔案服務能力，實現檔案管理人才隊伍的最優化。

（二）投入更多資金，抓好硬件設施建設

為提升城市規劃檔案的信息化水平，要投入更多資金，購置必備的硬件設施，推進檔案管理信息化建設。要抓好城市規劃檔案館內部局域網、檔案數據庫及市政務網建設，充分發揮人才優勢，完善城市規劃檔案網站，這樣有利于提供更精確和可靠的城市規劃信息。要將城市規劃動態和檔案管理有機結合起來，建立多層次、高技術的檔案服務管理體系，并健全城市規劃檔案數據庫，不斷優化并整合城市規劃信息資源。此外，為更好的服務于城市規劃工作，在連接外部因特網、開通內部局域網的過程中，還要加大對信息資源的安全防護，在正規廠家購置先進的硬件設備，并做好日常的更新與維護。

4 結語

總之，隨著信息技術的進步與發展，有利于城市規劃檔案管理工作的改革。因此，檔案管理人員要充分發揮出計算機系統的作用，對數據信息與材料的收集范圍進行拓展，豐富檔案管理內容。此外，在城市規劃檔案管理工作中應用信息化技術時，還要根據相應的要求和標準，科學合理管理信息資源，防止出現遺漏和錯誤，要加大對數字化技術的應用，整合現有的資源信息，為檔案的查閱提供便利，實現信息管理水平的提升。同時還要抓好檔案管理人才隊伍建設，投入更多資金，購置更加先進的硬件設備，為信息化技術的應用提供保障。只有這樣才能真正做好城市規劃檔案管理工作，并更好的服務于城市規劃建設。

參考文獻

[1]黃光香.信息化技術對檔案管理的影響研究[J].辦公室業務，2014，（07）：161.

[2]于富彧.檔案信息化建設與技術檔案管理研究[J].品牌，2015，（02）：200.

[3]范莉萍，劉穎.技術檔案資料信息化管理探討[J].電子世界，2014，（17）：199-200.

[4]陳董來.檔案管理與信息化技術融合的策略探究[J].中國管理信息化，2015，（17）：168-169.