信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

田海紅

摘 要：近幾年我國城市化建設(shè)步伐不斷加快，城市規(guī)劃檔案管理工作的重要性日益凸顯。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展與進步，在城市規(guī)劃檔案管理工作中要加大對信息化技術(shù)的運用，這樣能夠更加高效、快捷和方便的管理檔案資源，有效推動城市規(guī)劃工作開展。對此，本文試闡述信息化技術(shù)在城市規(guī)劃檔案管理中應(yīng)用的意義，并提出了具體可行的應(yīng)用對策。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù)；城市規(guī)劃檔案；管理

在我國城市化建設(shè)進程中，城市規(guī)劃檔案管理工作量與日俱增，工作難度也越來越大，為檔案管理員帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)。將現(xiàn)代信息化技術(shù)應(yīng)用到城市規(guī)劃檔案管理工作中，不僅能夠降低檔案管理員工作量，還可以將信息化技術(shù)的優(yōu)勢體現(xiàn)出來，即真實、完整、準確的存儲所有檔案信息。因此，城市規(guī)劃檔案管理員要提高重視，充分認識到信息化技術(shù)的重要性，在實際工作中利用好信息化技術(shù)，以此實現(xiàn)檔案管理工作效率的提升。

1 信息化技術(shù)在城市規(guī)劃檔案管理中應(yīng)用的意義

城市規(guī)劃關(guān)系著城市今后的發(fā)展，有利于城市建設(shè)中科學布局、統(tǒng)籌部署等各項工作的開展。隨著我國城市化進程逐步加快，城市建設(shè)與管理進度也被帶動起來，為做好城市的規(guī)劃和建設(shè)工作，就需要進一步加強城市規(guī)劃檔案管理，為城市規(guī)劃提供完整、準確和真實的資料[1]。當前，信息化技術(shù)已經(jīng)在各行各業(yè)中得到了充分應(yīng)用，推進城市規(guī)劃檔案的信息化，有利于做好城市建設(shè)規(guī)劃資料的收集與保管工作，并科學的整合與匯編檔案資源，建設(shè)數(shù)字檔案館。如此一來，城市規(guī)劃檔案管理才能發(fā)展的更加規(guī)范化和網(wǎng)絡(luò)化。

2 城市規(guī)劃檔案的信息化和數(shù)字化

（一）城市規(guī)劃檔案的信息化

在城市規(guī)劃中應(yīng)用電子業(yè)務(wù)與電子政務(wù)后，城市規(guī)劃檔案信息的服務(wù)空間被進一步拓寬，需要對檔案資源服務(wù)的方式與內(nèi)容進行創(chuàng)新，要打破傳統(tǒng)檔案管理工作的思維局限，滿足社會發(fā)展需求，及時轉(zhuǎn)變管理理念，不斷完善服務(wù)方式，加大對信息化技術(shù)的應(yīng)用。這樣有利于搭建網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的信息服務(wù)平臺，將城市規(guī)劃工作中形成的信息資料完整存儲下來，讓更多種類的檔案信息資源得到共享，為城市建設(shè)提供可靠的依據(jù)，因此，不僅要做好檔案資源建設(shè)，還要提高對信息化技術(shù)的利用率，將網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢最大限度體現(xiàn)出來，增強遠程服務(wù)能力，讓城市規(guī)劃檔案覆蓋范圍更廣，檢索查閱更加方便。

（二）城市規(guī)劃檔案的數(shù)字化

在城市規(guī)劃檔案信息化建設(shè)過程中，檔案數(shù)字化是其中的重要內(nèi)容。現(xiàn)階段檔案數(shù)字化規(guī)模越來越大，檔案數(shù)字化也更加成熟和規(guī)范，并逐步實現(xiàn)了城市規(guī)劃檔案的數(shù)字化。隨著城市規(guī)劃檔案數(shù)字化對象日益豐富，改變了以往紙質(zhì)化檔案的現(xiàn)狀，擁有更高的數(shù)字化標準[2]。此外，電子文件也有了更廣的應(yīng)用范圍，種類不斷增多，主要有文字處理、圖形圖像、視音頻及數(shù)據(jù)庫等文件類型，同時形式也更多，常見的有CAE、CAD、GIS、網(wǎng)頁及博客等。因此，在城市規(guī)劃檔案管理工作中，要加大對數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，提升工作效率和水平。

在城市規(guī)劃檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)時，要將現(xiàn)實需要作為基礎(chǔ)，保障能夠提高工作效率，實現(xiàn)效益的增加。要遵循“有所為，有所不為”的原則，要有針對性、有層次和有重點的開展城市規(guī)劃檔案數(shù)字化建設(shè)工作。要將數(shù)學模型引進來，全面統(tǒng)計和分析所有檔案資料，根據(jù)檔案利用時間、目的、頻率、基數(shù)大小和所占比重進行分類排隊，采用“常用先掃”、“現(xiàn)用現(xiàn)掃”、“以用定掃”等工作方法。

（三）檔案鑒定和數(shù)字化同步

在城市規(guī)劃檔案數(shù)字化建設(shè)中，地區(qū)經(jīng)濟實力、檔案總量、保密觀念及人員結(jié)構(gòu)的影響，相比于其他行業(yè)的信息化速度，城市規(guī)劃檔案工作比較落后。因此，為進一步推進數(shù)字化檔案建設(shè)，城市規(guī)劃檔案價值鑒定和數(shù)字化要同步開展，這樣不僅可以落實高效、節(jié)約的理念，同時還能推進檔案數(shù)字化建設(shè)，不斷提高工作的效率。

（四）多種數(shù)據(jù)庫建設(shè)同步

要根據(jù)“利用為本，急用先上”的思路，檔案目錄與全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)需要同步開展。重點是要讓一般檢索需求得到滿足，做好檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)[3]。當前，對大部分城市規(guī)劃檔案管理工作而言，因為無法實現(xiàn)所有檔案的文件級目錄機檢，造成存在著檔案查閱不準、不快及不完整等問題。因此，在城市規(guī)劃檔案數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，提高對文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重視，將其作為基礎(chǔ)性工作來抓，讓城市規(guī)劃檔案有更高的查準率和查全率。

（五）數(shù)字化加工與利用同步

在城市規(guī)劃檔案信息化建設(shè)中，主要任務(wù)是加大對檔案信息資源的開發(fā)與利用，保證檔案信息資源得到共享，因此需要將“互聯(lián)網(wǎng)+”作為主要信息技術(shù)手段。城市規(guī)劃檔案信息資源開發(fā)與利用涉及眾多方面的內(nèi)容，如傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化、檔案信息資源的開發(fā)與利用、基礎(chǔ)信息庫建設(shè)、檔案信息資源的社會化服務(wù)及政務(wù)信息資源管理等。對此，可以研發(fā)數(shù)字化城市公開信息查詢管理系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)完成對城市規(guī)劃信息的“一站式”查詢服務(wù)，并提供信息高度集中、利用快速便捷的城市規(guī)劃信息。

3 城市規(guī)劃檔案管理的信息化建設(shè)對策

（一）培養(yǎng)檔案管理信息化人才

為在城市規(guī)劃檔案管理工作中更好的應(yīng)用信息化技術(shù)，就需要對管理模式進行創(chuàng)新，在整體上提升檔案管理者素質(zhì)，讓檔案管理工作更加高效化和專業(yè)化。當前，城市規(guī)劃檔案管理專業(yè)人才較少，需要培養(yǎng)更多高素質(zhì)的檔案管理人才，安排具備豐富信息學、城市學和管理學知識的人員負責城市規(guī)劃檔案管理工作，并切實提升現(xiàn)有檔案管理者應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力[4]。此外，在信息化城市規(guī)劃檔案館建設(shè)過程中，還要培養(yǎng)檔案管理者的業(yè)務(wù)素養(yǎng)與政治素質(zhì)，特別是要提高檔案服務(wù)能力，實現(xiàn)檔案管理人才隊伍的最優(yōu)化。

（二）投入更多資金，抓好硬件設(shè)施建設(shè)

為提升城市規(guī)劃檔案的信息化水平，要投入更多資金，購置必備的硬件設(shè)施，推進檔案管理信息化建設(shè)。要抓好城市規(guī)劃檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)、檔案數(shù)據(jù)庫及市政務(wù)網(wǎng)建設(shè)，充分發(fā)揮人才優(yōu)勢，完善城市規(guī)劃檔案網(wǎng)站，這樣有利于提供更精確和可靠的城市規(guī)劃信息。要將城市規(guī)劃動態(tài)和檔案管理有機結(jié)合起來，建立多層次、高技術(shù)的檔案服務(wù)管理體系，并健全城市規(guī)劃檔案數(shù)據(jù)庫，不斷優(yōu)化并整合城市規(guī)劃信息資源。此外，為更好的服務(wù)于城市規(guī)劃工作，在連接外部因特網(wǎng)、開通內(nèi)部局域網(wǎng)的過程中，還要加大對信息資源的安全防護，在正規(guī)廠家購置先進的硬件設(shè)備，并做好日常的更新與維護。

4 結(jié)語

總之，隨著信息技術(shù)的進步與發(fā)展，有利于城市規(guī)劃檔案管理工作的改革。因此，檔案管理人員要充分發(fā)揮出計算機系統(tǒng)的作用，對數(shù)據(jù)信息與材料的收集范圍進行拓展，豐富檔案管理內(nèi)容。此外，在城市規(guī)劃檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)時，還要根據(jù)相應(yīng)的要求和標準，科學合理管理信息資源，防止出現(xiàn)遺漏和錯誤，要加大對數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，整合現(xiàn)有的資源信息，為檔案的查閱提供便利，實現(xiàn)信息管理水平的提升。同時還要抓好檔案管理人才隊伍建設(shè)，投入更多資金，購置更加先進的硬件設(shè)備，為信息化技術(shù)的應(yīng)用提供保障。只有這樣才能真正做好城市規(guī)劃檔案管理工作，并更好的服務(wù)于城市規(guī)劃建設(shè)。

參考文獻

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[3]范莉萍，劉穎.技術(shù)檔案資料信息化管理探討[J].電子世界，2014，（17）：199-200.

[4]陳董來.檔案管理與信息化技術(shù)融合的策略探究[J].中國管理信息化，2015，（17）：168-169.