探討提高基建檔案管理水平的方法及措施

彭瑜琳

摘 要：基建檔案是單位檔案的重要組成部分，它記錄了建設基建項目管理工作的全過程，是單位事業發展的依據和條件。隨著國家工程項目建設管理體制的改革發展，傳統的基建檔案管理工作已經適應不了發展現代化需求，需要采取必要的應對措施。本文分析了基建檔案管理工作的重要性，指出了當前基建檔案管理存在的問題，并提出了提高基建檔案管理水平的措施方法。

關鍵詞：基建檔案；管理；措施

1.基建檔案的重要性

1.1基建檔案指的是從建設工程項目立項、施工、竣工驗收各個環節中形成的具有保存價值的文件資料，文件資料的載體可以是文字、圖紙、圖像和聲象，文件資料包括項目前期文件、勘察測繪文件、設計文件、施工技術文件、監理文件、竣工驗收文件等等。基建檔案是單位檔案資料的重要組成部分，真實反映了基建項目的建設過程和管理過程，對未來單位事業的發展提供依據和條件。基建檔案資料是基建工程管理人員、技術人員在工程項目建設活動中創造的知識成果，加強對這些檔案資料的管理工作，有助于加強單位基礎設施建設力度，促使檔案管理工作的合理化、規范化。

1.2基建工程項目的特點，使得基建檔案資料有著技術性強、系統成套、原始記錄、完整準確性等特點，能夠為基建工程各階段建設活動決策、施工、竣工等工作提供依據和憑證。基建檔案工作是基建工程建設管理過程的一個組成部分，對其進行收集、分類、整理、鑒定、保存，實行集中統一管理，能夠給工程項目的建設施工提供服務作用，比如在項目籌建階段，需要進行選址、土地規劃、研究可行性等工作，建設單位就可以通過查閱大量過去和現在的基建檔案資料，就可以為這些工作的進展提供很多客觀的事實依據；在工程竣工驗收階段，這些基建檔案資料又是驗收工程質量的標準。因此，加強基建工程檔案管理工作，對提高基建工程管理水平有著積極意義。

1.3基建檔案資料記錄基建項目建設的整個過程，反映了項目管理過程和工程構造，這些資料保存得當的話所發揮的作用價值是具有長遠性的，后續工程的維修、擴建、管理都必須要用到這些基建檔案資料，比如管道、電網的布局，就需要查閱相關的設計圖和施工圖，以免在改擴建破壞到這些管道網線。基建檔案是工程質量的反映，將基建檔案資料管理納入工程質量管理體系，無形中又決定了工程質量的好壞、而工作質量又關系到施工人員的生命財產安全，一旦發生事故，通過查找基建檔案資料就可以找到事故原因，追究相關責任人，從這個角度來看，基建檔案可以倒逼相關參建單位規范工程建設管理手段、程序，促進工程項目質量的提高。

2.基建檔案管理存在的問題

2.1 基建檔案管理意識薄弱

建設單位領導檔案管理意識薄弱，不能充分認識到基建檔案管理工作的重要作用，沒有做好基建檔案管理重要性的學習和宣傳工作。基建工程檔案管理人員流動性大，容易造成資料管理的脫節和檔案資料的流失或流向不清晰。工程參建部門沒能與檔案管理人員就業務內容加強溝通交流，檔案人員和工程人員互不了解對方工作的技術知識、工作程序，從而使得檔案的收集、整理、歸檔不及時、不規范。基建工程周期長、涉及部門多、參建單位多，使得檔案管理具有復雜性和多樣性，很多的參建單位為了趕工期、追求經濟利益，忽視了工程檔案，導致檔案的收集、整理和歸檔與工程建設進度不同步，制約了工程各方面對檔案資料的利用需求。

2.2 基建檔案管理具體工作不到位

首先，沒有制定明確的規章制度，或是規章制度不健全，具體管理方法不規范、不標準，操作流程隨意性大，使得基建檔案管理不符合質量要求；其次，工程項目參建單位比較多，不同單位所采取的檔案管理工作標準不統一、歸檔質量參差不齊，不管是格式還是內容都沒有統一的規定，這個檔案統一管理部門的工作造成一定的負擔；再者，基建檔案管理工作程序沒有形成規范，不能充分發揮監督、檢查、指導等職能作用；最后，管理措施落后，缺乏現代化管理方法，適應不了當前市場經濟和改革形勢的發展需求。

2.3 基建檔案管理體制不完善

參與工程建設的單位眾多，許多的單位為了節省費用和檔案管理意識不足的原因，沒有建立專門的檔案管理機構和網絡體系，負責檔案管理的人也是臨時兼職的，沒有專門的檔案儲存和管理場所，檔案的安全性、質量得不到保障。管理設備設施落后、陳舊，導致管理效率低下，適應不了現代化基建工程的特點和管理需求，不利于建設單位經濟效益的提高。

3.基建檔案管理措施

3.1 做好基建檔案收集工作

基建工程的建設是分階段實施的，而且各個階段都是相互銜接的，每個階段都會有對應的檔案資料產生，如果出現哪個階段的檔案資料收集不及時或丟失，就可能會影響到其他階段工作的開展。

3.2 基建檔案管理工作納入基建工程項目管理過程

基建檔案管理工作要隨工程建設進展同步進行，在建設項目立項時就要開始檔案文件的收集、整理、審查等工作，一直到建設項目竣工驗收，在這個過程中要做到不可以中斷，而且要及時，實現整過程對基建檔案質量的管理控制。在簽訂各種建設合同時，要明確列明所需移交的基建檔案內容、歸檔時間和檔案質量，并克扣一定比例的工程款作為基建檔案歸檔準備金，若不能按時、按質移交規定的基建檔案，則這個準備金不予歸還，從而有效保障、控制、監督、檢查基建檔案的質量。

3.3 完善基建檔案管理設施

做好基建檔案管理工作需要有一定的物質條件作為支撐，因此需要完善有利于提高基建檔案管理效率的設施，比如采用電子化管理技術、配備儲存紙質檔案的設備，檔案管理人員要向上級領導及時匯報設備使用狀況，獲取設備設施方面的支持。檔案庫房要做好防護設備，創建良好的基建檔案工作環境條件。

3.4 完善基建檔案管理體制

基建檔案管理體制的建設，需要先建立健全各種規章制度，確保基建檔案管理的行為得到規范。根據基建工程項目的特點和基建檔案管理要求，參與設計、施工、監理等所有參建部門都要重視檔案管理機構的設立、配備專職的檔案管理人員、將責任具體落實到人、建立基建檔案管理網絡體系、強化管理職能、工程人員要與檔案管理人員加強業務上的交流和工作溝通。隨著我國對外開放發展和市場經濟環境的確立，各級別的工程量越來越多，需要基于國情、工程項目特點以及國際先進管理模式，按照國際質量管理體系實行規范化、標準化、科學化管理，細化各項制度，保證基建檔案收集的完整性、整理的規范性、歸檔的及時性和保管的安全性。

4.結束語

基建工程項目是國家和單位發展基礎設施建設的重要組成部分，其發展隨著社會主義市場經濟建設的發展而發展。基建工程檔案資料是對基建工程建設前期、過程到竣工驗收相關的技術文件、合同文件、設計圖稿等的記錄，對加強基礎設施建設力度和建設管理力度有著重要意義。因此，需要提高對基建檔案管理工作重要性的認識，采取有效的措施和方法，做好基建檔案管理工作，以切實發揮基建檔案資料對提高基建工程建設水平的作用。

參考文獻

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