探討提高基建檔案管理水平的方法及措施

彭瑜琳

摘 要：基建檔案是單位檔案的重要組成部分，它記錄了建設(shè)基建項(xiàng)目管理工作的全過(guò)程，是單位事業(yè)發(fā)展的依據(jù)和條件。隨著國(guó)家工程項(xiàng)目建設(shè)管理體制的改革發(fā)展，傳統(tǒng)的基建檔案管理工作已經(jīng)適應(yīng)不了發(fā)展現(xiàn)代化需求，需要采取必要的應(yīng)對(duì)措施。本文分析了基建檔案管理工作的重要性，指出了當(dāng)前基建檔案管理存在的問(wèn)題，并提出了提高基建檔案管理水平的措施方法。

關(guān)鍵詞：基建檔案；管理；措施

1.基建檔案的重要性

1.1基建檔案指的是從建設(shè)工程項(xiàng)目立項(xiàng)、施工、竣工驗(yàn)收各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的具有保存價(jià)值的文件資料，文件資料的載體可以是文字、圖紙、圖像和聲象，文件資料包括項(xiàng)目前期文件、勘察測(cè)繪文件、設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等等?；n案是單位檔案資料的重要組成部分，真實(shí)反映了基建項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程和管理過(guò)程，對(duì)未來(lái)單位事業(yè)的發(fā)展提供依據(jù)和條件?；n案資料是基建工程管理人員、技術(shù)人員在工程項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)中創(chuàng)造的知識(shí)成果，加強(qiáng)對(duì)這些檔案資料的管理工作，有助于加強(qiáng)單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，促使檔案管理工作的合理化、規(guī)范化。

1.2基建工程項(xiàng)目的特點(diǎn)，使得基建檔案資料有著技術(shù)性強(qiáng)、系統(tǒng)成套、原始記錄、完整準(zhǔn)確性等特點(diǎn)，能夠?yàn)榛üこ谈麟A段建設(shè)活動(dòng)決策、施工、竣工等工作提供依據(jù)和憑證。基建檔案工作是基建工程建設(shè)管理過(guò)程的一個(gè)組成部分，對(duì)其進(jìn)行收集、分類(lèi)、整理、鑒定、保存，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，能夠給工程項(xiàng)目的建設(shè)施工提供服務(wù)作用，比如在項(xiàng)目籌建階段，需要進(jìn)行選址、土地規(guī)劃、研究可行性等工作，建設(shè)單位就可以通過(guò)查閱大量過(guò)去和現(xiàn)在的基建檔案資料，就可以為這些工作的進(jìn)展提供很多客觀的事實(shí)依據(jù)；在工程竣工驗(yàn)收階段，這些基建檔案資料又是驗(yàn)收工程質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)。因此，加強(qiáng)基建工程檔案管理工作，對(duì)提高基建工程管理水平有著積極意義。

1.3基建檔案資料記錄基建項(xiàng)目建設(shè)的整個(gè)過(guò)程，反映了項(xiàng)目管理過(guò)程和工程構(gòu)造，這些資料保存得當(dāng)?shù)脑?huà)所發(fā)揮的作用價(jià)值是具有長(zhǎng)遠(yuǎn)性的，后續(xù)工程的維修、擴(kuò)建、管理都必須要用到這些基建檔案資料，比如管道、電網(wǎng)的布局，就需要查閱相關(guān)的設(shè)計(jì)圖和施工圖，以免在改擴(kuò)建破壞到這些管道網(wǎng)線(xiàn)?；n案是工程質(zhì)量的反映，將基建檔案資料管理納入工程質(zhì)量管理體系，無(wú)形中又決定了工程質(zhì)量的好壞、而工作質(zhì)量又關(guān)系到施工人員的生命財(cái)產(chǎn)安全，一旦發(fā)生事故，通過(guò)查找基建檔案資料就可以找到事故原因，追究相關(guān)責(zé)任人，從這個(gè)角度來(lái)看，基建檔案可以倒逼相關(guān)參建單位規(guī)范工程建設(shè)管理手段、程序，促進(jìn)工程項(xiàng)目質(zhì)量的提高。

2.基建檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 基建檔案管理意識(shí)薄弱

建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)薄弱，不能充分認(rèn)識(shí)到基建檔案管理工作的重要作用，沒(méi)有做好基建檔案管理重要性的學(xué)習(xí)和宣傳工作?；üこ虣n案管理人員流動(dòng)性大，容易造成資料管理的脫節(jié)和檔案資料的流失或流向不清晰。工程參建部門(mén)沒(méi)能與檔案管理人員就業(yè)務(wù)內(nèi)容加強(qiáng)溝通交流，檔案人員和工程人員互不了解對(duì)方工作的技術(shù)知識(shí)、工作程序，從而使得檔案的收集、整理、歸檔不及時(shí)、不規(guī)范?；üこ讨芷陂L(zhǎng)、涉及部門(mén)多、參建單位多，使得檔案管理具有復(fù)雜性和多樣性，很多的參建單位為了趕工期、追求經(jīng)濟(jì)利益，忽視了工程檔案，導(dǎo)致檔案的收集、整理和歸檔與工程建設(shè)進(jìn)度不同步，制約了工程各方面對(duì)檔案資料的利用需求。

2.2 基建檔案管理具體工作不到位

首先，沒(méi)有制定明確的規(guī)章制度，或是規(guī)章制度不健全，具體管理方法不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，操作流程隨意性大，使得基建檔案管理不符合質(zhì)量要求；其次，工程項(xiàng)目參建單位比較多，不同單位所采取的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、歸檔質(zhì)量參差不齊，不管是格式還是內(nèi)容都沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)定，這個(gè)檔案統(tǒng)一管理部門(mén)的工作造成一定的負(fù)擔(dān)；再者，基建檔案管理工作程序沒(méi)有形成規(guī)范，不能充分發(fā)揮監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)等職能作用；最后，管理措施落后，缺乏現(xiàn)代化管理方法，適應(yīng)不了當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和改革形勢(shì)的發(fā)展需求。

2.3 基建檔案管理體制不完善

參與工程建設(shè)的單位眾多，許多的單位為了節(jié)省費(fèi)用和檔案管理意識(shí)不足的原因，沒(méi)有建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)體系，負(fù)責(zé)檔案管理的人也是臨時(shí)兼職的，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案儲(chǔ)存和管理場(chǎng)所，檔案的安全性、質(zhì)量得不到保障。管理設(shè)備設(shè)施落后、陳舊，導(dǎo)致管理效率低下，適應(yīng)不了現(xiàn)代化基建工程的特點(diǎn)和管理需求，不利于建設(shè)單位經(jīng)濟(jì)效益的提高。

3.基建檔案管理措施

3.1 做好基建檔案收集工作

基建工程的建設(shè)是分階段實(shí)施的，而且各個(gè)階段都是相互銜接的，每個(gè)階段都會(huì)有對(duì)應(yīng)的檔案資料產(chǎn)生，如果出現(xiàn)哪個(gè)階段的檔案資料收集不及時(shí)或丟失，就可能會(huì)影響到其他階段工作的開(kāi)展。

3.2 基建檔案管理工作納入基建工程項(xiàng)目管理過(guò)程

基建檔案管理工作要隨工程建設(shè)進(jìn)展同步進(jìn)行，在建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)就要開(kāi)始檔案文件的收集、整理、審查等工作，一直到建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，在這個(gè)過(guò)程中要做到不可以中斷，而且要及時(shí)，實(shí)現(xiàn)整過(guò)程對(duì)基建檔案質(zhì)量的管理控制。在簽訂各種建設(shè)合同時(shí)，要明確列明所需移交的基建檔案內(nèi)容、歸檔時(shí)間和檔案質(zhì)量，并克扣一定比例的工程款作為基建檔案歸檔準(zhǔn)備金，若不能按時(shí)、按質(zhì)移交規(guī)定的基建檔案，則這個(gè)準(zhǔn)備金不予歸還，從而有效保障、控制、監(jiān)督、檢查基建檔案的質(zhì)量。

3.3 完善基建檔案管理設(shè)施

做好基建檔案管理工作需要有一定的物質(zhì)條件作為支撐，因此需要完善有利于提高基建檔案管理效率的設(shè)施，比如采用電子化管理技術(shù)、配備儲(chǔ)存紙質(zhì)檔案的設(shè)備，檔案管理人員要向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)匯報(bào)設(shè)備使用狀況，獲取設(shè)備設(shè)施方面的支持。檔案庫(kù)房要做好防護(hù)設(shè)備，創(chuàng)建良好的基建檔案工作環(huán)境條件。

3.4 完善基建檔案管理體制

基建檔案管理體制的建設(shè)，需要先建立健全各種規(guī)章制度，確?；n案管理的行為得到規(guī)范。根據(jù)基建工程項(xiàng)目的特點(diǎn)和基建檔案管理要求，參與設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等所有參建部門(mén)都要重視檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)立、配備專(zhuān)職的檔案管理人員、將責(zé)任具體落實(shí)到人、建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系、強(qiáng)化管理職能、工程人員要與檔案管理人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)上的交流和工作溝通。隨著我國(guó)對(duì)外開(kāi)放發(fā)展和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的確立，各級(jí)別的工程量越來(lái)越多，需要基于國(guó)情、工程項(xiàng)目特點(diǎn)以及國(guó)際先進(jìn)管理模式，按照國(guó)際質(zhì)量管理體系實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，細(xì)化各項(xiàng)制度，保證基建檔案收集的完整性、整理的規(guī)范性、歸檔的及時(shí)性和保管的安全性。

4.結(jié)束語(yǔ)

基建工程項(xiàng)目是國(guó)家和單位發(fā)展基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要組成部分，其發(fā)展隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展而發(fā)展?；üこ虣n案資料是對(duì)基建工程建設(shè)前期、過(guò)程到竣工驗(yàn)收相關(guān)的技術(shù)文件、合同文件、設(shè)計(jì)圖稿等的記錄，對(duì)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度和建設(shè)管理力度有著重要意義。因此，需要提高對(duì)基建檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，采取有效的措施和方法，做好基建檔案管理工作，以切實(shí)發(fā)揮基建檔案資料對(duì)提高基建工程建設(shè)水平的作用。

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