文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用探討

余瑾　張靖宇　馬曉梅

摘 要：隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的快速進(jìn)步，各個(gè)企業(yè)的辦公自動(dòng)化程度明顯提高。辦公現(xiàn)代化，提高了辦公的速度，也減小了企業(yè)職員的壓力。將辦公自動(dòng)化與文書資源處理工作結(jié)合起來，不僅讓文書資源處理的方法得到優(yōu)化，也讓文書資源得到共享，促進(jìn)了文書檔案資源應(yīng)用價(jià)值的發(fā)揮。文書資源管理是一項(xiàng)對(duì)安全性要求較高的工作，辦公現(xiàn)代化在帶來便利的同時(shí)，也帶來安全威脅。開發(fā)正確的文書檔案管理辦公自動(dòng)化方法，才能讓企業(yè)文書檔案管理工作質(zhì)量提高。

關(guān)鍵詞：文書檔案；辦公；自動(dòng)化；問題；應(yīng)用

文書檔案資源，對(duì)于企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)決策有直接影響，也關(guān)系著企業(yè)單位未來的發(fā)展方向。在改革開放政策全面落實(shí)和深入發(fā)展的今天，文書資源管理工作走向了新的紀(jì)元。信息化辦公模式的形成與應(yīng)用，給文書檔案管理工作現(xiàn)代化提供了基礎(chǔ)。信息與現(xiàn)代化的文書資源管理模式，讓文書檔案管理工作結(jié)果更加準(zhǔn)確，也讓工作人員的整體能力得以提升。

1 文書檔案資源管理的辦公信息化應(yīng)用難點(diǎn)

1.1 自動(dòng)化管理模式下文書資源安全性下降

文書檔案管理的辦公自動(dòng)化，需要對(duì)文書檔案進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)變。與過去的傳統(tǒng)檔案相比，信息檔案的格式和內(nèi)容更容易變化，也就是說，計(jì)算機(jī)檔案極易被他人不留痕跡地更改。電子檔案沒有個(gè)性化的字跡，操作者可以通過字號(hào)與字體的變化對(duì)電子檔案內(nèi)容進(jìn)行隨意調(diào)節(jié)。另外，電子檔案也沒有相關(guān)人員專屬的簽名或者蓋章。計(jì)算機(jī)檔案的保存上具有優(yōu)勢(shì)，也具有劣勢(shì)。紙制文檔諸多特性的消失，讓文書檔案的特性消失，安全性不強(qiáng)。電子檔案是不是原始檔案，很難保證。

1.2 自動(dòng)化管理模式下文書檔案管理難度提升

筆者所在的企業(yè)已經(jīng)將文書檔案梳理工作自動(dòng)化落實(shí)有八年之久，在這些年里，文書檔案梳理者體會(huì)到了辦公現(xiàn)代化的技術(shù)困難。電子檔案的整理與歸檔是專業(yè)性與技術(shù)性較強(qiáng)的任務(wù)，文書檔案梳理者只有具有較高的計(jì)算機(jī)操作素養(yǎng)，才能應(yīng)用文書檔案梳理自動(dòng)化工作。日前，相當(dāng)多企業(yè)單位中的文書檔案梳理者缺少計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)，也沒有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過文書資源信息化管理方法，實(shí)際工作困難重重。

1.3 自動(dòng)化管理模式應(yīng)用對(duì)硬件設(shè)施要求較高

文書資源梳理的辦公自動(dòng)化發(fā)展，無疑需要得到諸多硬件設(shè)施的支持。在過去的文書資源梳理工作中，管理人員用手工整理的方法對(duì)文書檔案進(jìn)行歸檔處理。而現(xiàn)在，電子檔案的整理需要利用電腦、掃描儀器、打印機(jī)等諸多現(xiàn)代化辦公機(jī)器。為了控制成本，許多企業(yè)并沒有采購符合文書檔案管理工作需求的硬件設(shè)施，影響了文書資源梳理辦公信息化改革。

2 文書資源梳理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用對(duì)策

2.1 重視信息化辦公硬件設(shè)施建設(shè)

文書資源梳理的辦公信息化，需要得到硬件設(shè)施支持。互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)與各類數(shù)字設(shè)備，都是文書檔案管理辦公現(xiàn)代化發(fā)展過程中必不可少的硬件設(shè)施。企業(yè)要給予文書資源梳理環(huán)節(jié)以支持，就要重視硬件設(shè)施的采購與良好硬件環(huán)境的建設(shè)。做好硬件環(huán)境建設(shè)，改善文書資源的辦公現(xiàn)代化環(huán)境，才能激發(fā)文書資源梳理工作者工作熱情。硬件環(huán)境的優(yōu)化，能夠促進(jìn)文書資源梳理工作積極去學(xué)習(xí)，開發(fā)資源梳理者的潛能。

2.2 重視文書資源梳理者自動(dòng)化辦公能力提升

資源梳理工作者，是文書資源梳理辦公改革工作的主要落實(shí)者。檔案梳理者的個(gè)人專業(yè)素養(yǎng)，對(duì)于企業(yè)文書資源梳理辦公自動(dòng)化改革有著較大影響。在傳統(tǒng)的文書資源梳理工作中，工作人員利用手工管理方法實(shí)施工作。在辦公現(xiàn)代化改革的這幾年中，文書資源梳理者感受到了科學(xué)技術(shù)的力量，也遇到了許多工作問題。計(jì)算機(jī)操作水平不足的文書資源梳理者，出現(xiàn)了焦躁工作情緒。硬件設(shè)備的引入，是服務(wù)于文書資源梳理辦公便捷化的，不是給管理者出難題的。重視文書資源梳理工作人員的培訓(xùn)，是讓企業(yè)自動(dòng)化文書資源梳理工作順利落實(shí)的重中之重。

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新形勢(shì)下，企業(yè)管理者需要重視文書資源梳理者的培養(yǎng)。首先，要做好辦公自動(dòng)化專業(yè)技能培訓(xùn)。邀請(qǐng)信息技術(shù)專家到企業(yè)內(nèi)為文書資源梳理工作者講解計(jì)算機(jī)、掃描儀以及其它各類數(shù)字設(shè)備的使用方法以及注意事項(xiàng)，將文書資源梳理工作者培養(yǎng)成為設(shè)備使用小能手。企業(yè)可以利用專業(yè)技能大賽，激發(fā)文書資源梳理工作者的學(xué)習(xí)熱情。其次，要做好內(nèi)部思想政治教育工作。讓每一位文書資源梳理工作者意識(shí)自動(dòng)化辦公的意義，建立責(zé)任感，將文書資源自動(dòng)化處理工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)與個(gè)人價(jià)值目標(biāo)實(shí)現(xiàn)結(jié)合起來，做合格的文書資源梳理者。

2.3 采取有效措施提升文書檔案管理安全性

保證文書資源的安全性，是文書檔案管理工作之重點(diǎn)。解決安全問題，才能使一切文書資源梳理行為具有意義。

首先，文書資源管理者可以應(yīng)用用縮微技術(shù)將紙制檔案的特征轉(zhuǎn)移到電子檔案上。將字跡相對(duì)模糊，具有負(fù)責(zé)人簽名或者蓋章的紙制文書檔案以掃描或者拍照的形式存檔，存留特性明顯的電子檔案文件，有利于提高安全性。保留個(gè)性特征的文書檔案不易被他人篡改，也能使原始檔案得以保存。其次，企業(yè)可以采購正版安全軟件或者保密軟件，對(duì)電子文書資源進(jìn)行加密處理，明確電子文書資源的瀏覽與使用權(quán)限，促進(jìn)文書資源自動(dòng)化管理安全性的提高。最后，要重視電子文書檔案的備份工作，以此來減小檔案丟失或者失真給企業(yè)決策帶來的不良影響。

3 結(jié)語

綜上所述，對(duì)于企業(yè)來講，文書檔案管理是對(duì)企業(yè)發(fā)展歷程的管理。文書檔案資源包括企業(yè)的發(fā)展歷史與基本工作記錄，這些資源對(duì)于企業(yè)未來發(fā)展決策的制定有重要的參考作用。對(duì)自動(dòng)化辦公模式進(jìn)行有效應(yīng)用，針對(duì)文書資源梳理工作的特點(diǎn)實(shí)施自動(dòng)化管理，保證文書檔案資源的安全性，才能促進(jìn)文書資源梳理工作的優(yōu)化。

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