淺析新時期如何做好科技檔案信息服務

孫紅梅

摘 要：檔案部門的重要職責就是服務。檔案工作的潛力在服務上，優(yōu)勢在服務上，出路在服務上，發(fā)展更在服務上。本文從中國核動力院二所出發(fā)，闡述了新時期在檔案服務建設的基礎上做好檔案管理工作的一點建議。

關(guān)鍵詞：檔案服務；檔案管理

最佳服務是企業(yè)的生命，是創(chuàng)造利潤的法寶，也是競爭的雄厚資本。而檔案是企業(yè)科技、生產(chǎn)活動的真實記載，是企業(yè)文化與智慧的結(jié)晶，做好檔案服務工作，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求，也是企業(yè)創(chuàng)新再發(fā)展的有力保障。

1.什么是檔案服務

檔案服務是以館、室藏檔案信息資源為基礎，以滿足利用者某方面需求為目的，通過一定的方式和途徑主動為利用者提供服務的工作。檔案服務的過程是檔案部門提供檔案信息給利用者使用以實現(xiàn)檔案價值的過程。

2.如何做好檔案服務？

2.1 明確服務對象，調(diào)整服務內(nèi)容，開展有針對性的服務

本所科技檔案服務面向全所人員。其服務對象主要包括科研人員、項目管理人員、所領(lǐng)導三類。科研人員是應用科技檔案服務最頻繁的一類，主要包括檔案查詢、檔案借閱、檔案全息瀏覽、檔案接收、檔案借閱與全息瀏覽的審批、文件編校審流轉(zhuǎn)等，因此在提供檔案服務時，應該多了解科研人員的需求，對這些需求進行分析。在對以上服務的功能進行設計時，不僅應考慮科技檔案管理工作的實效性，還應結(jié)合科研人員的使用偏好、對科技檔案的利用程度等需求進行設計。項目管理人員所需的科技檔案服務主要包括：檔案查詢及發(fā)文情況查詢，用于在項目進展過程中，根據(jù)項目的進度對其所管理項目的文件生成、存檔及分發(fā)情況進行實時監(jiān)控。因此，在對檔案查詢及發(fā)文情況查詢的功能設計中，應充分體現(xiàn)項目管理人員的利用需求及偏好。所領(lǐng)導在科技檔案服務中運用的功能主要包括：項目分類樹查詢、對檔案的查詢，以及對文件生成、借閱與瀏覽的審批等功能上。主要用于在對全所縱橫向所有科研項目的開展情況進行宏觀的把控，為本所的發(fā)展趨勢與發(fā)展方向進行決策。因此，在對科技檔案的功能設計時應對以上三類人員的需求進行充分的調(diào)研，針對不同的服務對象，調(diào)整服務內(nèi)容，進行相應的功能設計，開展有針對性的服務。

2.2 樹立“主動服務”觀念，變“被動服務”為“主動服務”

傳統(tǒng)的檔案服務中檔案人員處于被動地位，用戶需要什么，檔案管理人員就提供什么，是一種被動的檔案服務。隨著知識經(jīng)濟時代的發(fā)展，檔案服務也應由被動服務轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃铡n案本身不產(chǎn)生效益，但是如果對檔案中的知識加以總結(jié)并合理利用就可能會產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟效益與社會效益。檔案人員應樹立“主動服務”的觀念，主動發(fā)掘有價值的檔案，可根據(jù)用戶的使用頻率，工作內(nèi)容，所研究項目的相似性，項目的難易程度等，為參與項目的用戶提取當前項目研究過程中最需要的檔案并建立項目檔案專題知識庫，使檔案得到最集中、最有效的運用，以使科技檔案產(chǎn)生的效益得到最大化。

2.3 運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，豐富與完善檔案服務方式

由于數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)的應用，本所以往傳統(tǒng)的檔案手工工作被計算機管理所替代，從文件的生成、流轉(zhuǎn)、收集、歸檔、分發(fā)、利用、保管、鑒定、銷毀等幾乎所有的檔案管理工作都可在計算機中進行處理。科技檔案服務的方式也由單純的復制、借閱等服務發(fā)展到利用檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫建設、網(wǎng)站設計技術(shù)等為用戶提供網(wǎng)絡化的信息資源服務。用戶在自己的計算機上訪問檔案部門的網(wǎng)站，運用簡單的搜索，便能在本地獲取自己需要的信息資源。

本所檔案服務的方式還可增加檔案展覽服務，由檔案管理人員對檔案部門保管的大量照片檔案、聲音檔案、及視頻檔案等采用信息化技術(shù)進行處理，開設檔案展覽專區(qū)，以圖形、聲像的形式呈現(xiàn)在檔案網(wǎng)站上，以供用戶閱覽與使用。

2.4 加強檔案服務制度建設，以制度促服務

制度建設是做好檔案服務的保障，使檔案服務有章可循，有據(jù)可依。檔案服務制度建設的內(nèi)容應包含以下幾方面：

（1）提供檔案服務的類型，包括文字檔案、圖片檔案、光盤數(shù)據(jù)檔案、聲像檔案等，并建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、視頻檔案數(shù)據(jù)庫等，為用戶提供多種形式的檔案服務，以滿足用戶的各種需求。

（2）提供檔案服務的方式，包括紙質(zhì)檔案借閱、紙質(zhì)檔案復制、電子檔案全息瀏覽、檔案展覽等各種形式。

（3）檔案服務的流程制訂，包括接受各種檔案服務方式所需要的申請、審批流程，文件歸檔與分發(fā)、檔案借閱、電子檔案全息瀏覽及全息審批、光盤數(shù)據(jù)存檔與利用、電子文件生成、會議文件的復制、使用、分發(fā)及銷毀、科研項目及固定資產(chǎn)項目檔案的驗收與組卷流程等。

2.5 建立透明的溝通渠道與反饋機制，實現(xiàn)全員監(jiān)督

用戶對檔案利用的效果，直接或間接影響著科研工作的質(zhì)量與效率，因此，檔案人員應做好檔案服務的反饋工作，與用戶建立透明的溝通渠道，對服務的反饋進行分析，并及時調(diào)整服務的策略。具體要求如下：

（1）檔案部門可在檔案網(wǎng)站上公布各科研項目的檔案負責人，并在人員有變動時及時進行信息更新，一旦用戶在接受檔案服務的過程中遇到任何問題，便可盡快與相應的項目檔案負責人取得聯(lián)系，使問題在第一時間得到解決。

（2）檔案部門可將檔案管理的各業(yè)務流程，尤其是與檔案服務相關(guān)的業(yè)務流程發(fā)布在檔案網(wǎng)站上，用戶點擊相應的業(yè)務，便可迅速了解各業(yè)務的辦事流程，而不用再打電話到檔案部門來咨詢，這樣不僅節(jié)約時間，還可提高檔案服務與科研管理工作的效率。

（3）建立用戶的服務反饋模塊，實現(xiàn)全員監(jiān)督。用戶可將對檔案服務的需求、滿意度評價、對檔案工作的建議等，通過該模塊反饋給檔案部門，檔案部門應定期對用戶的反饋內(nèi)容進行收集、分析，并根據(jù)反饋的情況調(diào)整服務的策略，改進檔案服務工作，以提高檔案管理工作的有效性。

3.結(jié)語

檔案工作的服務性是檔案工作的客觀屬性之一，檔案部門作為社會信息服務部門之一，是社會分工的需要和人類文明發(fā)達的結(jié)果。在信息社會化和社會信息化不斷發(fā)展的歷史進程中，檔案工作已經(jīng)并將日益顯示出其獨特的作用。作為檔案工作者，應充分認識檔案工作的服務性，努力創(chuàng)造檔案服務的新形式，開拓檔案服務的新領(lǐng)域，實現(xiàn)檔案管理的知識服務，從而為加快我國社會信息化進程做出貢獻。