論檔案信息資源開發(fā)利用的模式

許萍

摘 要：隨著人類社會由工業(yè)經(jīng)濟時代向知識經(jīng)濟時代轉(zhuǎn)變，信息資源己成為一種重要的經(jīng)濟資源。檔案信息資源是其中的一個重要組成部分，其重要性已引起人們的普遍關(guān)注和廣泛認同。檔案信息資源開發(fā)利用的傳統(tǒng)模式有：檔案查閱，檔案外借，檔案報道服務(wù)，檔案陳列、展覽服務(wù)。檔案信息資源開發(fā)利用的智力型模式：編研服務(wù)，情報服務(wù)，檢索服務(wù)，專題服務(wù)，咨詢證明服務(wù)。

關(guān)鍵字：檔案信息資源；情報服務(wù)

隨著人類社會由工業(yè)經(jīng)濟時代向知識經(jīng)濟時代轉(zhuǎn)變，信息資源己成為一種重要的經(jīng)濟資源。檔案信息資源是其中的一個重要組成部分，其重要性已引起人們的普遍關(guān)注和廣泛認同。黨的十六大要求大力推進社會信息化，以信息化帶動工業(yè)化，以電子政務(wù)深化改革行政管理，以互聯(lián)網(wǎng)擴大先進文化的傳播。在社會信息化大潮滾滾到來之際，大力開發(fā)利用檔案信息資源已經(jīng)非常現(xiàn)實的提上了各級檔案部門的議事日程。檔案信息資源開發(fā)利用的模式也不容小覷。

1 檔案信息資源開發(fā)利用的傳統(tǒng)模式

檔案信息資源開發(fā)利用方式由于不同的環(huán)境條件而呈現(xiàn)出不同的開發(fā)水平、開發(fā)層次、開發(fā)質(zhì)量和開發(fā)效果。其傳統(tǒng)方式主要有檔案閱覽、檔案外借、檔案信息報道和檔案陳列、檔案展覽等。

（l）檔案查閱

這是檔案部門提供檔案信息通常采取的服務(wù)方式。檔案部門設(shè)有閱檔室，并為檔案用戶準(zhǔn)備諸如檢索工具、工具書、參考資料等，供利用者進行借閱利用。這種利用方式，供需直接見面，信息直接流通，對檔案部門來講，能及時接受利用者的反饋信息，并且有利于檔案保管保護。平均每年全國各級各類檔案館室接待檔案、資料利用者達1300萬人次，利用檔案資料達3600萬卷（件、冊）次。而在2003年提供利用的檔案資料則達到了5千多萬卷、冊。

（2）檔案外借

利用者為了某種需要將部分館藏檔案原件或副本暫時借出使用，包括個人外借、集體外借、館（室）間互借、預(yù)約外借和流動外借。在檔案的利用活動中，檔案人員對那些珍貴的或易損的檔案、古老檔案，以及特殊載體的檔案，一般不外借出館。檔案外借服務(wù)應(yīng)注意保管、保密和完整性等問題，特別應(yīng)注意建立催還制度。還值得一提的是在《檔案法》和《檔案法實施辦法》及各省市制定的檔案管理條例中都做出了“法人、其他組織以及個人憑身份證、工作證或者介紹信等合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案”的規(guī)定，這就從法律制度上為檔案利用者利用檔案提供了保障。

（3）檔案報道服務(wù)

檔案部門通過檔案報刊、或新聞媒介向社會和利用者揭示和通報檔案信息，報道檔案工作法規(guī)、制度、交流工作經(jīng)驗等。中國擁有全世界唯一的檔案專業(yè)報—《中國檔案報》。《中國檔案報》自1995年創(chuàng)刊以來，發(fā)行量逐年遞增，目前己覆蓋全國檔案系統(tǒng)并占領(lǐng)部分都市報刊零售市場。北京、山東、遼寧等地訂閱《中國檔案報》已延伸到鄉(xiāng)、鎮(zhèn)及民營企業(yè)和都市報亭。臺、港、澳地區(qū)檔案館也訂閱了《中國檔案報》。1997年以來，《中國檔案報》在海外亦有發(fā)行。日本、新加坡、韓國、蒙古等國都有訂閱。2001年該報擴版增刊，以全新的面貌為社會服務(wù)。

（4）檔案陳列、展覽服務(wù)

這是檔案館按照一定主題，以展示檔案原件形式或復(fù)制件的方式，系統(tǒng)地揭示和介紹檔案館（室）藏中有關(guān)檔案的內(nèi)容與成分的一種服務(wù)方式。通過舉辦展覽，建立愛國主義基地和參加有關(guān)活動等方式，大力開發(fā)利用發(fā)檔案信息資源。如利用檔案舉辦的展覽“雪域明珠-中國西藏文化展”；結(jié)合澳門回歸，利用豐富的館藏舉辦的“歡慶國慶50周年喜迎”“99澳門回歸檔案史料展”展覽，供社會了解了歷史。同時，越來越多的檔案館被命名為愛國主義教育基地，如在發(fā)揮愛國主義教育基地這項公共服務(wù)作用方面，上海市檔案館外灘新館就引起了良好的社會反響。該館擁有比較豐富的檔案材料，它記錄了中國共產(chǎn)黨帶領(lǐng)人民進行革命斗爭的歷程和上海市黨組織在社會主義建設(shè)中發(fā)揮堅強核心和戰(zhàn)斗堡壘作用的過程。自建館以來，上海市檔案館外灘新館吸引了機關(guān)、基層黨、團組織等100多家單位2000多名黨團員來此進行黨組織活動。借助這些豐富的檔案珍藏，使人們接受了生動的革命傳統(tǒng)教育和愛國主義教育。

2 檔案信息資源開發(fā)利用的智力型模式

檔案信息資源開發(fā)利用的智力型模式通常包括編研服務(wù)、情報服務(wù)、檢索服務(wù)、專題服務(wù)和咨詢證明服務(wù)等模式。

（1）編研服務(wù)

編研服務(wù)是指檔案部門具有檔案編研職能，并設(shè)有編研機構(gòu)，擁有專門編研人員，根據(jù)檔案館（室）自身的館藏特色以及檔案利用價值，有選擇、有目的地開展研究和選編，為機關(guān)和社會提供檔案信息資料的專業(yè)工作。對檔案資料進行專題研究、編撰出版，是檔案部門開發(fā)利用檔案信息資源的一條重要途徑。

它的編研成果包括公開出版物和內(nèi)部參考等。據(jù)統(tǒng)計，2003年，各級各類檔案館編輯的公開出版檔案資料700種，計2.2億字；檔案室編輯的公開出版檔案資料800多種，計5.6億字。各級各類檔案館編制內(nèi)部參考資料6000多種，約1億字；檔案室編制內(nèi)部參考資料1萬多種，計35億字，為領(lǐng)導(dǎo)決策、工作參考以及社會各界利用發(fā)揮了重要作用。從具體事例來看，廣東省檔案局（館）在抗擊非典期間，編輯出版了《抗非檔案信息摘報》，匯集了廣東1879至1923年間發(fā)生的多起疫情檔案史料，《摘報》送廣東省非典防治工作指揮部下發(fā)給各有關(guān)部門和送省市領(lǐng)導(dǎo)同志，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了重要參考信息。中央檔案館編輯的《毛澤東評點二十四史》，被江澤民同志作為禮品贈送美國哈佛大學(xué)。西藏自治區(qū)檔案館編輯的《西藏歷史檔案薈萃》，以確鑿的史實證明了西藏自古以來就是中國領(lǐng)土不可分割的一部分，并獲得了國家“五個一工程”獎。

（2）情報服務(wù)

在企業(yè)事業(yè)單位、科研院校以及經(jīng)營單位中，檔案是重要的情報源之一，如會計檔案、科技檔案、科研成果、論文、專利等檔案是重要的情報來源。目前在一些大中型國有企業(yè)和科研院所、高等院校推行檔案圖書情報的一體化管理，這種想法得到很多學(xué)者和實際部門工作者的認同，在很多期刊上也就此問題展開了激烈的討論，這可能是未來的一個發(fā)展趨勢。筆者認為，檔案圖書情報一體化管理的最終目的是要構(gòu)建圖書、檔案、情報工作三者之間的橋梁，加強圖書、檔案、情報工作之間的聯(lián)系，減少不必要的冗余環(huán)節(jié)，促進信息資源的優(yōu)化管理，使它們能夠為實際工作更好地服務(wù)，而并非圖書、檔案、情報的工作方式和手段已經(jīng)失去差異。因此，檔案信息的情報服務(wù)可能會成為檔案人員工作中的重要內(nèi)容。

（3）檢索服務(wù)。

針對利用者特定的實際需要按照一定的檔案標(biāo)識系統(tǒng)與途徑，從大量的檔案目錄、索引、文摘、卡片等二次文獻中查找出需要的檔案信息的服務(wù)活動，它是提供利用的先期工作和衡量檔案工作水平的重要手段和內(nèi)容。開展檢索服務(wù)必須建立完善的檢索系統(tǒng)，合理組織和整理檔案文獻資料，加強館藏基礎(chǔ)管理工作。檔案檢索服務(wù)己經(jīng)歷了手工檢索、半機械化檢索和計算機檢索以及光盤檢索和目前的網(wǎng)上瀏覽等階段。尤其是網(wǎng)絡(luò)檢索這種方式，它能提供各種功能強大、靈活、實用的檢索工具，使得檢索成為一項輕松而愉快的工作。檔案用戶之間、檔案館（室）之間、檔案用戶與檔案館（室）之間的地理距離將由于網(wǎng)絡(luò)的連接而消失，彼此之間的交流與合作將在檔案工作中普遍應(yīng)用。Google是全球最強大的搜索引擎，如果檔案部門能開發(fā)出這樣的搜索引擎來檢索檔案信息，那么查找、利用檔案信息將會變成愉快的事情。

（4）專題服務(wù)

檔案信息專題服務(wù)又叫跟蹤服務(wù)，指的是檔案信息部門根據(jù)利用者的需要確定某一專題，并圍繞這一專題從檔案文獻中選擇出對該專題有用的檔案信息，定期、主動地向利用者提供服務(wù)的一種方式。檔案信息專題服務(wù)水平大體要經(jīng)過確定內(nèi)容、跟蹤服務(wù)和效果反饋三個步驟。

（5）咨詢證明服務(wù)

檔案部門經(jīng)常會碰到一些有關(guān)政策、法律、規(guī)定、個人經(jīng)歷、學(xué)歷等方面的咨詢（證明）。近年來，隨著城市建設(shè)和改造，檔案部門在不違反國家法律、法規(guī)的情況下，向市民提供咨詢或出具涉及市民切身利益的拆遷政策、土地使用權(quán)、房產(chǎn)權(quán)等的證明，都能使咨詢者滿意。經(jīng)過20多年的改革開放，在一定程度上檔案的作用正在“弱化”，如在上海辦理因私人事務(wù)出國的護照，憑居住證就行了，不再需要申請者檔案。但是現(xiàn)階段檔案的作用不可取代，特別是個人的工齡計算、工資調(diào)升、轉(zhuǎn)正定級、職稱評定、出國（境）政審、黨團關(guān)系、婚姻生育管理、社會保險、證件年審等問題都需要以檔案為依據(jù)出具證明。

在社會信息化大潮滾滾到來之際，大力開發(fā)利用檔案信息資源己經(jīng)非常現(xiàn)實的提上了各級檔案部門的議事日程。但是由于種種原因，目前我國檔案信息資源開發(fā)利用工作存在著不少問題，檔案信息資源能發(fā)揮的作用與應(yīng)發(fā)揮的作用之間還存在不小的差距。因此，加強檔案信息資源的開發(fā)利用迫在眉睫。

參考文獻

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