紙質氣象檔案數字化處理中的安全管理措施

李星玉

摘 要：紙質氣象檔案數字化即運用計算機技術將珍貴紙質檔案儲存為電子資料的一種技術手段，隨著互聯網技術的發展和現代檔案管理工作需要，紙質氣象檔案亟需向數字化轉變。但在紙質檔案掃描存檔的過程中可能存在一些安全管理問題，這些問題極大影響氣象檔案管理工作有序開展，鑒于此，本文針對數字化過程中的問題提出了若干可行的安全管理措施，以保障檔案的永久留存。

關鍵詞：氣象檔案；數字化；安全管理措施

目前，氣象檔案數字化工程已經越來越成熟，隨著網絡和信息技術的快速發展，更進一步穩固、加速了檔案數字化的進程。數字化檔案即使用相關技術實現對紙質檔案信息的采集、保存、搜索并建立起龐大的信息系統以供使用，檔案信息檢索人通過網絡查找相關的信息，與紙質檔案相比，其更加快速便捷，省時省力。目前，本單位保存的都是一些珍貴的歷史氣象檔案（時間久遠）、人工抄錄的各種氣象報表、自記紙等，這些資料僅此一份非常珍貴，對它們進行數字化處理具有重大意義，不僅可以規避紙質檔案保存過程中丟失、破損等問題，還可以為氣象數字化檔案館的形成做好奠基工作，并且提高檔案為防災減災、分析氣象服務的深度與廣度所作出貢獻。然而氣象檔案數字化在建設的過程中仍會遇到一些問題，如：檔案保存過程中受到空氣中特殊分子的影響，紙張變質、破損、污染；電子信息經更改后丟失不可還原等，所以，在紙質檔案信息化過程中一定要保證已建立檔案的完整性和安全性。

1 什么是檔案數字化

“數字化”顧名思義就是建立電子信息庫，目前這種技術廣泛應用于一些珍貴紙質資料的收藏與留存，通過圖像掃描、數據壓縮與存儲等技術對紙質檔案進行處理，形成媒體信息庫，有利于后期對信息的使用與處理，提高檔案的登記管理及利用率，真正實現檔案的服務作用。

2 檔案數字化處理中的若干問題

紙質氣象檔案數字化的效果和好處已經被大家廣泛認可，但其操作過程還存在一些問題，主要表現為以下幾點：

（1）保存時間較久遠的檔案，有顏色變化、字跡不清、蟲蛀等現象；

（2）檔案在進行數字化的過程中相關的工作人員缺乏專業度，工作效率低下，檔案使用率普遍不高；

（3）紙質氣象檔案版本多樣，編寫時間不同，規格也不統一，增加了分類、掃描等相關工作的工作量。

3 檔案數字化處理中的安全措施

（1）明確檔案數字化處理的內容

由于儲存時間期限較長，資料較多，因此在數字化的過程中要明確哪些檔案是珍貴的、利用價值較大的，對于此類檔案要區別處理，加強保存，并優先安排進行數字化處理；相反的，一些年代久遠，使用率較低，對后期研究并不能起很大作用的資料，可以安排在后期進行數字化處理。處理的過程中要隨機應變，順序可以先后調整，要細心、耐心確認數字化的流程，盡量減少對紙質氣象檔案的破壞與使用次數，盡最大可能地保護紙質材料安全。

（2）重視數字化處理前的資料整理

數字化并不是簡單地對紙質材料進行掃描，在掃描之前還要對資料進行整理，主要包括對紙質檔案的修復及規范化，在處理之前保證材料能夠被理解，確保掃描的是有用的材料，對于一些紙張破損的部分也要做相應處理，彌補掃描前紙張缺失、有誤信息等問題。

（3）確定數字化文件格式

數字化的進程逐漸加快，廣泛應用于全國各個行業各類資料，隨著各省對檔案的數字化處理，規格和種類越來越多，各個省份存儲使用不同形式將不利于對資料的整體使用，因此，應統一氣象檔案數字化的格式，以便于各個省份之間的學習及交流，在互相溝通的基礎上逐步完善數字化技術，確保數字化文件的真實性、稀缺性，并保留其紙質時期的作用，統一格式不僅有利于檔案真實、長久的保存，也便于今后的搜索和利用。

（4）制定數字化方案

數字化之前對資料進行整理后，評估將其數字化的工作量并安排相應人員、設備，對工作周期、所需經費等進行合理安排，在工作進行之前制定全程工作方案，盡量細化到個人、不同的時間節點等，以確保在數字化處理的過程中降低其危險。紙質氣象檔案數字化是一個龐大的工程，所需資金多、數字化技術要求高、持續時間長，所以在檔案數字化處理的過程中要盡可能做到每一步都十分仔細。

（5）制定工作責任制

據相關法律規定，檔案管理人員應遵守氣象檔案數字化的安全保管、保密的工作責任，不僅是檔案數字化的需要，平時的工作中也要不斷完善相關的崗位責任。為此檔案保管人員要明確本人的工作職責，真正履行檔案數字化過程中的各個環節及手續，從最初檔案出庫、整理規范、數字化，到數據庫的不斷更新以及最終對紙質檔案的重新整理入庫等，對涉及的任何一個環節都應該交予專門的人負責，但凡出現任何紕漏都能夠及時查找問題源頭、第一時間解決問題，在確保紙質檔案安全的同時保證了數字化的順利進行。

（6）強化檔案流向登記

在檔案出庫的同一時間要做好登記工作，便于明確今后查找的方向性，同時專門準備與檔案出庫工作相配套的登記表，其中登記表內容應包括以下幾個方面：資料名稱、冊數、進出庫時間、使用前/后紙張情況等，并在認真填寫之后要求專人簽字確認，保證檔案在數字化的過程中每個環節都有書面登記，此外，準備的登記表還要有以下內容：與“檔案初步整理及規范”相配套的《檔案初步處理登記表》、與“數字化處理”相配套的《檔案數字化登記表》、與“數據庫更新后”相配套的《數字化網絡數據登記表》、與“數字化之后紙質檔案歸檔”相配套的《檔案歸檔登記表》等。

（7）選定專用場所

紙質氣象檔案數字化工作較為復雜，需要細致、穩定的工作環境，因此這項工作應在專門的場所進行，同時保證工作環境的安全可靠性，基礎設施齊全，包括應急防盜設施、消防裝備及視頻監控設施，鑒于檔案的性質，還應禁止在工作臺擺放飲水杯及相關有可能對檔案造成污染的物品；場所內應制定相關的工作人員管理制度，杜絕閑雜人等進入工作室；同時配備相應的應急方案，以免在意外發生時造成慌亂，確保檔案安全。

（8）增強保密意識

氣象檔案數字化要求選擇具備相關資質的公司，確保能夠嚴格執行處理方案，不會在檔案數字化處理的過程中出現檔案丟失、破損、污染等情況，不會因為工作人員的粗心造成檔案記錄脫節等。同時，嚴令禁止不可將氣象檔案帶離工作場所，任何因工作原因將檔案帶出工作場所的要嚴格執行保密措施，以確保檔案的安全。在此之前要還應詳細了解外包公司是否對工作人員進行過相關培訓，確保已制定相關管理制度等。

4 結語

紙質氣象檔案數字化建設是大數據時代的必然趨勢，同時對于防災減災、相關科學研究工作作用重大，因此采取有效措施確保紙質氣象檔案的安全，最大限度遏制出現檔案污染、毀壞等現象，保證其數字化處理的順利進行。

參考文獻

[1]何軍.大數據時代下的氣象檔案信息化建設考略[J].蘭臺世界，2015（S1）.

[2]韓向春.淺談氣象紙介質檔案數字化的基本要求[J].內蒙古科技與經濟， 2015（15）.

[3]劉曉蓓，徐光清.氣象檔案信息化建設淺析[J]. 辦公室業務，2014（01）.

[4]彭延昌.淺談建立氣象檔案安全管理體系的任務[J].云南檔案，2010（11）.

[5]何軍.大數據時代下的氣象檔案信息化建設考略[J].蘭臺世界，2015（S1）.