基于數(shù)字環(huán)境的民生檔案共享探析

胡有紅

摘 要：隨著改革開放的深入發(fā)展，民生檔案的需求日益增加，如何實(shí)現(xiàn)檔案資源的集約化管理、便利性使用，成為當(dāng)今檔案人必須面對的重大課題。本文以檔案資源“共建共享”為出發(fā)點(diǎn)，從必要性、亟需解決的問題和構(gòu)建模式方面，對“共建共享系統(tǒng)”進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵字：民生檔案；檔案資源；數(shù)字化；信息共享

民生檔案從字面上來理解就是指機(jī)關(guān)團(tuán)體、社會(huì)組織和個(gè)人形成的與社會(huì)大眾利益直接相關(guān)的一類專門檔案，是對民生問題的原始記錄和真實(shí)反映。從外延上看，民生檔案是指教育、就業(yè)、分配、社會(huì)保障、醫(yī)療衛(wèi)生、城建環(huán)保、公共管理等民生領(lǐng)域中形成的各類涉民檔案。基于上述分析，我們將民生檔案內(nèi)涵描述為：社會(huì)組織與個(gè)人在民生建設(shè)的過程中所形成反映民生相關(guān)狀況的檔案，具體包括社會(huì)層面上的民生檔案與個(gè)人層面上的民生檔案，兩類民生檔案共同構(gòu)成民生檔案體系。

民生檔案是承載過去、傳遞信息、服務(wù)大眾的民生資源。在民生檔案日益被重視、政府部門主動(dòng)提供服務(wù)功能的今天，中國各個(gè)政府機(jī)關(guān)部門都在尋求實(shí)現(xiàn)資源整合最優(yōu)化、服務(wù)效能最大化的突破，如何適合和最大程度地利用數(shù)字環(huán)境所帶來的積極變化，進(jìn)而來推動(dòng)民生檔案的進(jìn)一步發(fā)展，成為擺在檔案工作者面前的一個(gè)重大課題。

1 打破信息藩籬，滿足民生需求

（一）民生檔案查檔需求日益迫切。隨著改革開放持續(xù)深入和經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展，民生工作已經(jīng)越來越多滲透到社會(huì)生活的各個(gè)方面，對于推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、促進(jìn)精神文明建設(shè)和民主建設(shè)起著越來越重要的作用。民生檔案正是檔案部門在回應(yīng)黨和政府貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展、全面構(gòu)建和諧社會(huì)的背景下應(yīng)運(yùn)而生的。尤其是近幾年，國家各項(xiàng)惠民政策的出臺，客觀上推動(dòng)民生檔案的需求日益增加。因此，民生檔案如何收集好、整理好、保管好、利用好，來為民生工作服務(wù)，成為擺在每一位檔案工作者面前的真實(shí)難題。

（二）檔案資源條塊分割。各系統(tǒng)、各專業(yè)檔案館之間的條塊分割和檔案保密工作的限制，造成找到所需檔案往往要經(jīng)過很多手續(xù)，跑好多地方，經(jīng)過了很多麻煩后，有的人甚至還找不到自己所需的東西，這樣既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。因此，整合好檔案信息資源就變得十分重要，只有有序的檔案信息資源才能為人們所利用，整合并建立起公眾檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)，能有效地緩解這一實(shí)際問題。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展迅速。為便于檔案的查找利用，各級國家綜合檔案館每年都在檔案數(shù)字化建設(shè)方面，投入一定的經(jīng)費(fèi)，經(jīng)過多年發(fā)展，各級國家綜合檔案館數(shù)字化建設(shè)成果日益顯著，甚至有的檔案館實(shí)現(xiàn)館藏檔案90%以上的數(shù)字化，為檔案的在線共享利用提供了數(shù)據(jù)資源支撐。

（四）檔案信息化建設(shè)發(fā)展。自 2002 年《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》正式發(fā)布，我國的檔案信息化建設(shè)進(jìn)入了系統(tǒng)階段，如今檔案信息化建設(shè)已經(jīng)取得了很大的成績，檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施正飛速發(fā)展，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國各級各類檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)已發(fā)展到約 35000 臺，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器 2000 多臺，截至 2006 年底，國家綜合檔案館網(wǎng)站建立的比例已達(dá) 57.5%，高校檔案網(wǎng)站的建立的比例更是達(dá)到了66.3%。由此可見我國檔案網(wǎng)站體系已初見規(guī)模，檔案系統(tǒng)的局域網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)已基本完成，檔案系統(tǒng)的廣域網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)體系上站點(diǎn)已達(dá) 2000 多個(gè)，這為檔案信息資源的整合與共享提供了較好的基礎(chǔ)。

2 以問題為導(dǎo)向，以“三個(gè)建設(shè)”為抓手，推動(dòng)檔案信息共享

（一）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)包括《各級國家檔案館接收電子檔案管理辦法》、《檔案數(shù)字化工作規(guī)范》、《檔案信息交換與共享管理辦法》、《數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)范》等，特別在“十五”和“十一五”期間制定了大量標(biāo)準(zhǔn)?？傮w來講，檔案數(shù)字化工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的確不少，內(nèi)容涉及紙質(zhì)檔案數(shù)字化的格式、機(jī)讀目錄的格式、檔案管理系統(tǒng)的功能及數(shù)字檔案館的建設(shè)規(guī)范等。然而，檔案數(shù)字化工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)大多為推薦標(biāo)準(zhǔn)，各檔案部門既可以采用也可以不采用，尤其是級別低一些的檔案部門，限于人員知識的有限，根本就不知道還有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)際工作中各行其是。檔案數(shù)字化工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量很多，但都沒有強(qiáng)制約束力，很多檔案部門都另辟捷徑，采用自已的標(biāo)準(zhǔn)和要求，如此一來，在大統(tǒng)一的情況下，小差異又很多，這些差異在全社會(huì)檔案信息資源建設(shè)過程又成為不可逾越的障礙，使檔案信息資源整合的難度大大上升，進(jìn)而影響到檔案信息資源的社會(huì)共享。

鑒于此，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，堅(jiān)持規(guī)范性原則，統(tǒng)一規(guī)范，具體工作上應(yīng)續(xù)編、修訂現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案信息化方面的標(biāo)準(zhǔn)體系，并抓好標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施。尤其是加強(qiáng)強(qiáng)制標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的力度，是現(xiàn)階段檔案信息資源建設(shè)與整合時(shí)期需要解決的首要任務(wù)之一。

（二）強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案數(shù)字化工作雖然很早就有一些嘗試，但前些年沒有廣泛開展，全面、深入的檔案數(shù)字化工作是近幾年才逐步實(shí)施。館藏?cái)?shù)量龐大、數(shù)字化工作任務(wù)繁重與配備的專業(yè)人員較少形成了很大的矛盾。省、市級檔案館目前基本上已經(jīng)完成案卷級或文件級目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，全文庫的建設(shè)正在進(jìn)行，比起目錄級數(shù)據(jù)庫建設(shè)，全文級數(shù)據(jù)庫的建設(shè)需要花費(fèi)的人力和物力更加龐大，工作量也更加繁重。

檔案信息資源建設(shè)的核心任務(wù)是建立檔案全文數(shù)據(jù)庫，檔案全文數(shù)據(jù)庫是檔案信息資源整合與共享的基礎(chǔ)，全文庫建設(shè)的好壞將直接關(guān)系到檔案信息整合的全面性與系統(tǒng)性，關(guān)系到檔案信息深度開發(fā)與專業(yè)服務(wù)的質(zhì)量，并最終影響到檔案信息資源共享。截止目前我國還沒有建立起全國統(tǒng)一的檔案門戶網(wǎng)站，也沒有構(gòu)建起大規(guī)模的國家檔案數(shù)據(jù)庫，還無法實(shí)現(xiàn)對外一體化的檔案信息服務(wù)。另外，雖然我國各級各類檔案館已經(jīng)普遍使用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理，各類檔案管理軟件也已開發(fā)出來并投入到檔案館的日常工作中，數(shù)字檔案館建設(shè)已取得初步成效，但依然發(fā)展遲緩，不但制約了數(shù)字檔案館的發(fā)展進(jìn)程，也直接影響檔案信息資源的整合與共享。因此，依托電子政務(wù)建設(shè)，建立檔案信息化建設(shè)保障機(jī)構(gòu)，盡量獲得檔案信息化建設(shè)的財(cái)政支持，并將檔案資源建設(shè)納入當(dāng)?shù)亍爸腔鄢鞘小卑l(fā)展規(guī)劃，構(gòu)建一個(gè)基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的、管理一體化、資源數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的檔案資源管理系統(tǒng)，保障檔案信息資源的共享。這就要求檔案信息資源庫建設(shè)是目前必須打好的基礎(chǔ)工作之一。

（三）開展安全保障體系建設(shè)。安全，是檔案工作的生命線。電子檔案的安全也分為載體安全與信息安全兩大方面，電子檔案的安全是近年檔案界研究的熱點(diǎn)問題之一。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的安全是一個(gè)技術(shù)性很強(qiáng)的復(fù)雜問題，電子檔案載體安全涉及載體的種類，硬件升級后的識別與兼容性，以及自然災(zāi)害和人為破壞等；電子檔案信息安全涉及的層面有很多，有來自硬件的破壞、軟件及應(yīng)用程序中潛伏的病毒、操作系統(tǒng)中及管理系統(tǒng)中的操作權(quán)限及黑客攻擊等。電子檔案信息的安全保障是一個(gè)重要的問題，是檔案信息資源整合與共享的安全衛(wèi)士。

3 加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，構(gòu)建共享系統(tǒng)

信息化背景下以共享為目標(biāo)的檔案信息資源整合系統(tǒng)是基于各個(gè)檔案管理節(jié)點(diǎn)，充分整合本單位檔案的上級應(yīng)用系統(tǒng)。它集檔案管理、檔案利用為一體，是一個(gè)面向用戶的軟件系統(tǒng)，在該系統(tǒng)中，龐大的數(shù)據(jù)庫是檔案管理者和檔案用戶的共同對象。信息化背景下以共享為目標(biāo)的檔案信息資源整合系統(tǒng)由兩大部分組成：檔案系統(tǒng)內(nèi)部的檔案信息資源整合、檔案系統(tǒng)與外部信息平臺的信息交流和管理模式優(yōu)化。

（一）構(gòu)建內(nèi)部檔案資源整合系統(tǒng)。檔案系統(tǒng)內(nèi)部的檔案信息資源整合的目標(biāo)是將國家檔案館的檔案、專業(yè)檔案館的檔案、檔案室的檔案進(jìn)行合理整合，以便為檔案用戶提供全面、深入、專業(yè)、綜合的檔案信息服務(wù)。整合的對象是各部門、各單位的檔案信息，它打破了地域和時(shí)間的限制，將不同地區(qū)、不同單位的檔案信息資源整合成跨時(shí)空的檔案信息服務(wù)平臺，檔案用戶可以隨時(shí)隨地通過網(wǎng)絡(luò)來查找自己需要的檔案內(nèi)容。

檔案系統(tǒng)內(nèi)部的檔案信息資源整合過程：經(jīng)本單位檔案數(shù)字化并按照要求處理后，上傳至當(dāng)?shù)氐貐^(qū)檔案信息數(shù)據(jù)庫（如浙江省目前實(shí)施的“檔案登記備份”工作），當(dāng)?shù)氐臋n案信息管理理部門對收到的檔案信息進(jìn)行整合后再上傳至國家檔案信息數(shù)據(jù)庫，國家檔案信息管理部門對來自各地區(qū)的檔案信息資源在原整合基礎(chǔ)上再次進(jìn)行宏觀整合，并將最終整合好的檔案信息資源對外界提供利用。

（二）構(gòu)建外部檔案資源整合系統(tǒng)。檔案系統(tǒng)與外部的信息資源整合是檔案系統(tǒng)與外部信息系統(tǒng)交流、融合的過程，檔案信息系統(tǒng)是社會(huì)大信息系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)，其功能發(fā)揮的充分與否，首先，與檔案信息系統(tǒng)中檔案信息資源的質(zhì)量有很大關(guān)系；其次，和下層檔案信息管理部門資源整合的合理性、科學(xué)性也有密切的聯(lián)系；第三，與用戶端信息查詢工具的簡易程度也有相當(dāng)大的關(guān)系。

此外，在檔案資源方面，各級國家綜合檔案館要逐步與民生部門對接，將民眾需求量大的檔案，逐步導(dǎo)入共享系統(tǒng)中，切實(shí)將共享系統(tǒng)打造成便民的網(wǎng)上查檔窗口。

（三）優(yōu)化管理模式。檔案管理逐步從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變，現(xiàn)在的管理模式是兩者并存，后者不斷擴(kuò)大管理范圍，并形成以檔案信息資源為核心的管理模式。檔案管理模式的這種轉(zhuǎn)變，為檔案信息資源共享提供了條件，同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)為檔案信息資源共享提供了依據(jù)，信息法律法規(guī)的日趨完善也為檔案信息資源共享創(chuàng)造了良好的人文環(huán)境。

在信息化迅速發(fā)展的今天，民生檔案的管理只有插上“信息的翅膀”，不斷完善管理模式，優(yōu)化管理利用平臺，才能為民生工作提供更有力的支持。

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