加強檔案管理制度創新 為構建和諧社會服務

祁立芳

摘 要：社會主義和諧社會建設對檔案管理工作提出了新的更高的要求，傳統的檔案管理制度在新時期已經逐漸顯示出不符合時代需求的特點。解決這一問題必須從根本出發，運用科學的理論知識發展和完善檔案管理工作，解決檔案管理工作中所面臨的各種問題，構建新形勢下檔案管理工作的新體系。只有這樣才能為建設現代化和諧社會服務。

關鍵詞：檔案管理；制度創新；和諧社會

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）32-0260-01

長期以來，在人們的思想意識里，檔案管理工作只不過是一項簡單單調、長期重復的工作，沒有什么難度，也沒有什么專業技術水準，只需要熟練，不需要專業管理知識與創新能力，因此形成了對檔案管理工作不重視的局面，甚至有些從事檔案管理工作的人員自己也這樣認為。但是，隨著國家經濟的發展、社會文明程度的加強以及社會民主法制制度的健全，公民社會意識不斷提高，檔案管理工作已逐漸開始被大家所認可。

目前，國內一些人事檔案管理的相關規定、辦法和手段卻還是停滯在原來的管理層面上，由此產生許多實際問題。這些問題主要表現在：首先，對非公有制經濟組織中員工人事材料的收集、整理、甄別工作無明確責任主體。對必須歸檔的檔案材料，一些用人單位沒有法定的責任約束，這樣就造成了檔案信息記載不全面，反映不準確，影響了人事檔案的基本功能。其次，在一些人員的流動過程中，私人保管檔案乃至違規保管非本單位職工人事檔案的現象依然存在。致使檔案管理機構與人事檔案擁有人長期失去聯系，棄檔、丟檔的人數和現象不斷發生。由于某些民營私營單位對于檔案管理的重要性認識不足，從事人事檔案管理者水平低下，對于所接收和保管的人事檔案長期以來不整理、不裝訂，認為檔案管理工作等同于倉庫保管員，甚至造成個人檔案遺失現象的發生。這樣的檔案管理制度顯然并不適合開放的市場經濟對人才的需求，傳統的檔案管理模式在一定程度上落后于國家對人權保障的新要求，要做到符合當前時代的發展就必須對檔案管理制度進行創新。

一、檔案管理技術創新

實現檔案管理工作的技術創新實際上就是將現代科學技術手段特別是將信息化、數字化手段與檔案管理工作結合起來，推動檔案管理工作效率的提升。通過加強檔案管理工作的技術創新，提高管理系統的設計能力、研發能力，從而推動檔案管理技術的更新，增強檔案管理工作對人們檔案工作需求的滿足程度。針對當前檔案管理工作中經常出現的存檔利用率不均等增長的問題，筆者認為，加強對檔案管理人員的技術培訓，提高檔案管理人員對于新技術的掌握程度并在實際工作中發現新技術存在的問題幫助改進最終促進檔案管理工作的提升。

二、通過立法建立流動人員檔案管理和服務規范

通過立法規范。流動人員檔案管理中心以保護個人隱私權為法律規范的目標，以現行檔案材料中的憑證部分以及職業生涯、職業能力、工作業績和信用記錄為主要內容，堅持信息收集、使用的法制化。通過立法規范，指導、規范用人單位建立人才業績考核檔案，為本單位職工的考核、使用、確定薪酬、獎懲服務。文本先不轉遞、不進人社會，待人員離開用人單位時，由用人單位移交給檔案管理中心與原檔案合并保管。通過立法規范，檔案管理中心流動人才檔案信息資料作為整個社會誠信體系的重要組成部分，并成為人才業績和誠信體系的征信數據來源。

三、檔案信息的標準化建設與資源共享

在科學技術高度發展的今天，網絡信息化已經成為最有效的工作手段，尤其是網絡辦公系統的使用，使網絡辦公成為范圍廣、傳播快的一種高效率的工作方式。各級行政單位網絡信息化建設也是體現行政公開原則的一個重要手段。在信息共享過程中需要一系列相關標準，以便于檔案信息的流動和利用如：電子文件歸檔和管理制度、方法，檔案信息數字化過程中的檔案信息著錄標引規則，檔案存儲方式、傳輸、交換等的標準，信息安全、完整、真實性的標準。在檔案信息標準化建設的基礎上不斷促進全國范圍內的流動人員人事檔案信息資源共享。防止出現檔案信息孤島，造成重復建設和資源浪費。流動人員動態人才信息庫以流動人員為中心，按不同的服務對象，從代理人員、用人單位需求及人事檔案管理中心所能提供服務的角度出發進行設計，根據檔案管理中心信息化建設的實際情況，最終實現多功能、全方位的“一地辦理，全省直至全國聯網服務”。

四、加速培養高素質的檔案管理人才

檔案管理工作質量的優與劣與管理人員的相關素質是密切相關的。檔案管理人員應該具有堅定正確的政治方向，在涉及到檔案管理工作的方針、政策等重大的原則性問題上，要同領導和國家規定的政策以及行政法規保持高度一致，恪守檔案管理工作紀律，堅決貫徹和執行《檔案法》，熱愛檔案管理事業。檔案管理人員還應具有相應的專業知識。從事檔案管理工作的人員不僅要掌握檔案學理論知識，還要盡量熟悉與檔案管理工作相關的一些知識，例如社會學、情報學、統計學以及電子操作技術。檔案管理人員還要具備與時俱進的思想觀念，增強信息收集意識，加強對于信息的掌握，提高辨別處理能力。還要學會用現代化手段開展檔案服務管理工作，促進檔案管理的發展。

和諧社會背景下需要對檔案管理工作進行全新的思考和改革，這既是社會主義和諧社會民主法治、公平正義、誠實守信等社會內涵對檔案管理工作的內在要求，又是社會主義市場經濟體制對檔案管理工作提出的新的挑戰。推動檔案管理制度創新是加強和改進檔案管理工作的核心與重點，是推進檔案管理工作在社會主義和諧社會建設中更好發揮作用的保障。筆者認為，應該從技術創新層次加以著手進行對制度創新的保障，從而以制度創新為重點，開展全過程的制度保障。

參考文獻：

[1] 李宏，李衍.和諧社會檔案管理制度創新研究[J].辦公室業務，2014，（2）.

[2] 齊建萍.加強檔案管理工作，為構建和諧社會服務[J].赤峰學院學報，2008，（10）.

[責任編輯 王 莉]endprint