建立“制度—工作一致性”工作模型，推進精細化管理工作

吳 鋼

（中國石油烏魯木齊石化公司 信息管理部，烏魯木齊 830019）

0 引言

管理體系的建立和完善是企業規范管理、高效運行的重要手段。這些年企業大力提倡和推進企業精細化管理，就是要在做好細節的劃分和量化的同時，期望實現“凡事有人負責、凡事有章可循、凡事有人監督、凡事有據可查”的目的。但是在實際管理過程中，如何能夠進行制度的高效轉化并落實到具體的工作中，并建立起有效的PDCA循環，是擺在所有管理者面前的一個難題。

烏魯木齊石化公司信息管理部是烏魯木齊石化公司的直屬機構，現有職工99人，下設2個管理科室和4個專業科室。既負責全公司信息化建設管理工作，又承擔著全公司信息系統、網絡、通訊、視頻監控及門禁等的運行維護工作。也可謂“麻雀雖小，五臟俱全”。

在信息管理部的管理體系的持續改進和精細化管理推進過程中也同樣存在很多的共性問題。我們希望充分發揮信息技術的優勢，建立有效的管理體系持續改進和精細化管理推進的工作模型，設計開發“綜合業務管理平臺”并推廣應用。一方面提升內部管理水平，推進管理體系持續改進和精細化管理工作；另一方面也希望通過這種新的工作推進模型的應用實踐，為類擬的單位或部門精細化管理工作提供一種工作模式的借鑒。

1 目前管理持續改進和精細化管理推進工作中的幾個突出問題

烏魯木齊石化公司信息管理部現有自建的各類管理制度、標準63條，直接引用的上級（烏石化公司、中國石油、國家、行業）的相關制度、標準、法律、法規多達上百個。在這些制度和規范落地執行和持續改進和完善的過程中，主要存在以下幾個方面的突出問題。

（1）制度本身不完善，看起來面面俱到，但沒有可操作性；

（2）管理人員認識不到位，制度建設與具體工作脫節，更多的依靠經驗；

（3）體系的審核形式化，工作中一堆問題，審核卻基本合格；（4）在制度建設中員工的參與度不高等。

長此以往，員工對于“兩張皮”現象習以為常，體系運行與實際工作相對獨立運行。使得管理體系持續改進、精細化管理推進等工作浮在表面，不夠深入，管理體系統持續改進不足以支撐單位的精細化管理和管理提升的目的。在調研的多個單位這些問題也普遍存在。

2 “制度—工作一致性”工作推進模型的建立

通過對多個單位和部門管理體系建設、持續改進和精細化管理推進工作的調研，結合自身在管理工作中的認識，通過分析，我們認為造成上述原因的主要問題在于：

（1）管理人員對制度本身認識不到位，工作與制度不對應。安排工作過于籠統，業務人員沒有形成以制度、標準為準繩的工作習慣。

（2）對于具體的工作進行審核中，由于工作與制度條款未進行對應。在具體的工作安排和執行過程中，管理層與執行層對于工作要求的理解存在二義性，使得審核工作流于形式。制度變成了問題出現后的追責工具。

（3）制度持續改進過程中執行層面的參與度有限，執行層面的意見與制度的持續改進存在著信息傳遞不及時、不完整情況，使得制度持續改進不足以支撐管理層的精細化管理推進的要求和目標。

（4）由于工作內容和標準沒有有效對應，在工作合規性和制度有效性評價中，不能得出有效的量化評價結果。

基于對上述問題的分析，我們建立了“制度—工作一致性”工作推進模型，來推進管理體系的持續改進和精細化管理推進工作。“制度—工作一致性”工作推進模型見圖1。

圖1 “制度—工作一致性”工作推進模型

“制度—工作一致性”工作推進模型的特點：一是突出建立工作、制度的對應關系，對工作進行細化和量化，確保制度—工作—審核要求一致性的閉環運行。二是突出全員參與，即時對制度有效性進行評價，形成量化的評價依據，推進體系管理PDCA循環的建立。

3 綜合業務管理平臺的設計實現

依據“制度—工作一致性”工作推進模型，我們設計開發了“綜合業務管理平臺”系統。“綜合業務管理平臺”的總體設計思路如下。

3.1 系統的應用對象

系統應用對象包括：

（1）管理人員：是指各級領導及管理崗位的用戶。負責工作的細化、工作與制度地對應，下發工作單、依據工作單對應的制度條款進行工作完成情況的審核，以及依據制度有效性評價進行制度的持續改進和完善等。

（2）執行人員：是指所有業務操作和工作執行層人員，負責依據工作單內容進行執行，并對工作單對應的條款進行即時的有效性和適用性評價等。

3.2 工作類別劃分

（1）指令性工作：包括各類階段性的工作和非結構化數據的工作，如科技管理、技術管理、黨群工作、企管工作等以工作單形式下發的工作。

（2）業務操作性工作：主要以操作規程和操作卡片執行，并進行工作過程的記錄和確認。

（3）依據基礎數據臺賬開展的數據化、流程化的工作：如設備管理、材料管理、培訓管理等，開發相應的業務管理模塊，進行系統實現，固化管理要求。

（4）其他工作：是指上述分類中未包含的工作，對工作種類進行細化并與制度條款對應，由執行人員進行工作登記和相關人員進行審核。

3.3 系統設計靈活性要求

（1）具備靈活的用戶授權管理機制；（2）具有靈活的工作流程定義功能；（3）便捷的用戶操作界面等。

3.4 系統功能的實現特點

（1）支持工作種類的分類和細化功能；

（2）指令性的工作和其他工作必須依據制度條款，實現工作與制度條款的對應，明確工作要求；

（3）實現操作規程與操作卡片及工作記錄的數據化；

（4）各類工作的審核工作依據制度條款進行審核；

（5）各級用戶允許對工作單對應的條款進行即時評價，讓員工可以針對具體的工作，參與制度的有效性評價；

（6）支持各類管理工作的量化統計功能。

4 “綜合業務管理平臺”的應用效果

“綜合業務管理平臺”上線運行后，在部門管理工作中取得了以下的應用效果：

（1）系統實現后，單位全部工作都是通過“綜合業務管理平臺”進行安排和執行回復，有效避免了工作安排中的推諉扯皮及工作不落實的現象；

（2）所有的工作安排，都有制度支撐，制度要求和工作內容明確且一致，實現了“事事有人負責、事事有章可循、事事有人監督、事事有據可查”；

（3）工作審核中做到了即時依據制度要求進行逐條的確認，全員逐漸形成了遵循制度開展工作的習慣；

（4）員工在具體工作執行過程中，對于制度條款進行合理性和適應性的即時評價，既提高了員工在制度持續完善過程中的參與度，又使管理人員在進行制度完善和修訂時的依據更加充分；

（5）工作管理中的溝通成本得以降低。簡化了管理難度，執行層的工作效率和工作質量得到了明顯提升。

5 結論

通過“制度—工作一致性”工作推進模型的建立及“綜合業務管理平臺”的應用，使得單位的管理體系制度建設與實際工作要求相一致，管理體系建設PDCA循環得以有效運轉，建立起了員工參與管理體系持續改進的良性工作機制，工作效率、工作質量有了明顯的提升。通過實踐證明，充分利用信息技術手段，有效地化解了在管理體系持續改進和精細化管理推進工作中管理粗放、制度不量化、工作不細化以及制度與工作脫節等難題，同時降低管理難度，提升工作效率和質量。

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