健全疾病預防控制機構專業人員技術檔案管理的對策與作用

楊光

長春市二道區疾病預防控制中心辦公室，吉林長春 130031

疾病預防控制機構是政府舉辦的國家級的公益事業單位，它是保證人民生命健康、社會發展的有力保障。而疾病控制機構的專業人員檔案管理變得至關重要。健全檔案管理能夠為充分利用現有人才資源提供快速完整的資料，還可以為整個疾病預防控制機構全方位的培養專項人員，保障了疾病控制機構的衛生防病管理水平[1-7]。該研究就目前如何疾病預防控制機構專業人員技術檔案管理方面存在的問題進行分析，并針對現有問題制定出相應的對策，以便能夠更加有效地發揮其應有的作用。

1 疾病預防控制機構專業人員技術檔案管理中的問題

1.1 專業人員建檔意識薄弱

專業人員對于建檔的認識不足，建檔人員多忙于眼前工作，對建檔工作不重視。建檔人員不相信檔案管理，認為自己保管更加安全，尤其是一些論文、著作等涉及到個人重大榮譽的東西，更是不敢上交保管。

1.2 專業人員技術檔案建檔難，管理不到位

現有的疾病控制機構專業人員的技術檔案管理未全面開展，建檔時間較晚，各項管理制度還不成熟，加上管理人員的經驗甚少，方法落后，給整個檔案管理過程帶來了諸多不便。另外，建檔的部分單位也沒有專人進行管理，少數有人管理的單位也經常無人定期進行查閱，多數都是在遇到檢查時，臨時進行整理，造成資料的缺失和錯亂。

1.3 收集資料困難，資料不完整

疾病預防控制機構專業人員技術檔案都是以個人為單位進行的，而每個人過往的業務行動都是各不相同的，內容也是多方面的。因此，資料收集過程也是多個環節共同作用的。疾病控制機構的工作內容集各項專業工作、科研探索、衛生管理為一體，相互滲透、相互融合，因此僅依靠檔案管理部門收集資料是遠遠不夠的[8-12]。

1.4 專業人員技術檔案歸檔難，利用率低

專業人員的技術檔案一直處于不斷的變化當中，伴著專業人員的職稱晉升、論文發表、進修學習等等，造成個人資料在不斷地更新當中。另外，檔案管理人員的流動性，造成了各個人員在工作交接過程中的疏漏。加上工作人員的工作墨守成規，沒有工作的積極性，形成了被動的工作模式，個人檔案資料不能夠及時進行補充，更新速度更不上[13-19]。另外，有些單位提供不了計算機建檔的支持，采取傳統的紙質等方式進行保存，由于濕度等客觀因素造成檔案的損毀等。以上問題綜合起來，成為專業人員技術檔案管理困難的因素。同時，由于建檔的不完善，查閱過程的繁瑣，最終導致專業人員技術檔案的利用率低下。

2 加強疾病預防控制機構專業人員技術檔案管理的對策

2.1 加強專業技術人員的建檔意識

各單位的檔案管理部門可以通過多元化的形式，向專業人員宣傳建檔的重要性和必要性，培養專業人員積極建檔的意識。讓其充分認識到建檔的優勢，明白建檔有助于他們的工作，能夠反映他們在單位的地位和影響力，從而更加積極地配合檔案管理部門的工作。

2.2 明確檔案范圍，規范資料收集

全面、系統的檔案收集工作是整個建檔工作的基礎，能夠保證檔案建立的完整性和真實性。想要做到資料收集的完整性，就要做到以下幾點：①基本資料的收集。其中包括了最新的個人簡歷，畢業證書、學位證書、個人的各種技能考試證書、考核合格證、上崗培訓證明等。②疾病控制機構專業人員工作當中的各項考核資料。③任職資格評聘資料，包括歷次任職資格的申報表、評審表、任職資格書和任職聘書。④業務技術科研成果資料。包括了科技成果鑒定證書、發明創造專利證書、參與的科研項目證書以及其他方面的能夠反映科技人員業務成果情況的材料，還有參加重大會議時交流的學術論文和著作。⑤繼續教育資料。含有繼續醫學教育培訓證書、學分情況、公共課程考試合格證書、出國進修和考察、規模培訓等能夠代表個人技術水平的資料。⑥其他相關資料。專業人員參加的各種學會的聘書、聘證及其他榮譽證書。總之，技術檔案的建立是否完整與否只有建檔對象最清楚。因此，只有盡可能全面地收集完個人資料，然后讓建檔對象進行核實，才能保證建檔的完整性。初步建檔完成后，請專人進行統一管理，定期進行收集，以免發生遺漏

2.3 建立和健全管理制度

以 《檔案法》《科學技術研究檔案管理暫行規定》等法律作為依據和參考，制定符合疾病預防控制工作性質和特點的管理辦法，形成文件的方式發放至各科室，保證從領導到科室人員都能夠重視技術檔案管理的作用[20-23]。制定檔案的收集、轉移、交接等管理工作的制度，嚴格要求專業人員不論在任何時間、任何情況下，必須將有保存價值和利用價值的資料進行歸檔，由檔案管理部門進行統一管理。并且檔案管理情況納入單位考核內容中。通過建立了完善的管理制度，使個人技術檔案進入規范化、長期化的進程當中。

2.4 通過現代技術手段，提高檔案管理水平

隨著信息時代的到來，應順應時代的發展，將檔案信息服務向著網絡化發展，檔案管理部門的領導要首先接受新思路、新觀念、及時了解現代科學的新發展、新動向，把握現代化的檔案管理方法，制定完善的網上檔案管理體系，開發符合自身管理方案的軟件系統，從而更好地對技術檔案進行管理。

3 健全疾病預防控制機構專業人員技術檔案管理的作用

3.1 隨時提供詳盡的個人信息，為選用技術人員提供依據

通過技術檔案管理，能夠了解專業人員的個人情況、擴大到單位甚至是整個單位的科研水平，有助于領導人員全面、客觀地了解專業人員的個人情況，以便做出正確的判斷，提高了管理人員做決策的科學性。

3.2 為質量體系的良好運行提供保障

疾病控制機構在整個社會當中具有特殊的作用，能夠保證整個衛生行業有序地進行。因此，無論在衛生監測還是科研工作中，都要保證其正常的運行。在這一過程中，建立規范的法則和質量管理體系變得至關重要。因此，專業人員的技術檔案管理必須保證真實性、完整性和及時性，也就必須保證實驗室留有所有技術人員的相關授權、能力、教育和專業資格、相關培訓和交流的記錄。通過這一管理體系，能夠及時了解專業人員的工作能力及教育等基本情況，做到有章可循、有據可依，為質量體系的良好運行提供保障。

4 結語

綜上所述，疾病預防控制機構專業人員技術檔案管理工作，目前存在著多種問題。但是，如果能夠及時進行規范化的管理，在各個環節上更加精進，保證整個管理工作正常進行，則會發揮巨大的作用。保證了衛生行業個人和單位評價的公平性和合理性。

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