論普通高校教學評估與院系檔案管理

劉樂梅

（榆林學院，陜西 榆林 719000）

本科教學評估是教育部對以本科教育為主要任務的普通高等學校辦學思想、辦學情況和辦學特色等進行全面評價的一項評估活動。開展評估工作是貫徹落實科學發展觀，提高教育教學質量的根本。教學評估是地方普通高等學校建設、改革、發展的輔助推進者，是提高教育教學質量的行之有效的方案。教育部對各高校本科教學工作評估的一項重要內容就是教學檔案資料,《普通高等學校本科教學工作水平評估指標體系》中關于教學檔案資料的二級指標有13項、25個觀測點,約占本科總評估數一半以上,這充分體現了教學檔案在普通高等學校辦學中的重要地位，由此可見,檔案在教學評估工作中起著重要的作用,是評估工作的依據,而院系的教學檔案又是學校教學評估檔案的主體和基礎,在地方普通高校的本科教學工作水平評估中起著尤為重要的作用。

一、普通高校院系教學檔案在教學評估中的作用

（一）院系教學檔案不僅是開展教學評估工作的基礎，還是高校教學管理的基礎信息源

院系教學檔案作為教學活動和教學管理的原始記錄,為本學校各級職能部門尤其是教務處的檔案建設提供了最真實、最準確的第一手資料。只有院系教學檔案才是完整、最全面，最基礎的原始資料,比如:試卷，它包含試卷的分析、評分的標準、還有標準答案等；畢業論文，它包含任務下達書、工作日志、論文指導老師的修改意見、答辯會記錄、成績的評定等。此外還有班級考勤表、各個教研活動記錄、教師的教案、學生的成績、各班課程表、會議記錄表、教師聽課記錄表、學生評教和教師互評資料等。這些資料一方面是學校教學檔案的物質基礎,另一方面還是學校教務處教學檔案的重要組成部分。尤其是在我們的本科教學工作水平評估中,首先檢查的是各個院系的教學檔案,所以院系的教學檔案是否真實，是否規范，是否齊全，不僅反映各個院系自身教學活動運行的真實性、有序性和規范性,更會直接影響學校本科評估中檔案的有效性。

（二）院系教學檔案是教學評估的重要依據

普通高校開展教學評估，是國家對普通高校進行宏觀管理的一種行之有效的手段。而高校在進行教學評估時，首先必須要查閱院系教學檔案。在本科評估中，不管國家教委對教學評估指標體系如何確定，專家評估組必須參閱大量的檔案資料后，才能對某一所高等學校作出全面、系統、客觀的評價。高校最基層的教學業務部門就是院系，而院系教學檔案是在教學實踐活動和教學管理活動各個環節中形成的最直接、最真實的記錄。國家教委要對高校進行全面評估，必須對教學條件、教學效果、教學狀態進行跟蹤調查，并作出全面客觀分析。由此可見，院系必須重視教學檔案的建設，才能為評估提供最真實、系統、完整的依據。

二、加強院系教學檔案建設的措施

（一）提高檔案管理意識

做好教學檔案管理工作離不開領導對教學檔案建設的重視，所以院系領導應將教學檔案管理工作加入到黨政聯席會議議事日程，保證檔案管理工作的規范化、制度化、科學化。在日常工作中，不斷強調和宣傳關于檔案工作的各項方針政策，明確教學檔案在教學工作中的重要作用，給各位老師強調在日常生活中要重視對教學檔案材料的收集和整理；并要配備專門的教學檔案管理人員，即時收集、整理、篩選教學檔案資料，并歸檔。建立檔案檢查小組，定期對檔案資料進行檢查，保證教學檔案管理工作的正常、有序運行，這樣才能保證教學檔案管理工作在高校教育教學工作中發揮積極的作用。

（二）對院系教學檔案管理人員進行業務培訓

經過對幾所高校的檔案建設管理工作的調查研究中發現，大多數高校院系教學檔案管理人員基本上都是教學秘書或者教務員兼職擔任,都沒有按要求配備專職檔案管理人員。院系應盡力配備教學檔案專職管理人員或明確職責指定人員來進行教學檔案管理。必須加強對教學檔案管理人員的培訓工作,參加專門的培訓會議或者參觀其他高校的檔案室，借鑒檔案管理經驗，必須使其具備專業的檔案管理知識，并要不斷提高其檔案管理水平。教學檔案管理人員必須意識到檔案工作的重要性首先要懂得并熟知具體的工作方法,包括收集整理資料、分類編目。裝盒要分清主次，絕對不盲目整理。其次檔案管理人員要學會科學地保護檔案,并且維護檔案的安全。防蟲，防霉，防火，防盜等工作必須到位。并且一定要建立檔案借閱記錄冊，借還都有登記，保證檔案得到很好的利用下做到不流失。最后一定要提高教學檔案管理人員的計算機水平。目前高校都有學生管理系統和教務系統來管理學生的學籍檔案，課程，成績等，因此檔案干練人員掌握了一定的計算機水平，才能對檔案進行更科學更現代化的管理。

（三）加強教學檔案信息資源的開發利用

院系應該逐步推進教學檔案材料現代化和數字化建設，一改傳統的紙質文檔檔案現狀，不斷加快紙質文檔數字化進程，努力將紙質文檔信息轉變為電子檔案信息，然后進行歸檔，并建立相關數據庫包括全文數據庫和多媒體數據庫等。并建立電子檔案目錄，方便師生快捷查詢。并要建立教學檔案管理信息化服務網站，實現資源共享，為廣大師生提供更方便更快捷的服務。

教學檔案管理工作與本科教學評估工作關系密切,開展本科教學水平評估工作離不開院系教學檔案資料,同時本科教學評估工作對教學檔案建設有著不可磨滅的促進作用。本科教學評估對教學檔案資料利用最充分、最有效，同時對教學檔案資料做了最實際、最有效的宣傳,它對教學檔案建設起到巨大的促進作用。總之,本科教學評估工作從各個方面促進了教學檔案資料的收集,也豐富了教學檔案資料,檔案建設管理工作也進步不少。同時院系也要不斷提高教學檔案管理建設，為本科評估及廣大師生服務。

[1]普通高等學校本科教學工作水平評估方案(試行)，2010

[2]王寧.做好高校系級教學檔案管理工作的體會[J].內蒙古科技與經濟，2003(7).

[3]蘇春年.充分發揮教學檔案在院校建設中的作用[J].吉林軍醫學院學報，2000(2).

[4]張青玉.從普通高校教育評估看系級教學檔案管理[J].現代情報，2003(1).